Jak zmieniają się potrzeby w biurach? Nowoczesne huddle rooms podstawą sprawnej komunikacji zespołowej.

Przedsiębiorstwa coraz częściej myślą o reorganizacji przestrzeni do pracy – zmiany dotyczą takich miejsc jak sale konferencyjne mieszczące np. 45 osób. Dlaczego? Głównie dlatego, że te przez większość czasu będą stać puste. Potrzeby pracowników obecnie bardzo się zmieniają: spotkania dwuosobowe (tzw. 1-to-1) ze względu na mieszany charakter wykonywania pracy wymagają dostosowania przestrzeni. Co więcej, sale konferencyjne – nawet, jeżeli zostaną wykorzystane, to najprawdopodobniej nie w pełni – część osób będzie chciała “wdzwonić się” na spotkanie z domu. Praca zdalna to obecnie nie tylko benefit, ale i oczekiwanie pracowników. Dobra kondycja tego modelu wykonywania obowiązków wynika ponadto z tego, że firmy chcą prezentować się jako miejsca “odpowiedzialne społecznie” oraz atrakcyjne dla pracownika. Nie jest więc dziwne to, że huddle rooms zyskują na popularności – wraz z nimi pojawiają się szczególne potrzeby przedsiębiorstw w zakresie komunikacji.

Barometrem zmian w firmach, które odbyły się w ostatnim czasie niech będzie przejście z rozwiązań “lokalnych”, czyli oprogramowania instalowanego na komputerze podpinanego do systemu multimedialnego w sali konferencyjnej na platformy dostępne w chmurze, przeznaczone bezpośrednio do wygodnej i sprawnej komunikacji. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet i wiele, wiele innych ułatwiają przedsiębiorstwom utrzymanie sprawnego przepływu informacji między zespołami i pracownikami. Prowadzenie wideokonferencji za ich pomocą jest proste, przyjemne, a także nie spędza snu z powiek wszystkim, którzy narzekają na żmudną nierzadko konfigurację. Szybkość wykonania połączenia w ramach zintegrowanego z salą konferencyjną systemu jest błyskawiczna.

Warto mieć na uwadze jeszcze jeden aspekt. O ile sala konferencyjna o dużej pojemności jest idealna w trakcie większych narad, tak należy wskazać na to, że huddle room to wcale nie  jest wyłącznie miejsce do prowadzenia wideokonferencji. Mniejsze zespoły mogą tutaj w komfortowych warunkach, z dala od biurowego zgiełku, prowadzić prace nad własnym projektem. Pracownicy mają tu wydzieloną przestrzeń do rozwijania owoców swojej pracy, a także – jeżeli istnieje taka potrzeba – mogą skontaktować się z innym zespołem lub częścią pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki zdalnie.

W trakcie takich wideokonferencji istotne jest również to, aby każdy jej uczestnik był odpowiednio słyszalny i widzialny dla osób “po drugiej stronie”. Systemy, kamery do obsługi wideokonferencji korzystają z możliwości sztucznej inteligencji, która jest w stanie między innymi wyciszać dźwięki będące “szumem”, a skupiać się jedynie na ludzkiej mowie. Ponadto, aktualnie mówiąca osoba jest wykrywana automatycznie i to na niej skupiane jest “oko” kamery. Warto mieć na uwadze takie możliwości jak automatyczne kadrowanie, dzięki czemu obiektyw automatycznie podążą za aktualnym mówcą. Takie rozwiązania zapewnia wspomniany wyżej system Rally Bar Mini, a także kamera wideokonferencyjna Logitech MeetUp, wykorzystując technologie wspierane przez sztuczną inteligencję.

Czynnikiem wspierającym dalsze przeniesienie istotności huddle rooms jest także model zdalny wykonywania pracy – wszystko to z uwagi na obecną sytuację na świecie oraz pojawienie się dopracowanych rozwiązań software’owych takich jak Microsoft Teams, Zoom i wiele innych.

Dobrze zorganizowany huddle room może być zatem ważnym wsparciem dla procesów w firmie – komunikacja jest jednym z tych czynników, które należy pielęgnować. Wyzwania, przed jakimi stoją przedsiębiorstwa różnych branż obecnie nakładają na zarządzających przestrzeniami biurowymi obowiązek zwracania uwagi na standard komunikacji między pracownikami. Stworzenie huddle room nie rozwiązuje problemu w pełni – istotne jest również jego wyposażenie.