Urząd Zamówień Publicznych odpowiedział na postulaty branży. Czy urzędnicy zrozumieli problem?

Urząd Zamówień Publicznych (UZP) w komunikacie otwartym skierowanym do zamawiających instytucji odniósł się do kwestii podnoszonych przez branżę hardware IT (w szczególności Związek Cyfrowa Polska) w kontekście utrudnień w globalnych łańcuchach dostaw. 

Nie jest żadną tajemnicą, że w zamówieniach publicznych, przetargach, wszelkim właściwie kontakcie z instytucjami publicznymi terminy grają znaczącą rolę. Strona prywatna, biznesowa, czy obywatel, zawsze zobowiązani są do przestrzegania wyznaczonych terminów, a ich niedotrzymanie bywa często obarczone poważnymi karami finansowymi. Strona publiczna z drugiej strony… może pozwolić sobie na pewną elastyczność. Czyli wystarczy pilnować terminów i wszystko będzie jak trzeba? Zwykle tak. Problem jednak w tym, że dziś globalne łańcuchy dostaw są silnie zakłócone, na wiele towarów czeka się miesiącami. Nietrudno więc o sytuację, w której firma startuje w przetargu, wygrywa go, ale w wyniku niezależnej od niej sytuacji (która mogła ulec chociażby w ciągu rozpatrywania przetargu przez instytucję), nie jest w stanie zmieścić się w terminie narzuconym zasadami przetargu. Zamiast zysku, może skończyć się na karach finansowych, a przynajmniej na stratach w wyniku niezrealizowanego zamówienia.

Przedstawiciele branży zwrócili na początku listopada uwagę UZP na ten problem. Teraz, po ponad dwóch tygodniach, Urząd Zamówień Publicznych odpowiedział na wątpliwości Związku Cyfrowa Polska. Jaka jest to odpowiedź? By wyrobić sobie własną opinię proponuję przeczytać komunikat w całości. Nie jest to porywająca lektura, więc postaram się skrócić to do bardzo uproszczonego „tłumaczenia” z języka urzędowego na polski.

Komunikat właściwie sprowadza się do zasygnalizowania problemu zamawiającym (a więc wszystkim instytucjom podlegającym pod prawo zamówień publicznych). UZP zwraca też uwagę na istniejące rozwiązania prawne, które umożliwiają uelastycznienie w pewnym stopniu podejścia instytucji. „Zastosowanie przedmiotowych mechanizmów przez zamawiających przy aktywnym uczestnictwie wykonawców może ułatwić i usprawnić realizację umów w sprawie zamówienia publicznego, a także przyczynić się do zniwelowania ewentualnych problemów zawiązanych z realizacją umów” – napisano w dokumencie.

Podkreślono też konieczność by instytucje zamawiające brały pod uwagę przed wszczęciem postępowania dokonywały „analizy potrzeb i wymagań, biorąc pod uwagę rodzaj i wartość
zamówienia. W innych przypadkach opracowanie analizy (w pełnym zakresie wskazanym w art. 83 ust. 2 i 3 ustawy Pzp czy też w części istotnej dla zamówienia) jest fakultatywne. Analiza obejmuje w szczególności rozeznanie rynku w zakresie możliwych wariantów realizacji zamówienia, a także wskazuje ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia i jego realizacją.” UZP przypomniało też o możliwości przeprowadzania konsultacji rynkowych przez zamawiających przed rozpoczęciem postępowania oraz o mechanizmie reagowania na zmieniające się okoliczności rynkowe już na etapie postępowania o udzielenie zamówienia w ramach trybu negocjacyjnego.

W praktyce oznacza to, że nie obiecano próby dokonania zmian w prawie. Nie wymuszono wydłużenia terminów. Ostatecznie decyzję podejmuje zamawiający. Mówiąc prościej, UZP liczy na to, że zamawiające instytucje wykażą się zrozumieniem dla sytuacji rynkowej, przerwanych łańcuchów dostaw, problemów z jakimi boryka się teraz branża hardware IT. To z całą pewnością wygodne dla UZP, mniej komfortowe natomiast dla dostawców i dystrybutorów. Chociaż ich przedstawiciele robią dobrą minę do gry możne nie złej, ale nieszczególnie też dobrej.

– Cieszę się, że Prezes UZP również dostrzegł problem, na który wskazaliśmy i podjął działania w tej sprawie. Wydane rekomendacje to dobry krok, by usprawnić realizację podpisanych już zamówień. Mam nadzieję, że zamawiający będą je stosować i tym samym unikniemy kryzysu braku sprzętu potrzebnego do prawidłowego funkcjonowania administracji – komentuje dyplomatycznie prezes Związku Cyfrowa Polska Michał Kanownik.

Dla branży bardziej zdecydowany ruch UZP byłby oczywiście dobrym sygnałem. Pozostaje mieć nadzieję (z reguły używanie tego słowa w tematach związanych z instytucjami publicznymi nie zwiastuje niczego dobrego), że zamawiający rzeczywiście uznają fakty: w dobie kryzysu chipowego i kryzysu transportowego (kontenerowego) trudno jest realizować każde zamówienie w dających się przewidywać ramach czasowych. Byłoby wyśmienicie, gdy po stronie sektora publicznego podejście elastyczne w tym trudnym czasie stało się dominującym.

Kryzys chipowy: Kiedy to się skończy?