Ponad połowa z nas jest przepracowana, a 40% jest wyczerpane! Microsoft przedstawia kilka podstawowych zasad, pomocnych w zorganizowaniu idealnego #Hybrydnia.

16 grudnia 2021

Kolejny rok upływa pod znakiem pandemii, nieustannej troski o zdrowie nasze i naszych bliskich oraz zdalnej lub hybrydowej pracy i edukacji. Choć technologie cyfrowe, w tym chmura obliczeniowa, odegrały istotną rolę w sprostaniu wyzwań związanych z lockdownem, zachowaniem kontaktów, kontynuacją nauki i utrzymaniem płynności biznesowej, wpływają również na to, że odczuwamy coraz większe przeciążenie cyfrowe. Nie tylko liczba wysyłanych wiadomości wzrosła drastycznie w ostatnich kilkunastu miesiącach, przekraczając 40 miliardów, ale wydłużył się także – aż o 10 minut – średni czas spotkań. Pociąga to za sobą jeszcze większe zmęczenie pracą. Badania wskazują, że ponad połowa z nas jest przepracowana, a 40 proc. wyczerpane. Dlatego tak ważne jest, aby dbać o swój dobrostan, stosując się do kilku podstawowych zasad, które pomogą w zorganizowaniu idealnego #Hybrydnia.

Od początku pandemii Microsoft analizuje to, w jaki sposób zmienia się nasza praca. Statystyki są niepokojące: czas, jaki spędzamy podczas spotkań online w ciągu tygodnia zwiększył się ponad dwukrotnie od lutego 2020 roku, liczba maili, które wysłaliśmy w badanym okresie zwiększyła się o ponad 40 miliardów, a przeciętne spotkanie wirtualne jest o 10 minut dłuższe, wzrastając z 35 do 45 minut. Wszystkie te czynniki sprawiają, że czujemy coraz większe przeciążenie cyfrowe i coraz trudniej jest nam utrzymać zaangażowanie w pracy i zdrową równowagę między życiem prywatnym a zawodowym.

Dowodzi temu również najnowsze badanie Microsoft na temat aktywności fal mózgowych podczas spotkań online. Naukowcy założyli 14 osobom czujniki elektroencefalografu (EEG) podczas spotkań wideo. Każdy z wolontariuszy uczestniczył w dwóch różnych sesjach spotkań. Jednego dnia uczestniczyli w czterech półgodzinnych spotkaniach jedno po drugim (przy czym każde z nich poświęcone było innym zadaniom). Innego dnia cztery półgodzinne spotkania przeplatane były 10-minutowymi przerwami. Zamiast w pośpiechu przeskakiwać z jednej rozmowy na drugą, uczestnicy podczas przerw ćwiczyli medytację używając aplikacji Headspace.

Laboratorium Human Factors Lab firmy Microsoft wykorzystało EEG do pomiaru aktywności fal beta w mózgach uczestników spotkań – tych związanych ze stresem. W przypadku tych, którym pozwalano na przerwy, średnia aktywność fal beta pozostawała w dużej mierze na stałym poziomie. Mniejszy poziom stresu jest tutaj zwizualizowany w odcieniach błękitu i zieleni. W przypadku osób pozbawionych przerw między spotkaniami, średnia aktywność fal beta rosła w miarę upływu czasu, co sugeruje narastanie stresu. Ten wzrost jest przedstawiony tutaj zmianą w kolorach – z chłodnych na gorące. Wykres przedstawia względną różnicę w aktywności fal beta w pracy z przerwami między spotkaniami oraz bez przerw (uśredniona dla 14 uczestników badania). Ilustracja: Brown Bird Design

Wyniki eksperymentu potwierdziły to, co wiele osób zna z doświadczenia: organizowane jedno po drugim wirtualne spotkania są dla nas bardzo stresujące i mogą zmniejszyć zdolność koncentracji i zaangażowania. Naukowcy zauważyli również, że okres przejścia z jednej rozmowy (audio czy wideo) do drugiej powodował gwałtowny wzrost aktywności beta, czyli poziomu stresu, co skutkowało tym, że uczestnicy byli wycofani lub mniej zaangażowani w rozmowę. Natomiast gdy pracownicy robili sobie przerwy na medytację, aktywność fal beta spadała, a jej wzrost na początku następnego spotkania był znacznie łagodniejszy i płynniejszy. Oznacza to, że uczestnicy rozpoczynali kolejne rozmowy bardziej odprężeni i zaangażowani.

Badanie pokazuje więc, że przerwy między spotkaniami pozwalają odpocząć, zmniejszyć kumulację stresu, nie tylko poprawiając nasze samopoczucie, ale także zwiększając zaangażowanie oraz zdolność do lepszego wykonywania pracy.

Aby ocenić, czy ludzie są zaangażowani, czy wycofani, naukowcy badają wzorzec fal mózgowych znany jako asymetria czołowa alfa (różnica między aktywnością prawej i lewej fali alfa w przedniej części mózgu). W badaniu Microsoftu osoby robiące sobie przerwy wykazywały pozytywną asymetrię, co wiąże się z większym zaangażowaniem. Ci, którzy nie robili sobie przerw, wykazywali negatywną asymetrię, co oznacza wycofanie. Ilustracja: Valerio Pellegrini

Te wnioski pomogły opracować funkcje w programie Outlook umożliwiające użytkownikom lub organizacjom ustawienie domyślnych długości spotkań w Microsoft Teams. Można skrócić je o 5, 10 lub 15 minut i zastosować odprężające przerwy między rozmowami. Możemy zdecydować się na rozpoczęcie spotkania pięć minut po pełnej godzinie lub 35 minut po każdej godzinie – dzięki temu półgodzinna poranna odprawa potrwa 25 minut, a godzinna rozmowa skróci się do 55. Zyskamy czas na przerwę. Inne funkcje wspierające dobre samopoczucie pracowników zdalnych obejmują Tryb Razem w Microsoft Teams, który pomaga zwalczać zmęczenie spotkaniami, aplikację Dojazd wirtualny (Virtual commute), przywracającą granice między pracą a domem oraz integrację Headspace z aplikacją Microsoft Viva Insights, która zwiększa naszą uważność (mindfulness).

„Powtarzalne spotkania, które stały się normą w ciągu ostatnich 12 miesięcy, nie są przyjazne dla psychiki człowieka. Z programów Outlook i Microsoft Teams korzystają miliony ludzi na całym świecie, a ta drobna zmiana może pomóc naszym klientom ustalić nowe normy w kulturze organizacji i poprawić samopoczucie wszystkich jej członków” – powiedział Jared Spataro, CVP, Microsoft 365.

Jednak organizacja idealnego #Hybrydnia nie polega jedynie na wygospodarowaniu przerw między spotkaniami. Mimo że jest to jeden z ważniejszych elementów, pozwalających zachować dobre samopoczucie i zmniejszyć stres w pracy, warto pamiętać o kilku dodatkowych zasadach. Zrealizuj je wszystkie w ciągu #Hybrydnia i zadbaj o swoje dobre samopoczucie. Zaplanuj strategię hybrydowego bingo i spośród rad i zaleceń wybierz te, które odpowiadają twoim indywidualnym potrzebom i stylowi pracy.