Gwałtowny rozwój i rosnąca dostępność technologii wideokonferencyjnych generuje zapotrzebowanie na spójniejsze i łatwiejsze w obsłudze rozwiązania.

Jak wynika z niedawno przeprowadzonych badań, 84 proc. przedsiębiorstw używa co najmniej dwóch chmurowych aplikacji do wideokonferencji, jednak potrzebne są rozwiązania do spójnego zarządzania nimi. Firma Polycom, będąca częścią Plantronics, opublikowała raport pt. „Streamlined Video Conferencing Strategy Drives Business Results” („Sprawne zarządzanie systemami wideokonferencyjnymi polepsza wyniki biznesowe”) oparty na wynikach badań przeprowadzonych w listopadzie 2018 r. przez agencję badawczą Forrester Consulting na zlecenie Polycom. Badania wykazały, że przedsiębiorstwa korzystają z coraz większej liczby systemów i urządzeń wideokonferencyjnych, co może utrudniać pracę zarówno uczestnikom konferencji, jak i informatykom. Pojawia się zapotrzebowanie na spójne narzędzia, które uproszczą zarządzanie takimi systemami i sprawią, że przygotowanie konferencji zajmie znacznie mniej czasu.

Z badań przeprowadzonych przez Forrester Study, w których wzięli udział specjaliści i osoby podejmujące decyzje dotyczące technologii informatycznych w przedsiębiorstwach na całym świecie, płyną następujące wnioski:

• 74 proc. ankietowanych stwierdza znaczny wzrost liczby wideokonferencji w ciągu ostatnich dwóch lat;
• 84 proc. organizacji korzysta z co najmniej dwóch rozwiązań wideokonferencyjnych opartych na chmurze;
• 78 proc. respondentów ma w swoich salach konferencyjnych co najmniej dwa terminale wideokonferencyjne.

„Na rynku pojawia się coraz więcej technologii wspomagających współpracę, komunikację audio i wideo oraz udostępnianie treści. Ich różnorodność sprawia, że firmy mają trudności z wyborem odpowiednich platform i zarządzaniem nimi. Potrzebne są zatem rozwiązania, które uproszczą zarządzanie tymi technologiami. Nie można oczekiwać, że wszyscy wybiorą produkty tego samego dostawcy. Mając na uwadze przede wszystkim potrzeby klienta, opracowaliśmy urządzenie Polycom Trio, które upraszcza obsługę systemów wideokonferencyjnych. Dzięki temu każdy uczestnik konferencji będzie mógł się skupić na sprawach biznesowych, a nie technologiach i połączeniach audio-wideo, niezależnie od tego, czy uczestnicy dołączają do konferencji za pośrednictwem rozwiązania chmurowego, czy terminalu znajdującego się w innej sali” ― powiedział Paul Clark, wiceprezes firmy Plantronics oraz jej dyrektor zarządzający na region Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki (EMEA).

Większość firm korzysta z chmurowych aplikacji wideo i terminali wideokonferencyjnych różnych producentów. Zarządzanie takimi środowiskami staje się coraz trudniejsze, zwłaszcza że na rynku dostępna jest coraz bogatsza oferta. Niemal wszyscy uczestnicy badania (96 proc.) już teraz stwierdzają problemy z zarządzaniem swoimi systemami wideokonferencyjnymi. Informatycy muszą zarządzać siecią obejmującą zróżnicowane technologie, a użytkownicy mają trudności z obsługą urządzeń. Jak wynika z przeprowadzonych przez firmę Forrester badań na temat jakości połączeń, opóźnienia połączeń wideo i wynikający z nich spadek produktywności mogą kosztować firmę nawet 1 mln USD rocznie[1].

Na rynku istnieje już rozwiązanie, które może przyczynić się do sprawnego zarządzania tymi coraz bardziej złożonymi środowiskami, a jest nim Polycom Trio. Nazwa ta obejmuje całą rodzinę prostych urządzeń komunikacyjnych, których obsługa jest oparta na znanych użytkownikom zasadach. Umożliwiają one korzystanie z wielu chmurowych rozwiązań wideokonferencyjnych w ujednolicony sposób. Firma Polycom poinformowała ostatnio, że do listy chmurowych systemów wideo obsługiwanych przez Polycom Trio, takich jak Zoom, Microsoft, BlueJeans i Videxio, dołączy Cisco WebEx. Polycom Trio zapewnia dostęp do wszystkich tych systemów oraz umożliwia korzystanie z nich i zarządzanie nimi w każdej sali konferencyjnej za pomocą takich samych, prostych funkcji obsługi.

„Nasi klienci korzystają z systemów wideokonferencyjnych, aby ułatwić swoim pracownikom komunikację i współpracę, a tym samym zwiększyć ich efektywność. Obsługa tych technologii powinna być coraz prostsza. Do tego jednak potrzebne są rozwiązania proste, łatwe w zarządzaniu i spójne w obsłudze” ― powiedział Tarun Loomba, wiceprezes ds. zarządzania produktami i rozwiązaniami w firmie Plantronics. „Polycom Trio to najprostszy sposób na zapewnienie pracownikom sprawnej łączności i komunikacji, a tym samym zwiększenie ich produktywności podczas wideokonferencji. Urządzenie to jest nie tylko łatwe w obsłudze, lecz również bardzo elastyczne, co ułatwia pracę informatykom”.

Czego potrzebują działy IT?

Z badań wynika, że konieczność jednoczesnego zarządzania różnymi chmurowymi systemami wideokonferencyjnymi naraża działy IT na coraz większe koszty oraz takie problemy, jak trudności w połączeniach między uczestnikami a salami konferencyjnymi, opóźnienia w komunikacji wideo, słaba jakość rozmów i niespójne doświadczenia użytkowników. 77 proc. informatyków uczestniczących w badaniach uważa, że do zwiększenia produktywności potrzebny jest spójny interfejs użytkownika oraz ujednolicone funkcje obsługi we wszystkich systemach wideokonferencyjnych.

Inną kluczową sprawą jest elastyczność rozwiązań. 68 proc. przedsiębiorstw dostrzega wzrost liczby aplikacji wideokonferencyjnych w swoich infrastrukturach, a 67 proc. uważa, że należałoby zwiększyć elastyczność wszystkich rozwiązań udostępnianych pracownikom i partnerom. Elastyczność ma ogromne znaczenie dla produktywności, ponieważ na rynku technologii wspomagających współpracę tempo wprowadzania innowacji osiąga historyczne rekordy. Ciągle pojawiają się nowi konkurenci, rozwiązania i funkcje.

Polycom Trio zapewnia firmom wymaganą elastyczność, a użytkownikom ― znakomity interfejs. Funkcja rejestracji hybrydowej umożliwia przełączanie się między systemami różnych dostawców usług telefonii internetowej, a także korzystanie ze starszych platform sterowania połączeniami i coraz szerszego zestawu chmurowych usług wideokonferencyjnych. Dzięki temu firma nie jest już zmuszona do używania produktów jednego dostawcy. Znany z doskonałej jakości dźwięku w standardzie HD, znakomitej jakości obrazów wideo i efektywnego przetwarzania treści smartfon Polycom Trio sprawdzi się w każdej sali konferencyjnej, od małych gabinetów po wielkie audytoria. Jest wyposażony w wysokiej klasy funkcje wideo potrzebne w dużych salach konferencyjnych, takie jak śledzenie twarzy czy obsługa dwóch monitorów, a ponadto zapewnia bardzo dobry dźwięk i łatwe udostępnianie treści.

Pełny tekst raportu z badań przeprowadzonych przez firmę Forrester można znaleźć tutaj, a więcej informacji o urządzeniu Polycom Trio ― na stronie Polycom Trio.

[1] Źródło: Brief Start Your Video Conferences on Time, Forrester Research, Inc., 24 października 2016 r.