Cyfrowa przestrzeń robocza podstawą transformacji – Jak bardzo cyfrowa przestrzeń robocza zmieni sposób, w jaki pracujemy? – odpowiada Marcin Somla, Dyrektor SER Group.

Cyfrowa przestrzeń robocza zmieni sposób, w jaki pracujemy. Przede wszystkim znacznie go uelastyczni. Jednym z głównych czynników, od których zależy długoterminowy sukces przedsiębiorstwa, jest sprawna współpraca między pracownikami, która ułatwia pozyskiwanie dobrych pomysłów oraz zwiększenie efektywności procesów.

Chcąc dostosować się do wymagań doskonale skomunikowanego świata, przedsiębiorstwa przeprowadzają dziś cyfryzację. Zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi może zdecydować o sukcesie lub niepowodzeniu firmy. Inteligentne, dobrze przemyślane cyfrowe miejsca pracy tworzą elastyczną organizację, która sprzyja innowacyjności. Pracownicy mają dostęp do informacji zawsze, gdy tego potrzebują, z dowolnego miejsca, w wybrany przez siebie sposób.

Cyfrowe miejsca pracy muszą elastycznie reagować na zmiany warunków rynkowych, a z drugiej strony zapewniać sprawny obieg wiedzy w całej strukturze organizacyjnej firmy, we wszystkich kierunkach. Wiąże się z tym konieczność zmiany kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa. W nowoczesnym cyfrowym miejscu pracy pracownicy są zaangażowani, produktywni i mobilni. Szybko znajdują potrzebne informacje i bez problemu współpracują z kolegami oraz partnerami zewnętrznymi z innych lokalizacji. Mogą korzystać np. z aplikacji mobilnych, które usprawniają przepływ pracy i przyspieszają podejmowanie decyzji.

Stworzenie efektywnego cyfrowego miejsca pracy wymaga świeżego spojrzenia na działalność firmy oraz używane przez nią procesy i treści. Chodzi przede wszystkim o to, aby odpowiedni pracownicy mieli dostęp do właściwych danych oraz mogli bezproblemowo współpracować z innymi pracownikami z pożytkiem dla przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwo powinno wdrożyć kulturę cyfrową. W miarę dojrzewania cyfrowego miejsca pracy można zaobserwować zmiany dotyczące procesów i zachowań. Zmienia się sposób, w jaki pracownicy uzyskują dostęp do danych i korzystają z nich. Zakres współpracy poszerza się, a dystrybucja treści w całej organizacji staje się łatwiejsza niezależnie od granic państwowych czy barier językowych. Model ten można rozszerzyć na partnerów zewnętrznych, dzięki czemu współpraca i procesy pracy przyniosą jeszcze więcej korzyści.

Cyfrowe miejsce pracy: rój danych

Dane tworzą nową gospodarkę. Zarządzanie danymi ma dziś strategiczne znaczenie dla przedsiębiorstw. Na podstawie danych można uzyskać przydatne w działaniu informacje, które umożliwiają np. skierowanie właściwych przekazów do odpowiednich klientów, co zapewni firmie przewagę nad konkurencją. Kluczową rolę w sprawnej dystrybucji danych odgrywa cyfrowe miejsce pracy. Odpowiednie narzędzia wspomagające współpracę umożliwiają pracownikom interakcje z kolegami i podmiotami zewnętrznymi. Zapewniają im szybszy dostęp do wiedzy i danych oraz pomagają w podejmowaniu trafnych decyzji.

Współpraca w erze Przemysłu 4.0

Koncepcja „Przemysł 4.0”, określana również jako czwarta rewolucja przemysłowa, zmienia podejście przedsiębiorstw do danych. Tradycyjne dane w postaci liniowej szybko ustępują miejsca informacjom dostępnym w czasie rzeczywistym i sztucznej inteligencji, która przyspiesza procesy, zwiększa produktywność i obniża koszty. Przemysł 4.0 to kolejny duży krok w dziedzinie automatyzacji i przesyłania danych. Obejmuje Internet rzeczy, przetwarzanie w chmurze i sztuczną inteligencję. Sprawi, że fabryki staną się bardziej zautomatyzowane i inteligentne, co ułatwi im szybkie dostosowywanie się do nowych wymagań rynku. Dostępność informacji na wszystkich poziomach organizacyjnych firmy ułatwi interakcję maszynom i pracownikom.

W przedsiębiorstwach z sektora przemysłowego pojawią się ogromne ilości danych (tzw. big data) wymagających filtrowania. Niezwykle ważne stanie się więc efektywne zarządzanie danymi, które umożliwi również integrację wartościowych źródeł danych z różnych systemów w celu tworzenia np. raportów dotyczących konserwacji predykcyjnej. Przedsiębiorstwa te będą potrzebować oprogramowania, które umożliwi cyfryzację całego łańcucha tworzenia wartości oraz zapewni ciągły przepływ i stałą dostępność danych.

Ciągły strumień danych

Wykorzystując cyfrowe miejsce pracy, takie jak Doxis4 firmy SER, przedsiębiorstwo może połączyć wszystkie swoje dane oraz udostępniać je zgodnie z kontekstem. W firmach z branży produkcji i inżynierii przemysłowej cyfrowe pliki dotyczące cyklu życia maszyn oraz dokumenty związane z elektroniką, mechaniką i informatyką przechowywane są w jednym źródle informacji. Mogą one zostać połączone z innymi danymi, takimi jak wiadomości e-mail czy dzienniki serwisu, pochodzącymi z innych rozwiązań, np. pakietów aplikacji biurowych, systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), elektronicznych systemów projektowania wspomaganego komputerowo (ECAD) i tym podobnych.

Dokumenty w plikach elektronicznych można łatwo łączyć z plikami klientów, transakcjami biznesowymi, danymi maszyn i tak dalej. Dostęp do wszystkich danych dotyczących konkretnego partnera biznesowego można łatwo uzyskać na podstawie kontekstu. Znacznie przyspiesza to np. uzyskiwanie odpowiedzi od działu wsparcia technicznego lub udostępnianie treści podmiotom zewnętrznym w celu usprawnienia procesu decyzyjnego. Bez kontekstu informacje opracowane na podstawie danych mogą okazać się niepoprawne. Właściwy kontekst określony na podstawie danych dostarczonych przez cyfrowe miejsca pracy umożliwia pracownikom podejmowanie trafnych decyzji. Dlatego tak ważne jest uwzględnianie kontekstu w strategiach wdrażania cyfrowych miejsc pracy.

Współpraca jeszcze nigdy nie miała tak dużego znaczenia dla przyszłości przedsiębiorstw. Zapewnienie pracownikom narzędzi, które są dostępne w cyfrowym miejscu pracy, stało się podstawowym wymogiem w warunkach szybkiej cyfryzacji przedsiębiorstw.