Ile czasu naprawdę oszczędza AI? Nowe badanie wśród brytyjskich urzędników rzuca światło na efektywność Microsoft 365 Copilot

Sztuczna inteligencja coraz śmielej wkracza do codziennych zadań biurowych, ale rzeczywiste efekty jej wdrożenia do tej pory pozostawały trudne do zmierzenia. Najnowsze badanie brytyjskiej administracji publicznej ujawnia, ile czasu pracownicy faktycznie zyskują dzięki narzędziom opartym na AI, takim jak Microsoft 365 Copilot, i jak przekłada się to na wydajność pracy oraz satysfakcję użytkowników.

Konkretna oszczędność czasu

W przeprowadzonym w czwartym kwartale 2024 roku pilotażu, brytyjska Government Digital Service wdrożyła narzędzie Microsoft 365 Copilot wśród 14 500 urzędników pracujących w 12 agencjach rządowych. Wyniki ankiety przeprowadzonej na zakończenie testów przynoszą ważne dane dla rynku rozwiązań AI – aż 70% uczestników zadeklarowało, że Copilot realnie skrócił czas poświęcany na rutynowe czynności i wyszukiwanie informacji.

Statystyki są wymowne: przeciętny użytkownik oszczędzał średnio 26 minut dziennie, a co siódmy zyskał ponad godzinę w ciągu dnia pracy. Jednocześnie 22% badanych przyznało, że zyskało mniej niż pięć minut, co pokazuje zróżnicowanie potrzeb i sposobów korzystania z narzędzi AI. Największe efekty zaobserwowali pracownicy na niższych stanowiskach (średnio 37 minut dziennie), podczas gdy kadra zarządzająca deklarowała oszczędność ok. 25 minut dziennie.

Microsoft 365 Copilot najczęściej wykorzystywano w komunikacji – zarówno do podsumowywania e-maili i wideokonferencji, jak i do tworzenia oraz redagowania dokumentów. Użytkownicy rzadziej korzystali z AI w programach Excel i PowerPoint, choć zainteresowanie narzędziem rosło wraz z upływem czasu.

Satysfakcja versus koszty

Pozytywne efekty wdrożenia wykraczały poza same oszczędności czasowe. Aż 80% ankietowanych nie chciało rezygnować z Copilota po zakończeniu pilotażu, podkreślając poprawę komfortu pracy, kreatywności oraz równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Jednocześnie pojawiły się głosy o ograniczeniach AI:

„Microsoft 365 Copilot świetnie radzi sobie z wydobywaniem kluczowych informacji z dokumentów, ale ma trudności z interpretacją danych wymagających ludzkiego osądu” – zauważa jeden z urzędników zajmujących się polityką publiczną.

W obszarach wymagających zarządzania ryzykiem czy podejmowania kluczowych decyzji narzędzie postrzegane było jako pomoc, ale nie zastępstwo dla doświadczenia i wiedzy pracowników.

Warto jednak pamiętać o kosztach. Za dostęp do Copilota firmy płacą obecnie 30 USD miesięcznie za użytkownika, co należy doliczyć do podstawowego abonamentu Microsoft 365. Dla dużych organizacji jest to istotny wydatek, wymagający wyraźnego zwrotu z inwestycji.