Jak zbudować dział finansowy na miarę przyszłości? – Steve Cox, wiceprezes Oracle, szef działu Cloud Business Group.

W artykule dotyczącym przyszłości działów finansowych przedsiębiorstw, opublikowanym nieco ponad dwa lata temu, napisaliśmy, że działy te są „drugimi pilotami” firmy. Od tego czasu ich rola znacznie się rozszerzyła. Dziś nawet funkcja drugiego pilota to za mało. Dyrektorzy finansowi muszą być stymulatorami zmian w całym przedsiębiorstwie: wprowadzać innowacje, opracowywać prognozy i kształtować przyszłość.

Najważniejsze pytanie, jakie powinni sobie zadawać szefowie działów finansowych, brzmi: „Co przyniesie jutro i jak można się na to przygotować?” Misją Oracle jest udostępnianie technologii, która ułatwi im znalezienie odpowiedzi. Opiszę to na przykładzie. Wyobraź sobie, że jesteś dyrektorem finansowym przedsiębiorstwa. Podczas porannego joggingu słuchasz ulubionej muzyki ze smartfonu, gdy nagle otrzymujesz pilną wiadomość: zgłoszona w ostatniej chwili konkurencyjna oferta może uniemożliwić przejęcie, które Twoja firma zamierzała dziś sfinalizować. Zatrzymujesz się na środku trasy. Wszystkie plany stanęły pod znakiem zapytania. Do głowy przychodzi Ci mnóstwo pytań: Czy możemy zaoferować więcej? O ile? Jeśli tak, to czy transakcja będzie nadal opłacalna?

Jeżeli z Twoimi systemami finansowymi będą połączone takie technologie, jak automatyczne uczenie, interakcja głosowa czy inteligentna automatyzacja, dostarczą Ci one odpowiedzi na najpilniejsze pytania w ciągu kilku minut i żadna ważna transakcja nie będzie zagrożona. Na tym filmie możesz zobaczyć, jak to działa. Zanim jednak zostaniesz takim dyrektorem finansowym, musisz stać się wyżej wspomnianym stymulatorem zmian. Technologia, z której obecnie korzystasz, z pewnością dobrze służyła dotychczas Twojej firmie. Codziennie jednak pojawiają się nowe technologie i przypadki użycia, z jakimi starsze systemy ERP nie dadzą sobie rady.

Współczesne systemy ERP oparte na automatycznym uczeniu mogą automatyzować bieżące operacje, dzięki czemu zespół działu finansowego nie musi tracić czasu na przetwarzanie transakcji i generowanie raportów, lecz skupić się na kierowaniu firmą. Podczas gdy przedsiębiorstwa tworzą i otrzymują praktycznie nieograniczone ilości danych ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych, specjaliści ds. finansów mogą znacznie zwiększyć produktywność, łącząc dane historyczne i prognostyczne z planowaniem strategicznym i celami.

W modernizacji działu finansowego kluczową rolę odgrywają chmurowe aplikacje ERP z wbudowanymi funkcjami automatycznego uczenia. Nie tylko wykonują one w tle zadania, które wcześniej były bardzo pracochłonne, lecz również uczą się w trakcie pracy, ciągle szukając nowych sposobów zwiększania wydajności. Równocześnie szybko udzielają odpowiedzi na pytania typu „co się stanie, jeśli” zadawane za pośrednictwem chatbotów, kontekstowej konsoli oraz innych łatwo dostępnych narzędzi.

Jak wyprzedzić zmiany?

Jeśli będziemy robić wszystko tak, jak dotychczas, narazimy się na duże ryzyko. Już dziś prawie połowa (49%) prężnych przedsiębiorstw zmodernizowała swoje modele biznesowe. Trend ten obejmuje w szczególności następujące zmiany:

• W miejsce modelu operacyjnego, który jest zorientowany na jeden cel zdefiniowany jako stan końcowy, firmy wdrażają wiele równocześnie działających dynamicznych modeli biznesowych.
• Firmy odchodzą od programów i inicjatyw mających na celu stopniowe doskonalenie i usprawnianie procesów. Zastępują je aplikacjami opartymi na automatycznym uczeniu, które automatyzują wprowadzanie udoskonaleń i stosowanie najlepszych praktyk.
• Automatyzacja rutynowych procesów sprawia, że przetwarzanie transakcji wymaga znacznie mniejszych nakładów pracy, dzięki czemu specjaliści ds. finansów zyskują czas, który mogą przeznaczyć na działania o strategicznym znaczeniu dla przedsiębiorstwa.
• Firmy nie kopiują już elastycznych modeli, lecz budują elastyczne systemy biznesowe, które umożliwiają przewidywanie zmian i reagowanie na nie z wyprzedzeniem.
• Firmy odchodzą od zarządzania magazynami danych. Zamiast tego generują przydatne informacje analityczne i udostępniają je kierownictwu różnych jednostek organizacyjnych.
• Zaplecze nie jest już uważane za centrum kosztów, a jego funkcje coraz częściej postrzega się jako generatory wartości.
• Nieelastyczne, odseparowane od siebie rozwiązania technologiczne ustępują miejsca jednej, połączonej chmurze, która jest zawsze aktualna, bardziej ekonomiczna i łatwiejsza w zarządzaniu.

Przykładem są tradycyjne 12-miesięczne prognozy sprzedaży, które dotychczas były stosowane w niezmienionej formie, bez krytycznej oceny. Inteligentne aplikacje chmurowe umożliwiają aktualizowanie takich prognoz w czasie rzeczywistym w oparciu o głębokie dane kontekstowe, dzięki czemu inteligentne korekty można wprowadzać codziennie. Jest to jedna z przyczyn powrotu do takich praktyk, jak tworzenie budżetów od zera, gdzie planowanie zasobów i zarządzanie nimi jest poddawane bieżącym przeglądom i korektom w oparciu o aktualne dane.

Narzędzia dla zorientowanych przyszłościowo działów finansowych

Aktualizacja starszych systemów ERP często wymaga ponownego wdrażania tych rozwiązań, co jest kosztowne i czasochłonne. W rezultacie przedsiębiorstwo jest w stanie modernizować oprogramowanie co 2-5 lat, a nawet jeszcze rzadziej. Chmura eliminuje te problemy dzięki następującym swoim właściwościom:

• Częste aktualizacje przeprowadzane przez dostawcę w cyklu 90-dniowym.
• Ponad trzykrotnie większy zwrot z inwestycji i o 52% mniejsze koszty bieżące.
• Całkowita eliminacja ryzyka przestarzałości technologicznej: firma zawsze dysponuje najnowszym i najlepszym oprogramowaniem.

Wdrożenie rozwiązania chmurowego będzie więc dla firmy ostatnią aktualizacją. O kolejne nie trzeba się będzie martwić.  Chmura jest zawsze aktualna, udostępnia najnowsze funkcje i zapewnia zgodność z lokalnymi wymaganiami regulacyjnymi. Umożliwia ciągłe wprowadzanie innowacji oraz regularne wdrażanie najlepszych praktyk i funkcji. Dzięki zaufanemu partnerowi w dziedzinie innowacji, który jest równocześnie dostawcą rozwiązań chmurowych i ekspertem w zakresie technologii, dział finansowy może zwiększyć swoje znaczenie strategiczne i wnieść cenny wkład w rozwój przedsiębiorstwa. Nie będzie się już ograniczać do przetwarzania danych liczbowych, lecz zacznie aktywnie kształtować przyszłość firmy. Ma to szczególne znaczenie w warunkach „wojny o talenty” w dziedzinie finansów.

Jeśli dyrektorzy finansowi staną się stymulatorami zmian, wykorzystując funkcje ciągłego wprowadzania innowacji dostępne w chmurowych systemach ERP, to będą mogli:

• zyskać lepszy wgląd w działalność przedsiębiorstwa;
• łatwiej dostosowywać się do wymagań prawnych i regulacyjnych;
• zautomatyzować zarządzanie oparte na wyjątkach jako standardową praktykę;
• korzystać z takich funkcji, jak elastyczne hierarchie, dynamiczne tworzenie raportów oraz analizowanie i testowanie scenariuszy;
• efektywniej analizować inwestycje oraz zapewnić elastyczną i niezawodną kontrolę kosztów.

Podczas gdy technologia wywołuje nową falę wzrostu produktywności przedsiębiorstw, szefowie działów finansowych mają wyjątkową okazję, aby zostać liderami tych zmian. Tradycyjne, instalowane lokalnie systemy ERP nie zapewniają już funkcji niezbędnych do osiągania sukcesów. Dzięki wdrożeniu odpowiednich nowych technologii szefowie finansowi będą mogli trafniej przewidywać przyszłość, a tym samym stać się stymulatorami zmian oraz liderami, jakich potrzebuje każda firma.