W dość ciężkostrawnych materiałach marketingowych dużych korporacji można przeczytać między innymi o korzyściach płynących ze stosowania „systemów wspomagających zarządzanie procesami biznesowymi i cyklem życia informacji”. Brzmi to dość ogólnikowo, więc warto odpowiedzieć sobie na pytanie: o co tak naprawdę chodzi? Odpowiedź jest bardzo prosta: im większa firma, tym trudniej zarządowi i poszczególnym kierownikom połapać się w natłoku informacji. Tym trudniej powiązać fakty, dzięki którym mogliby podejmować lepsze decyzje. Wreszcie tym trudniej znaleźć potrzebny dokument, konkretnego e-maila czy wielu innych danych. Zwłaszcza, że liczba nieuporządkowanych informacji w firmach rośnie w tempie wykładniczym.
- Dokładnie pięć lat temu opublikowano badania, przeprowadzone wśród kadry zarządczej największych korporacji, którą pytano o zarządzanie informacją. Okazało się, że prawie 80% menedżerów uznało, że w 2011 roku prawidłowe zarządzanie informacją będzie miała bezpośredni wpływ na sukces rynkowy przedsiębiorstwa. Jednocześnie ponad połowa przyznała, że ich firmy nie prowadzą żadnych programów wspomagających przepływ informacji. Dlatego właśnie popyt na systemy typu IBM FileNet będzie stale wzrastał. Bez nich podejmowanie rozsądnych decyzji stanie się nie tylko trudne, ale wręcz niemożliwe. Integratorzy, którzy zrozumieją i wykorzystają tę potrzebę swoich klientów, wejdą w wymagającą, ale rentowną i rozwojową niszę rynkową – mówi Wioletta Pastyrczyk-Biskupska, Business Unit Manager IBM Software, RRC Poland.
Badania, na które powołuje się przedstawicielka RRC Poland, zostały przeprowadzone przez instytut Economist Intelligence Unit (EIU) na zlecenie EMC. Analitycy instytutu podkreślali wówczas bałagan organizacyjny, który znacząco utrudnia przepływ informacji. Problem narasta w sytuacji, gdy firma ma więcej niż jeden oddział w różnych lokalizacjach. Dlatego EIU zaleca przedsiębiorcom wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania informacją.
Według RRC Poland jednym z najlepszych systemów, który zapewnia dostępność właściwych informacji we właściwym czasie, jest IBM FileNet. Składa się z dwóch aplikacji. Pierwszą jest FileNet Capture, która służy do przekształcania zeskanowanych obrazów dokumentów w wartościową treść. Krytyczne dane są przekazywane do repozytoriów FileNet. Z kolei FileNet Content Manager to kluczowe rozwiązanie do cyfrowej archiwizacji danych produkcyjnych, zarządzania dokumentami biurowymi oraz konsolidacji i standaryzacji treści. Platforma ta używana jest, póki co, głównie przez duże przedsiębiorstwa. O właściwie zarządzanie informacjami dbają miedzy innymi takie tuzy polskiego rynku, jak: ING Bank Śląski, KGHM, NASK czy Polkomtel.
FileNet należy do grupy systemów z „rodziny” Enterprise Content Management (ECM), a więc wszystkich dostępnych na rynku aplikacji do pozyskiwania, przechowywania, przetwarzania oraz udostępniania dokumentów w przedsiębiorstwach. W kolejnych latach, poszczególne ECM-y rozrastały się o nowe funkcjonalności. Ustrukturyzowana informacja mogła być wyrejestrowywana i zarejestrowywana, a systemy zaczęły uczyć się filtrowania i routingu informacji. Właściwy opis treści coraz bardziej ułatwiał przetwarzanie informacji w sposób odpowiedni do ich znaczenia. Mówiąc krótko: ciągły rozwój ECM-ów pozwalał podejmować trafniejsze decyzje związane z zarządzaniem informacją w organizacji. Obecnie tego typu rozwiązania koncentrują się na wieloaspektowym dostarczaniu informacji B2E (business2employee – użytkownikowi końcowemu), portalom korporacyjnym (B2B), jak również B2G (business2goverment). IBM, ze swoim systemem FileNet, jest jednym z liderów rynku ECM. Warto podkreślić, że system ten został opracowany ponad 20 lat temu.
Łukasz Osuszek, Enterprise Content Management Technical Specialist w firmie IBM obserwuje ogromny wzrost zainteresowania obszarem ECM. Jak mówi, z pozycji IBM widać, że ekosystem partnerów rozbudowuje się w sposób bardzo dynamiczny, a rynek nie jest w pełni nasycony. Z tego względu przedstawiciel „Big Blue” zachęca integratorów i resellerów do zainteresowania się ofertą IBM z zakresu ECM. Jak mówi, niezależnie od stopnia skomplikowania i charakteru działalności organizacji, zawsze po zaimplementowaniu systemów FileNet, menedżerowie zyskują bardzo konkretne korzyści.
Przydatna jest zwłaszcza możliwość współpracy grupowej nad dokumentami oraz błyskawiczne wyszukiwanie i dostęp do dokumentów. Ważna korzyść dla klienta to redukcja zadań opartych na dokumentach papierowych, przy jednoczesnym zwolnieniu powierzchni magazynowych przechowujących papier. FileNet zmniejsza przy tym ryzyko zagubienia dokumentacji i jej bezpieczeństwo. Umożliwia prowadzenie logu, w którym są rejestrowane wszystkie czynności użytkowników systemu, jak również monitorowanie wszystkich funkcji życiowych systemu i prezentacja ich w jednolitej formie. Największą jednak zaletą systemu IBM jest uporządkowanie i centralizacja procesów biznesowych.
W oparciu o konkretne przypadki wymienia się: poprawę wydajności o 140% oraz zmniejszenie cyklu podejmowania decyzji z 7 dni do zaledwie 7 minut. Kolejnym przykładem jest automatyzacja miesięcznych płatności ponad 30 tysięcy faktur, dzięki czemu pewna firma przyspieszyła operacje biznesowe i w pełni wykorzystała opcję rabatów za wczesne spłaty. I jeszcze jeden przypadek, którym było zmniejszenie kosztów działu kadr o 1 milion USD poprzez zaoferowanie pracownikom zautomatyzowanych usług i możliwości samoobsługi. Kolejna firma zaoszczędziła około 3 miliony USD rocznie dzięki optymalizacji obiegu pracy w ramach całej organizacji. Dzięki platformie FileNet udała się także automatyzacja obsługi mieszkańców jednego z miast. W tym celu stworzono samoobsługowy portal do całodobowej komunikacji z 36 departamentami urzędu miasta zatrudniającymi 13 000 pracowników.
Tym, co może szczególnie zainteresować dyrektorów finansowych, jest przyspieszenie procesu rozliczeń zobowiązań dzięki szybszej, dokładniejszej i prostszej obsłudze faktur. Pozwoliło to użytkownikowi na poprawę przepływu środków pieniężnych i relacji z urzędem skarbowym. Inny klient przyspieszył do kilku minut przechwytywanie i weryfikację każdej polisy ubezpieczeniowej wraz z automatycznym przesyłaniem jej między szeregiem departamentów. Rezultatem było zmniejszenie kosztów obsługi polis. Wrażenie robi także przyspieszenie procesu rozpatrywania wniosków kredytowych - składanych przez telefon, faks, Internet lub osobiście - z kilku dni do kilku minut. W każdym z powyższych przykładów przepływ informacji był wspierany przez FileNet.
Odpowiedź na wyzwania ery informacji
Łukasz Osuszek, Enterprise Content Management Technical Specialist, IBM
- W wielu organizacjach nadal znaczna część informacji przechowywana jest w postaci dokumentów papierowych, do których natychmiastowy dostęp jest niemożliwy, lub też w postaci nieuporządkowanych zbiorów dokumentów elektronicznych, których szybkie odnalezienie jest prawie niemożliwe. Dlatego obniżenie kosztów operacyjnych i poprawa wydajności prowadzonej działalności rozpoczyna się od ułatwienia pracownikom wyszukiwania informacji, jakich potrzebują do wykonywania swojej pracy. Analiza treści i wnioskowanie ze zgromadzonych danych stają się kluczowym elementem przewagi dzisiejszego świata. Odpowiedzią na wyzwania ery informacji jest platforma IBM FileNet, która spełnia opisane tu wymagania.
Same procedury nie wystarczą
Dorota Szumska, Dyrektor Działu Technicznego IT, BlueNet
- Kilka lat temu ukazało się zaskakująco aktualne do dziś badanie, z którego wynika, że jedynie co druga firma opracowała procedury zarządzania informacjami. Dzięki temu każda z nich mogła się cieszyć zwiększeniem produktywności, wzrostem przychodów i poprawą sposobu działania. Prezesi takich przedsiębiorstw byli w większości zgodni, że właściwe korzystanie z szeregu różnych danych to silna strona organizacji, którą reprezentowali. Warto jednak zwrócić uwagę, że same procedury wystarczą jedynie w mniejszych firmach. Duże organizacje, zwłaszcza wielooddziałowe, powinny korzystać z systemów informatycznych, które automatyzują pozyskiwanie, archiwizowanie i przetwarzanie informacji. W tym celu oferujemy naszym klientom FileNet, który sprawdza się w najbardziej wymagających korporacjach.
Recepta na błędne decyzje
Wioletta Pastyrczyk-Biskupska, Business Unit Manager IBM Software, RRC Poland
- Według danych IDC pracownicy umysłowi zużywają około połowy swojego czasu pracy na poszukiwanie informacji. Niektóre analizy szacują koszt tego straconego czasu pracy na 1,4 biliona USD rocznie. Dzieje się tak, gdyż informacje istniejące w wielu formatach są zwykle rozproszone po całej firmie i po różnych aplikacjach, przez co trudno do nich dotrzeć. Niepołączone systemy, które nie są w stanie wymieniać między sobą danych i innych zasobów, spowalniają czas reakcji firmy i zwiększają pracochłonność realizacji procesów. Codzienny przyrost informacji powoduje ich coraz większe rozproszenie i jeszcze bardziej utrudnia kontrolę. W rezultacie pozycja firmy jest osłabiona. Dlatego w RRC Poland przekonujemy integratorów, aby wprowadzili do oferty takie systemy, jak FileNet. Jednocześnie podpowiadamy, aby zachęcali klientów, żeby nie polegali na decyzjach podejmowanych ad hoc, gdyż absolutnie nie sprzyja to wykorzystywaniu wszystkich szans biznesowych.
