Zarządzanie zmianą w procesach biznesowych – Jedyną stałą jest zmiana, dotyczy to również zarządzania procesami biznesowymi.

Zarządzanie zmianą w procesach biznesowych – Jedyną stałą jest zmiana. Dotyczy to również zarządzania procesami biznesowymi. Amerykańska firma badawcza, Gartner, potwierdziła w swoim ostatnim raporcie, że nawet 60% zadań w firmie nie może być przewidzianych, a co za tym idzie, również zaplanowanych z góry. Obserwujemy potrzebę stałego dopasowywania procesów do szybko zmieniających się warunków.

Nietrudno zatem wywnioskować, że kluczowym oczekiwaniem wobec infrastruktury aplikacyjnej firmy jest dziś nie tylko szybkość budowania aplikacji biznesowych, ale także umiejętność ich natychmiastowego, niemal stałego modyfikowania zgodnie z potrzebami biznesu. Dodatkowym oczekiwaniem ze strony osób zarządzających procesami biznesowymi jest to, aby aplikacje, z których korzystają były tak proste i bezproblemowe, że wręcz niewyczuwalne dla użytkownika.

„W przypadku procesów wymagających ciągłej adaptacji zarówno do wymagań zewnętrznych, rynkowych, jak i wewnętrznych, wypływających z potrzeb pracowników, narzędziem, które sprawdzi się na dłuższą metę są rozwiązania klasy Rapid Application Development (RAD). Umożliwiają one szybkie tworzenie i dostarczanie aplikacji biznesowych.” – mówi Łukasz Wróbel, vice-prezes WEBCON.

Niemniej jednak prawdziwym wyzwaniem jest możliwość szybkiego i efektywnego wprowadzania zmian z natychmiastowym skutkiem, które proponowane są przez niewielu dostawców: To właśnie szybka reakcja firmy na pewne sytuacje i zjawiska, a nawet wyprzedzenie ich, może zapewnić firmie pozycję lidera na rynku – dodaje Łukasz Wróbel.

Do zjawisk i sytuacji, które „narażone“ są na ciągłą zmianę zaliczyć można niemal wszystkie obszary działalności firmy: sprzedaż, marketing, procesy operacyjne i finansowe, HR czy IT. Mogą to być zmiany wewnętrzne, np. zmiany procedur, zmiany kadrowe czy optymalizacja procesów. Czasami jednak są to zmiany niezależne od nas – np. zmiany w przepisach prawnych. Dlatego właśnie warto wybrać system, w którym można wprowadzać je na żywo, bez konieczności ponownego uruchamiania aplikacji lub powtórnej instalacji.

Mała zmiana, duży problem?

Według Gartnera, mniej efektywne systemy zarządzania procesami biznesowymi (na przykład takie, które nie zapewniają odpowiedniego zarządzania zmianą) uniemożliwią do końca tego roku osiągnięcie celów zapisanych w strategiach digitalowych aż 80% firm! Dzieje się tak między innymi dlatego, że większość systemów nie pozwala wprowadzić zmian w trakcie rozpoczętego procesu, a nawet jeśli można to zrobić – wymaga to ogromnych nakładów pracy i czasu. Ponadto bardzo często każda zmiana wiąże się z koniecznością utworzenia nowej, osobnej wersji procesu biznesowego.

Rozwiązania, które są zamknięte na poprawki, mogą stać się źródłem wielu problemów, nawet w tak typowych sytuacjach typowych sytuacjach jak rotacja pracowników. Przykładem może być odejście programisty piszącego przez pół roku dedykowane rozwiązanie. Niedokończony system został przekazany do firmy zewnętrznej, jednak okazało się, że kontynuacja projektu będzie nieomal tak kosztowna, jak stworzenie nowego systemu od zera!

Prawidłowe zarządzanie zmianą zapewnia nie tylko oszczędność czasu, ale również szybszą analizę danych, wyższą efektywność i osiągnięcie przewagi nad konkurencją. Minimalizuje też ryzyko projektów IT, podczas digitalizacji organizacji. System RAD/BPM (Business Process Management) powinien być przygotowany na dokonanie zmian, bo pewne jest jedno – na pewno będą potrzebne. Pytanie brzmi tylko – kiedy? Do pierwszych zmian w systemach dochodzi najczęściej już w fazie testów. To właśnie wtedy wychodzą na jaw nieuświadomione wcześniej potrzeby użytkowników końcowych, dotyczące funkcjonowania systemu zarządzania procesami biznesowymi. To duże wyzwanie dla dostawcy – jeśli zmiana nie zostanie wprowadzona szybko i sprawnie, a testowanie systemu będzie dla pracownika jedynie żmudną i czasochłonną czynnością, może to zniechęcić go nie tylko od zaangażowania w same testy, ale również do korzystania z narzędzia w przyszłości. Ważny jest tu również – często pomijany – czynnik psychologiczny. Obawa przed brakiem możliwości wprowadzenia zmian w przyszłości jest jednym z czynników, które przedłużają proces akceptacji i utrudniają sprawne wdrożenie systemu.

Rozwój biznesu a zmiany w systemie

Teoretycznie, po uruchomieniu narzędzia u klienta, rola dostawcy się kończy. Z czasem jednak przedsiębiorstwa zaczynają myśleć o obiegach w szerszej perspektywie, widząc że można uprościć i ulepszyć kolejne aspekty. Praktyka WEBCON pokazuje, że już w przeciągu pierwszego roku 92% klientów rozbudowuje system o kolejne obiegi, choć początkowo nie mieli tego w planie. Dlaczego tak się dzieje?

„Obiegi nie funkcjonują w próżni; funkcjonowanie nawet jednego obiegu pociąga za sobą potrzebę upraszczania coraz to nowych działań, przez przekładanie ich na skomputeryzowane procesy. Bez względu na powód, pojedynczy obieg – często obsługujący różne rodzaje faktur – zawsze „obrośnie” kolejnymi, powiązanymi obiegami zamówień czy płatności. Z biegiem czasu, w miarę jak zadowoleni pracownicy biznesu proszą dział IT (lub dostawcę zewnętrznego) o więcej ułatwień, pojawiają się obiegi administracyjne, delegacji, urlopów, korespondencji itd. Dlatego też najważniejszą funkcjonalnością systemu BPM jest jego zdolność do przełożenia każdej potrzeby, każdego procesu, na obieg (tym bardziej w przypadku procesów stricte branżowych, związanych ze specyfiką danej firmy).” – tłumaczy Łukasz Wróbel.

Gartner podkreśla również, że obecnie aż 70% skutecznych modeli biznesowych będzie się opierać na realizacji procesów niestabilnych, zmieniających się wraz z potrzebami firmy lub klienta. Potrzeby biznesowe nieustannie ewoluują – idealną sytuacją jest ta, w której proces biznesowy i aplikacja do jego zarządzania powstają równocześnie i są nierozerwalnie związane ze sobą. Dlatego właśnie system BMP musi być maksymalnie elastyczny tak, by zarządzanie zmianą było jak najbardziej intuicyjne i niskokosztowe – na każdym etapie wdrożenia. W przeciwnym razie system, który miał firmie ułatwić pracę i digitalizację może stać się jej wrogiem i skutecznie blokować jej biznesowy rozwój.