ERP nowej generacji – Sprawdź cztery cechy, które powinien mieć nowoczesny system ERP, do zarządzania zasobami firmy.

Jak wynika z raportu Market Research Future[1] coraz więcej organizacji decyduje się na zastosowanie oprogramowania ERP w celu zwiększenia przejrzystości i wydajności operacyjnej organizacji. Modele wdrożeniowe coraz częściej oparte są na rozwiązaniach chmurowych. Przekłada się to wartość globalnego rynku, która według prognoz – ma wzrosnąć z 32,44 mld USD w 2017 r. do 49,03 mld USD do 2023 r.[2]

Kluczowe dla osiągania najlepszych korzyści jest stosowanie rozwiązań dopasowanych do aktualnych wymagań rynku. Nowoczesne systemy są znacznie bardziej zautomatyzowane i inteligentne niż kiedyś, pozwalają na dostęp z różnego rodzaju urządzeń, niezależnie od lokalizacji, a także stawiają na bieżącą wymianę informacji i interakcje między użytkownikami.

Od tradycyjnego ERP do inteligentnych systemów

Pierwsze systemy ERP powstawały już w latach 70. ubiegłego wieku jako rozwiązania budowane wewnętrznie przez firmy na ich własne potrzeby. Dopiero w latach 90. pojawiać zaczęli się profesjonalni dostawcy oferujący kompleksowe rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrażane on premise, czyli na infrastrukturze własnej klienta, z interfejsem wzorowanym na systemie Windows, ściśle zdefiniowaną ścieżką interakcji, zamknięte i przeznaczone tylko dla wybranego grona użytkowników – tak wyglądały tradycyjne systemy ERP. Przez blisko trzy dekady rynek znacznie ewoluował, jednak jak wskazuje ekspert firmy Exact Software Poland, Filip Fludra, systemy zbudowane na takim tradycyjnym podejściu nadal nie są rzadkością. Tymczasem, taki model nie przystaje już do dynamicznie zmieniającego się rynku, ewoluujących potrzeb firm i kultur organizacyjnych bazujących na współpracy.

„Dziś biznes potrzebuje nowej generacji systemów do zarządzania firmą, które dają możliwość wdrożenia w chmurze, a nie tylko on premise, są dostępne dla wszystkich pracowników, stawiają na interakcję, automatyzację i w centrum uwagi stawiają doświadczenia użytkownika.” – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland.

1. Informacja dowolnie współdzielona

Informacje w rękach wybranych – tak najlepiej można podsumować model, na którym opierają się tradycyjne systemy ERP. Dane, kluczowy zasób firmy, są dostępne jedynie dla „elity” pracowników, często wyłącznie z poziomu firmowych komputerów. Dostęp do nich jest pilnie strzeżony, a dzielenie się informacją jest skomplikowane i generuje znaczne koszty. W przypadku systemów nowej generacji, słowem kluczem jest „zaangażowanie”.

„Informacje pochodzące z systemu ERP są dziś jednym z kluczowych zasobów biznesowych i to właśnie umiejętność ich wykorzystania w coraz większym stopniu decyduje o konkurencyjności na rynku. Dane te są też potrzebne pracownikom, żeby po prostu mogli dobrze wykonywać swoje zadania. Dlatego w systemach nowej generacji do informacji mają dostęp wszyscy pracownicy, niezależnie od miejsca, w którym obecnie się znajdują, zarówno z poziomu desktopa, jak i aplikacji mobilnych. Mogą też korzystać ze spersonalizowanych obszarów roboczych.” – dodaje Filip Fludra.

 

2. Doświadczenie użytkownika w centrum uwagi

Systemy ERP nowej generacji w centrum stawiają również doświadczenie użytkownika, co jest efektem postępującej konsumeryzacji firmowego IT. Pracownicy oczekują, żeby system ERP był tak prosty w użytkowaniu jak Google czy Facebook, dlatego najnowsze systemy ERP powinny nawet najbardziej złożone dane prezentować w możliwe prosty sposób.

„Dzisiaj systemy ERP wychodzą poza tzw. back office i wąskie grono wyspecjalizowanych użytkowników – mają być narzędziem wspierającym wszystkich pracowników. Dlatego doświadczenie użytkownika staje się tak kluczowe. Intuicyjny interfejs i zniwelowanie bariery technologicznej w dostępie do systemu powoduje, że pracownicy łatwo adoptują się do nowego rozwiązania bez konieczności przeprowadzania kompleksowych szkoleń i szybko zdobywają umiejętność wykorzystania go w codziennej pracy.” – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland.

3. Interakcja i kontekst

Tradycyjne rozwiązania ERP często pomijają również tzw. czynnik ludzkich interakcji, które zachodzą obok transakcji realizowanych w systemach: sztywno zdefiniowane procesy, brak możliwości przechowywania dokumentów czy wsparcie decyzyjne oparte o ograniczone reguły, to tylko niektóre ograniczenia wynikające z systemów starszej generacji. Według eksperta firmy Exact, by firmy mogły efektywnie działać, transakcjom ERP powinien towarzyszyć zorganizowany wokół nich przepływ pracy (ang. workflow) orasz szerszy kontekst, jaki tworzą niestrukturyzowane interakcje między pracownikami, klientami czy dostawcami. Z poziomu ERP dostępna jest korespondencja biznesowa czy cyfrowy dostęp do różnego rodzaju formularzy, np. zamówień, zleceń czy faktur.

 

„Te wszystkie informacje i niestrukturyzowane interakcje występujące dookoła transakcji biznesowych, dodają kontekst do podstawowych danych pochodzących z ERP. W ten sposób można zbudować pełny obraz, który jest dziś niezbędny w podejmowaniu zarówno decyzji, jak i wykorzystywaniu szans, pojawiających się w biznesie.” – mówi Filip Fludra.

 

Nowoczesny system ERP powinien umożliwić pracownikom swobodną wymianę korespondencji, myśli, uwag etc. dookoła twardych transakcji ERP, a jednocześnie zapewnić, że historia tych interakcji będzie zachowana w ramach systemu. Dostępne w najnowocześniejszych systemach rozwiązania do współpracy online (tzw. Social Collaboration) udostępniają pracownikom np. timeline’y czy grupy robocze, które pracownicy mogą wykorzystywać w pracy nad projektami, co ułatwia współpracę szczególnie w międzynarodowych i rozproszonych geograficznie zespołach. Co ważne, wszystkie te interakcje i nieformalne dyskusje toczą się w bezpiecznym firmowym środowisku i są zachowane – pracownicy mogą do nich sięgnąć w każdym momencie.

4. Automatyzacja wszędzie tam, gdzie to możliwe

Im większa i bardziej rozwijająca się działalność, tym większym wyzwaniem staje się wprowadzanie kolejnych transakcji do tradycyjnego systemu ERP. Ręczne wprowadzanie danych jest nie tylko czasochłonne, ale kosztowne. Niesie ze sobą też wysokie ryzyko błędu i wydłuża czas przetwarzania danych i  realizacji transakcji w systemie. To wszystko z kolei nie tylko demotywuje pracowników, ale może też bezpośrednio wpłynąć na doświadczenie klienta. Dlatego automatyzacja jest jednym z niezbędnych elementów nowoczesnego ERP. Wiele procesów w firmie składa się ze standardowych i powtarzalnych czynności. Łatwo można poddać je cyfryzacji i sprawić, by użytkownicy zamiast wprowadzać je ręcznie, prowadzili jedynie prostą kontrolę. Dane, wprowadzane bezpośrednio do systemów, umożliwiają także lepsze i proaktywne monitorowanie warunków biznesowych – są dostępne na bieżąco. Znacząco ułatwia się m.in. kwestia raportowania – wiele informacji, przetwarzanych dotychczas przez pracowników, można wygenerować automatycznie. Pracownicy zyskują cenny czas i mogą skupić się na działaniach, przynoszących firmie większe zyski.

[1] https://www.marketresearchfuture.com/reports/erp-software-market-1412

[2] Badanie zakłada skumulowany roczny wskaźnik wzrostu (CAGR) na poziomie 7,45% w prognozowanym okresie