Jak w dobie presji inflacyjnej optymalizować firmowe wydatki? Jak korzystać z zewnętrznych zasobów i o co pytać dostawcę usług?

28 marca 2023

Wyniki barometru ELF na I kwartał bieżącego roku wskazują, iż niemal połowa (47,5 proc.) polskiego sektora MŚP spodziewa się negatywnego przełożenia inflacji na kondycję biznesu. Niepokój przedsiębiorców potwierdza „Barometr Polskiego Rynku Pracy”, z którego wynika, że aż 48 proc. obawia się, że w tym roku ich sytuacja będzie gorsza, niż w ubiegłym. Presja inflacyjna i warunki makroekonomiczne zmuszają do szukania oszczędności, a tylko 1 na 10 przedsiębiorców (13 proc.) deklaruje, że pomimo pogorszenia koniunktury nie zrezygnuje z przyjętych planów. Ponad jedna czwarta firm (27 proc.) zredukuje m.in. inwestycje w środki trwałe. Jak w tej sytuacji utrzymać sprawne działanie firmy? Optymalizować, ale z głową.

Według badań firmy Gartner aż jedna czwarta średniego budżetu IT jest przeznaczana m.in. na zakup sprzętu. Redukcję wydatków warto więc zacząć właśnie od nakładów inwestycyjnych (CAPEX). Niezależnie od sytuacji makroekonomicznej postępująca cyfryzacja będzie zmuszać organizacje do modernizacji środowiska aplikacji i infrastruktury w celu zwiększenia efektywności kosztowej i elastyczności biznesowej. Rozwiązaniem może być infrastruktura dostarczana w formie usługi, która zwalnia z konieczności zakupu własnego sprzętu czy utrzymania serwerowni. Ponadto umożliwia przejście na model operacyjny (OPEX) oraz rozliczanie zasobów według faktycznych potrzeb, zamiast utrzymywania nadmiarowej infrastruktury w gotowości. To istotny punkt na firmowym rachunku, zwłaszcza, że według badania OVHcloud, własne maszyny w jakiejś formie utrzymuje niemal każda polska firma, a aż 60 proc. badanych używa wyłącznie rozwiązań na stanie i nie korzysta z żadnej formy outsourcingu infrastruktury.

Wybrać chmurę, ale jaką?

Przesiadka do chmury, co odzwierciedlają m.in. studia przypadków, wymiernie wspiera oszczędności, operacyjność i elastyczność biznesu, a jedenasty, doroczny raport Flexera 2022 State of the Cloud wskazuje, że 29 proc. firm spodziewa się wzrostu wydatków na cloud w ciągu najbliższych dwunastu miesięcy. W tym samym raporcie pada też, że wydatki na chmurę publiczną przekroczyły zakładany budżet, a z niewłaściwym oszacowaniem zasobów boryka się niemal jedna trzecia (32 proc.) respondentów.

Optymalizacja wykorzystania chmury, pozwala na lepszą kontrolę kosztów, a rozsądna migracja obciążeń może wręcz pomóc zaoszczędzić pieniądze, jednocześnie zwiększając elastyczność przedsiębiorstwa.

– Kontrolę nad firmowym budżetem i uszczelnianie wydatków warunkuje wiedza, ile i za co zapłacę w tym i kolejnych miesiącach. Wstrzymanie inwestycji w kapitał ludzki, środki trwałe, nieruchomości, lista wyrzeczeń jest długa. Aktualna sytuacja społeczno-gospodarcza nie musi jednak wiązać się wyłącznie z „zaciskaniem pasa”. Dążenie do obniżania kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa, przy jednoczesnym zachowaniu wysokich wyników oraz poziomu świadczonych usług, czyli optymalizację kosztów, warto postrzegać przez pryzmat inwestycji w rozwój firmy – mówi Robert Paszkiewicz, szef regionu CEE OVHcloud. – Sposobów na optymalizację wydatków inwestycyjnych (CAPEX) jest wiele, jednym z nich może być np. korzystanie z chmury obliczeniowej, która – o ile zostanie wdrożona właściwie – da się policzyć.

Zanim powiesz „tak”… o co pytać dostawcę?

Chmura – to łatwo powiedzieć… Należy jednak pamiętać, że transformacja cyfrowa i wybór dostawcy nie powinny być dyktowane modą, promocjami czy czasową presją. Klient zainteresowany przeniesieniem biznesu do chmury powinien zadać dostawcy szereg pytań, m.in. o jego doświadczenie, posiadane referencje, zgodność z RODO oraz certyfikaty. Te ostatnie mogą być szczególnie istotne dla branż medycznych lub finansowych.

Inne, istotne parametry, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze oferty, to także bezpieczeństwo, elastyczność, dostępność oraz skalowalność rozwiązań. Niemniej kluczowa jest także łatwość zmiany i/lub rozwiązania umowy z dostawcą usługi, czyli odwracalność – rozumiana często także jako opcja wyjścia. Dostawcę warto także pytać m.in. o:

Konkretne miejsce przetwarzania danych oraz możliwość wyboru lokalizacji centrum danych;
Okres testowy usługi, a także wymiar wsparcia dedykowanego opiekuna, co pozwoli odkryć i zweryfikować wszystkie możliwości chmury pod kątem konkretnych potrzeb, także przed podjęciem ostatecznej decyzji o umowie;
Samą umowę, a dokładniej czas jej obowiązywania, okres próbny, politykę płatności, a także ewentualne scenariusze zmiany dostawcy, by wiedzieć czy nie grozi nam vendor lock-in;
Wszystkie składowe ceny, m.in. koszty przesyłu danych, zapytań do API, niezbędne, aby móc z największym możliwym prawdopodobieństwem wiedzieć już na początku miesiąca, jaki rachunek zapłacimy wraz z jego końcem;
Limity oferowanej usługi, a dokładniej koszty i restrykcje w wypadku ich przekroczenia, by słodki smak sukcesu, np. zakończonej większym niż przewidywanym powodzeniem akcji marketingowej, nie miał w sobie też nut goryczy.

– Dzięki zwinności, elastyczności oraz modelowi rozliczeń chmura jest w stanie zagwarantować firmom niezależność oraz niemal nieograniczony potencjał rozwoju. Oczywiście, jeśli zdecydujemy się na sprawdzonego dostawcę. To szczególnie ważne, ponieważ w ostatnim czasie jego rola ewoluowała. – podkreśla Robert Paszkiewicz. – Znaczenie dostawcy nieustannie rośnie i obecnie jest on coraz częściej traktowany jako partner w biznesie. To właśnie wzajemny szacunek i zaufanie, którym obdarzamy się z klientami są kluczem do rozwoju naszych firm.

Zdając sobie sprawę, że dostawca chmury stanie się dla firmy zaufanym partnerem w biznesie, wybierając go warto mieć na uwadze perspektywę długotrwałych relacji. W świecie, w którym dane znajdują się w centrum wszystkich aspektów życia, dostawca powinien nieustannie wspierać pomysły swoich klientów, otwierać przed nimi nowe możliwości, pomagając im w dalszym rozwoju oraz oferować szeroki wachlarz usług i nieustannie rozwijać swoje portfolio. Ważne jest też indywidualne podeście do klienta oraz oferta szytych na miarę dopasowanych usług, pozwalająca zapewnić najlepszą jakość usług i satysfakcję obu stron.

Jak w każdym obszarze biznesu, tak i podczas korzystania z chmury, podstawą sukcesu są przejrzyste reguły gry i wzajemne zrozumienie potrzeb, które pozwalają na skorzystanie z potencjału, który oferuje cloud.