Opłacalna inwestycja? Tylko z ERP-em, w danych wiara i nadzieja! – przekonuje Lucjan Giza, Dyrektor ds. Rozwoju w BPSC.

Każdy biznes istnieje po to, żeby przynosić zyski. Jednak odpowiedzialna kadra kierownicza doskonale wie, że mierzenie sukcesu firmy wyłącznie tą miarą, może być zgubne. Zysk na poziomie miliona złotych wygląda imponująco, jednak wszystko zależy od perspektywy. Co, jeśli wypracowanie tej kwoty wymagało zainwestowania stu milionów? Wówczas jest raczej porażką niż sukcesem. Taki zwrot z inwestycji to mniej niż są w stanie zapewnić lokaty bankowe.

Dla właścicieli firm najistotniejszą miarą ich efektywności jest stopa zwrotu z zainwestowanych środków. Z punktu widzenia kadry kierowniczej to ona pozwala miarodajnie ocenić opłacalność całego biznesu. Spojrzenie przez pryzmat ROI, pozwala na racjonalne gospodarowanie kapitałem – własnym i obcym. Pomimo faktu, że dla osób spoza działu finansów wydają się to być tematy zarezerwowane dla miłośników liczb i tabelek arkusza kalkulacyjnego, tj. księgowych i analityków, to prawda jest taka, że za wyniki finansowe organizacji odpowiadają wszyscy pracownicy.

Rodzi się więc pytanie: jakie działania polepszają efektywność zarządzania pieniędzmi? Na pierwszy rzut oka wydaje się, że odpowiedzią są monumentalne inwestycje i projekty, realizowane na najwyższym poziomie zarządów firm lub pionów finansowych. Zakupy lub sprzedaż środków trwałych, pozyskiwanie jak najtańszych źródeł finansowania czy wykorzystanie zewnętrznego finansowania jako dźwigni faktycznie mają istotny wpływ na wyniki finansowe.

Jednak najczęściej operacje tego typu prowadzone są sporadycznie. Dobra struktura finansowa wynika natomiast z codziennych działań i decyzji, podejmowanych w całej firmie. Cel jest oczywisty – zwiększenie sprzedaży lub obniżenie kosztów bez utraty płynności finansowej, to zasady znane każdemu i niepotrzebna tu jest bogata wiedza ekonomiczna. Tajemnicą sukcesu stabilnych, wiodących firm jest poznanie kluczowych punktów swoich biznesów i opracowanie zasad, które tworzą z nich sprawną organizację. Przypomina to trochę gotowanie – wiemy, co chcemy uzyskać, mamy wszystkie składniki, ale potrzebny jest przepis, który powie nam, jakie są proporcje, w jakiej kolejności trzeba je połączyć i jak długo przyrządzać posiłek. Bez wiedzy i zasad będziemy podejmować próby, które okażą się mniej lub bardziej udane – raz wyjdzie to, co chcieliśmy, a za drugim razem zakalec. A przecież nie o to nam chodzi.

W danych wiara i nadzieja

Aby wypracować przepis na efektywną i rentowną firmę niezbędne jest gromadzenie i analiza danych. Teoretyk filozofii nieustannego doskonalenia, który był ojcem sukcesu gospodarki japońskiej po II wojnie światowej, dr William E. Deming, posługiwał się powiedzeniem „In God we trust, all others must bring data” (Bogu wierzymy, wszyscy inni muszą dostarczyć danych). Dziś dostęp do danych stał się łatwy jak nigdy wcześniej. Na poziomie rozwiniętych przedsiębiorstw typowym narzędziem służącym do pracy z danymi jest system klasy ERP. Z uwagi na mnogość istotnych zjawisk, dokumentów i procesów, gromadzenie podstawowych danych księgowych i papierowa rejestracja zdarzeń już dawno przestały być wystarczające. Od dobrego systemu ERP oczekuje się dziś nie tyle samych okienek, które zostaną wypełnione przez różnego rodzaju dane, ile instrumentu do ich szybkiego przetwarzania, przesyłania i analizy. Dane to nuty, na których ERP może sprawnie zagrać. A właśnie w jak najwyższej sprawności upatrywany jest najistotniejszy czynnik, decydujący o wynikach finansowych firmy.

Optymalizuj, ale mądrze!

Zaawansowane działania optymalizujące procesy i koszty wymagają wsparcia systemu informatycznego w wielu obszarach. Przykładem może być skrócenie cyklu ściągania należności – jeden z istotnych parametrów, decydujących o koszcie kapitału. Aby należności były ściągane płynnie i w możliwie krótkich terminach, pomocne jest wykorzystanie narzędzi takich jak:

• Ewidencja warunków umów i zamówień
• Mechanizmy EDI – za ich pomocą dokumenty sprzedażowe i zakupowe niemal bezzwłocznie trafiają do kontrahentów. Precyzyjnie określone dane i informacje zapobiegają pomyłkom i zwrotom
• Kontrola wysyłanych towarów – na poziomie produkcji, magazynu oraz podczas przygotowywania dostaw
• Dokumenty przewozowe wraz z optymalizacją tras i rozładunków
• Zautomatyzowane generowanie monitów w przypadku przekraczania terminów zapłaty

Innym istotnym czynnikiem, zwiększającym efektywność wykorzystania kapitału, jest optymalizacja zapasów towarów i wyrobów gotowych. Minimalizacja kwot zamrożonych w produktach zalegających w magazynach najczęściej wymaga solidnych narzędzi i algorytmów, wspomagających generowanie zamówień na towary we właściwych momentach. Mądre wykorzystanie takiej optymalizacji pozwoli na realizowanie działalności w modelu JIT (Just in Time). Analizy te, w połączeniu z optymalnym układaniem harmonogramu produkcji i dostaw wyrobów, to jedne z najbardziej skomplikowanych algorytmów w ERP-ie. System przy ich wyliczaniu musi brać pod uwagę dziesiątki zmiennych – od listy zamówień klientów z datami ich dostarczenia, poprzez analizę dostępności elementów składowych i surowców aż do obciążenia maszyn i obecności pracowników. Wszystko to w efekcie pozwala na utrzymywanie stanów magazynowych zbliżonych do optymalnych pod względem kosztów.

To nie wszystko. Systemy ERP wspierają również te usprawnienia, z których korzyści finansowe nie są bezpośrednio widoczne w zestawieniu. Często to właśnie one decydują o efektywności sprzedaży i redukcji kosztów stałych. Udrażnianie procesów akceptacji dokumentów kosztowych, wyjazdów czy wniosków pracowniczych, nie tylko przyspiesza i automatyzuje ich obsługę, ale również dzięki analizie, przyczynia się do eliminacji zbędnych wydatków. To samo dotyczy analizy kosztów pośrednich, takich jak opłaty za media, wynagrodzenia czy stałe umowy – gromadzenie i rozliczanie takich kosztów w podziale na istotne projekty, jednostki organizacyjne czy stanowiska kosztów, ułatwia orientację w miejscach i powodach powstawania kosztów różnego rodzaju.

W „Krwi elfów” Andrzej Sapkowski pisze, że […] życie to nieprzerwane pasmo niespodzianek […]. Nie inaczej jest w biznesie. Niestety nie ma eliksirów i zaklęć, chroniących przed zmianami biznesowymi i prawnymi. Z pomocą przychodzą natomiast prawidłowo wdrożone systemy ERP. Jak pokazuje doświadczenie, w ostatnich latach polska legislacja nakłada na pracodawców coraz więcej obowiązków i mechanizmów kontrolnych. Obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego, mechanizmów podzielonej płatności, Pracowniczych Planów Kapitałowych, e-Sprawozdań czy RODO są dziś obowiązkowymi elementami dobrego systemu ERP. Mimo że wymienione wyżej mechanizmy nie mają bezpośredniego wpływu na wyniki firmy, to ich brak powoduje dotkliwe problemy – lub dodatkowe koszty związane z obsługą księgowo-kadrową.

Efektywność wynika z analizy!

Wydaje się, że doskonałość osiąga się nie wtedy, kiedy nie można już nic dodać, ale raczej wtedy, gdy nie można nic ująć – napisał Antoine de Saint-Exupéry w książce „Ziemia, planeta ludzi”. Podobnie jest z systemami ERP, które nie mogą poprawiać efektywności finansowej w nieskończoność, natomiast dzięki nieustannej kontroli, analizie danych i automatyzacji, gwarantują nam, że nigdy nie zejdziemy poniżej pewnego poziomu. ERP-y są dziś nie tylko pomocą w gromadzeniu informacji, ale również aktywnie wspomagają podejmowanie decyzji we wszystkich obszarach, wpływających na zwiększanie przychodów, obniżanie kosztów i efektywne wykorzystanie kapitału. Są nie tylko niezbędne do wsparcia w przeprowadzaniu usprawnień procesów i decyzji, ale również same potrafią podpowiadać działania najbardziej efektywne – i to na podstawie ogromnej ilości parametrów i zmiennych.