e-HR – nowoczesne rozwiązanie we współczesnych firmach. W codziennej pracy działu HR wykorzystywane jest wiele dokumentów, które gromadzą w segregatorach, rozwiązaniem są „wirtualnej teczki”

W codziennej pracy HR-owcy wykorzystują wiele dokumentów, które gromadzą w segregatorach. Teczki osobowe, CV kandydatów czy oferty pracy najczęściej przechowywane są na komputerach lub w wersji drukowanej zalegają na półkach. Z pomocą przychodzi technologia, która usprawnia pracę i zwiększa efektywność podejmowanych działań.

Tradycyjny „teczkowy” obieg dokumentów przestał spełniać współczesne wymogi komunikacji. Wymierne korzyści, polegające na oszczędności czasu podczas wprowadzania i wykorzystywania danych w formie elektronicznej, powodują, że coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwala on analizować poprawność wprowadzanych danych i usprawniać istniejące procesy.

Trzymanie dokumentów w wersji elektronicznej wyłącznie na komputerze lub serwerze lokalnym również przestaje mieć sens, ponieważ stwarza ryzyko awarii twardego dysku, pożaru, powodzi lub włamania. A przede wszystkim nie pozwala na ich współdzielenie i równoległą edycję przez wielu użytkowników. Rozwiązaniem tej kwestii jest system zarządzania dokumentami (DMS), pozwalający na przetwarzania i dostęp dla uprawnionych użytkowników do wszystkich dokumentów w organizacji, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych.

Korzyści dla działów HR

To ogromne ułatwienie w codziennej pracy zarówno dla działów HR jak i pozostałych jednostek organizacyjnych w każdej firmie. Jak wynika z przeprowadzonych analiz daje to wzrost ogólnej wydajności i produktywności, lepszą kontrolę kosztów, a przede wszystkim poprawę szeroko rozumianej komunikacji w firmie.

Jednym z wiodących rozwiązań wspierających procesy obiegu dokumentów w nowoczesnej organizacji jest DocuWare. To zaawansowany systemem Workflow DMS, który pozwala na wygodne i bezpieczne archiwizowanie i zarządzanie dokumentami. Ogromną przewagą DocuWare jest intuicyjny interfejs oraz narzędzie do tworzenia zaawansowanych Workflow. Pozwala ono na zarządzanie obiegiem dokumentu – od momentu wpłynięcia do firmy, gdzie podlega automatycznej identyfikacji i przypisaniu unikatowych indeksów, poprzez akceptację w procesie jego obiegu, niezbędne opisy, aż po dostarczenie dokumentu do księgowości czy innych działów merytorycznych. Cykl życia takiego dokumentu najczęściej kończy się w elektronicznym archiwum, które pozwala m.in. na jego skojarzenie z innymi powiązanymi dokumentami w ramach tzw. „wirtualnej teczki”.

DocuWare to najczęściej wybierane narzędzie przez HR-owców. Obecnie pracuje na nim ponad 7 000 klientów na całym świecie. Najważniejszymi funkcjonalnościami z punktu widzenia działów human resources są: kontrola kompletności teczek, bezpieczeństwo teczek i dokumentów pracowniczych oraz automatyczna kontrola terminów, np. badań lekarskich, uprawnień, itp. DocuWare to system chmurowy, dzięki czemu może w nim pracować jednocześnie wielu pracowników z różnych miejsc, w sposób całkowicie bezpieczny. Jest to przydatne zwłaszcza w dobie pandemii i coraz popularniejszej pracy zdalnej.

System umożliwia składowanie i bezpieczne udostępnianie dokumentów według założonej struktury uprawnień. Obsługuje dowolne typy dokumentów, niezależnie od źródła ich pochodzenia. DocuWare importuje dokumenty, klasyfikuje je, umożliwia ich dalszy obieg i późniejsze wyszukiwanie. Dodatkowo rozwiązanie oferuje użytkownikowi zautomatyzowane wersjonowanie dokumentów oraz kojarzenie ze sobą różnych typów dokumentów (np. umowa może być skojarzona z Protokołem Odbioru Końcowego oraz z fakturą, powstałą na podstawie ww. dokumentów).

Największą zaletą DocuWare jest inteligentne przetwarzanie dokumentów. To funkcja automatycznego rozpoznawania treści i pobierania danych, które dokument opisują w postaci tagów i tabel i umożliwiają szybkie i intuicyjne znalezienie dokumentu w zasobach sieciowych oraz powiązania go w ramach procesu z innymi wymaganymi dokumentami w organizacji. Taką właśnie funkcję spełnia DocuWare Intelligent Indexing – działające w środowisku chmurowym narzędzie wspomagane sztuczną inteligencją (AI), które zapewnia automatyczne uczenie systemu w zakresie rozpoznawania treści i przetwarzania dokumentów.

Wdrożeniem DocuWare zajmują się analitycy i inżynierowie wdrożeniowi Komputronik Biznes, który świadczy usługi i wsparcie klientów każdym etapie: analizy potrzeb, analizy przedwdrożeniowej, audytów stanów zastanych, wdrożeń, szkoleń oraz utrzymania systemu i linii wsparcia.

„Najczęściej nasi klienci wybierają na początek kilka obszarów funkcjonowania Systemu: Obiegi różnych typów faktur, Teczki pracownicze, Umowy i Korespondencję. Zazwyczaj jest to początek drogi i satysfakcjonującej, obopólnej współpracy, która kończy się implementacją pełnego rozwiązania. Nasze doświadczenie pokazuje, że największymi korzyściami dla firm są: możliwość pracy rozproszonej – tak niesamowicie obecnie ważnej w kontekście zmienionej sytuacji biznesowej oraz szybkie wdrożenie, wykorzystujące predefiniowane środowiska chmurowe i bogatą wiedzę w zakresie popularnych procesów biznesowych.” – komentuje Włodzimierz Urbański, Kierownik Zespołu Wsparcia Sprzedaży Komputronik Biznes.

https://itreseller.pl/itrnewczy-najwiekszym-wygranym-na-pandemii-bedzie-logitech-firma-opublikowala-wyniki-za-trzeci-kwartal/