Jak zbadać, czy projekt funkcjonuje na pełnych obrotach? Zespół ekspertów Deloitte opracował model i narzędzie badania kondycji projektu

Złożoność, szybkość i niestandardowość projektów jest codziennością organizacji, działających na dynamicznym rynku. Do takiego zdecydowanie należy obecny lokalny, regionalny i globalny rynek. Tempo zmian otoczenia i rynków rośnie wykładniczo, co wpływa na wszystkie aspekty funkcjonowania przedsiębiorstwa, w tym także realizowane projekty. Obecne metodologie projektowe potrafią wspierać praktycznie każdy typ projektu, a modele projektowe są dostępne od ręki, gotowe do implementacji przez zespoły.

Badania wskazują jednak, że statystycznie aż 14% projektów jest skazanych na porażkę (2020 PMI Pulse of Profession Survey Ahead of the Curve: Forging a Future-Focused Culture | Pulse of the Profession 2020 (pmi.org)). Dlaczego tak się dzieje? Problemy z realizacją założonych celów projektu często zakorzenione są dużo głębiej niż codzienne, powszechne wyzwania. Ponadto, rzadko kiedy zespół projektowy dostrzega je wewnętrznie, odpowiednio komunikuje, a potem realizuje plan niwelowania ryzyka. Tytułowe badanie i ocena kondycji projektu ma sprawdzić nie tylko jak dobrze projekt jest zoptymalizowany, ale także postawić diagnozę i propozycje usprawnień.

Podejście badania kondycji projektu, czyli co sprawdzić by wyłapać alarmujące ryzyka projektowe?

We współczesnym biznesie, projekty stanowią jego silnik rozwoju. Wielofunkcyjne zespoły, zorganizowane wokół inicjatywy, działają często w krótkiej perspektywie czasowej, z wysokimi oczekiwaniami wobec wartości, jaką mają dostarczyć dla biznesu. Jeśli taka czasowa organizacja stworzona zostanie wokół:

• niejasno sformułowanego celu,
• niezweryfikowanych założeń,
• nieefektywnych procesów,
• raportowania opartego wyłącznie na metrykach ilościowych,

stać się ona może projektem wydmuszką. Aby uniknąć nadmiernego inwestowania w tego typu projekty, zespół Deloitte opracował model i narzędzie badania kondycji projektu. Niezależnie od metodyki, ocenie podlegają m.in. zgodność i aktualność celów projektu ze strategią organizacji, efektywność procesów zarządzania projektem, stosowanie najlepszych praktyk metodycznych jak i branżowych, jakość i dopasowanie raportowanych wskaźników. Dalsza część artykułu przedstawia trójwymiarowe podejście Deloitte w ocenie kondycji projektu.

Perspektywa kontekstu biznesowego jako pierwszy krok badania kondycji projektu

Projekty w przedsiębiorstwach mają swój cel i misję. Odpowiadają one m.in. na zaspokojenie potrzeb biznesowych czy na wymogi klientów i rynków. Perspektywa ta ma na celu powrót do korzeni i retrospekcję – uzasadnienie, dlaczego projekt jest realizowany i czy jest on realizowany w zgodzie z tym do czego był powołany. Poprawne diagnozowanie i łączenie kontekstu biznesowego z aktualnym stanem inicjatywy pozwala na lepszą i efektywniejszą realizację działań. Częsty brak refleksji nad kontekstem biznesowym sprawia trudności w postaci rozrastających się zakresów projektu czy nieprawidłowej realizacji priorytetów. Z tego powodu ważne jest, aby przy badaniu kondycji poznać kontekst biznesowy przedsięwzięcia.

W produkcie Deloitte Project Assessment perspektywa kontekstu biznesowego odpowiada za jakościową ocenę projektu. Przeprowadzone wywiady z interesariuszami projektu na najwyższym szczeblu (m.in. Sponsor Biznesowy, Właściciel Biznesowy) pozwalają na osadzenie prac projektowych w kontekście przedsiębiorstwa, poznanie priorytetów i oczekiwanych rezultatów. Jest to pierwszy etap oceny, a dalsze perspektywy rozpatrywane są z uwzględnieniem tego kontekstu, w tym celu, misji i typu przedsiębiorstwa.

Operacyjne działania projektowe mają wpływ na kondycję projektu

Procesy projektowe stworzone wokół inicjatywy definiują tempo, efektywność i końcowo sukces lub porażkę przedsięwzięcia. Mowa tutaj o np. zarządzaniu harmonogramem projektu, interesariuszami czy backlogiem. Błędne definiowanie i działanie procesów projektowych objawiać się może opóźnieniami, blokadami czy dezinformacją. Perspektywa kompletności procesów pozwala ukazać aktualny stan podjętych działań w inicjatywie, ich dojrzałości czy efektywności, a także zaproponowanie nowych rozwiązań i usprawnień. Kluczowym jest tutaj zidentyfikowanie najbardziej priorytetowych obszarów do usprawnienia działań projektowych, w danym kontekście biznesowym i sytuacji. Warto zaznaczyć, że perspektywa kompletności procesów pokrywa tylko ich część operacyjną, która wpływa na badaną inicjatywę.

Zespół Deloitte zdefiniował w narzędziu oceny kondycji projektu 12 kluczowych obszarów zarządzania projektem. Na podstawie ustandaryzowanych kategorii dojrzałości, analizowana jest kompletność procesów projektowych oraz ich stopień efektywności. Obraz konkretnych obszarów inicjatywy definiowany jest w różnych stopniach ich zaawansowania – od statusu „zdefiniowany”, przez ustrukturyzowanie, aż po operacyjne wdrożenie i aktywne monitorowanie obszaru. Dane zbierane są poprzez wywiady kwestionariuszowe i pogłębione dyskusje z członkami projektu oraz otoczenia projektowego. Na podstawie doświadczenia ekspertów Deloitte i modeli referencyjnych, badany wynik uzupełniany jest o rekomendacje usprawniające wybrane obszary.

Dlaczego należy przyjrzeć się strukturze projektu?

Struktura organizacyjna projektu powinna wspierać współpracę i efektywną komunikację. Niestety, wiele ryzyk i problemów projektowych wiąże się z nieodpowiednim dopasowaniem struktury projektowej do kontekstu inicjatywy. Często prowadzi to do utworzenia się zamkniętych grup projektowych, działających w oderwaniu od całokształtu inicjatywy czy błędnie określonych ścieżek komunikacyjnych. Niezidentyfikowane błędy strukturalne na początku projektu szybko przeradzają się w uśpione ryzyka, zagrażające terminowej realizacji projektu. Członkom projektu bardzo ciężko jest diagnozować problemy strukturalne ze względu na ich przyzwyczajenia czy narzucone standardy i stanowiska organizacji.

Badanie organizacji projektu skupia się nie tylko na strukturze przedstawionej w formie dokumentacji i schematu projektowego, ale również poprzez wywiady kwestionariuszowe z członkami zespołu. Dane zbierane i analizowane są z rozróżnieniem na posiadane role w projekcie. Zespół ekspertów Deloitte przeprowadza dedykowane, pogłębione warsztaty z propozycjami optymalizacji struktury.

Co zyskuje projekt po badaniu kondycji?

Każdy projekt jest unikatowy. Żeby ocenić kondycję projektu, należy spojrzeć na niego indywidualnie zarówno w kontekście biznesowym, procesów projektowych jak i struktury organizacyjnej. Badanie projektu ma za zadanie przyczynić się do poprawy funkcjonalności projektu na różnych płaszczyznach, a w szczególności na dążeniu do zmaksymalizowanej realizacji celu. Narzędzie Deloitte Project Assessment potrafi zdefiniować łatwe korzyści (nisko wiszące owoce), których wdrożenie zoptymalizuje działania projektowe. Takie badanie ma swoją zasadność nie tylko w sytuacjach alarmujących zagrożenie projektu (diagnoza), ale również w przypadku kluczowych inicjatyw dziejących się w przedsiębiorstwie (optymalizacja i profilaktyka ryzyka). W końcu, czyż nie lepiej jest zapobiegać na wczesnym etapie niż leczyć powikłania?