Kluczowa rola technologii w usprawnianiu współpracy podczas spotkań, wynika z najnowszego raportu firmy Jabra

7 listopada 2023

Na całym świecie jest ponad 572 milionów pracowników biurowych, którzy każdego tygodnia spędzają miliardy godzin na spotkaniach online. Jednak wiele z tych spotkań odbywa się w warunkach, które wcale nie sprzyjają współpracy ani produktywności. Najnowszy raport Jabra Hybrid Ways of Working 2023 Global Report ujawnił, że tylko 15% biur posiada w pełni wyposażone w rozwiązania technologiczne sale konferencyjne, a około 60% pracowników nadal polega na kamerach i mikrofonach wbudowanych w laptopy. Nasuwa się pytanie: w jakim stopniu technologia, z której korzystamy, wpływa na nasze zachowanie podczas spotkań i naszą zdolność do efektywnej współpracy?

Odpowiedź na to pytanie zajęła firmie Jabra ponad rok pracy, a do jej uzyskania wykorzystano najnowocześniejsze narzędzia do badania ludzkich zachowań w kontrolowanym środowisku w Laboratorium Behawioralnym w London School of Economics and Political Science (LSE). Badanie, „Meeting Great Expectations: Behaviour, Emotion and Trust”, miało na celu zrozumienie biopsychologicznego wpływu technologii, z której korzystamy w codziennej pracy, na współpracę i integrację podczas spotkań.

Profesjonalne rozwiązania technologiczne do organizowania spotkań są podstawą równoprawnego w nich uczestnictwa

Spotkania muszą mieć charakter holistyczny i uwzględniać dobro wszystkich uczestników. Kiedy po raz pierwszy przeszliśmy na pracę zdalną podczas pandemii, większość firm zapewniła pracownikom zestawy słuchawkowe i kamery internetowe do spotkań online. Jednak jakość tych rozwiązań była zróżnicowana i często nieodpowiednia. W rzeczywistości tylko 19% pracowników biurowych korzysta z osobistej, profesjonalnej kamery internetowej.

Analizując, w jaki sposób technologia przekłada się na jakość, której doświadcza każdy uczestnik spotkania i jak bardzo równe szanse w zakresie dostępu do odpowiednich urządzeń wpływają na ogólne postrzeganie współpracy, zaobserwowano znaczną różnicę, jeżeli wszyscy uczestnicy spotkania korzystają z tego samego profesjonalnego sprzętu, w porównaniu z laptopem z wbudowanym audio i wideo lub sprzętem słabszej jakości. Zaobserwowano 27% wzrost poziomu klarowności, 16% większe zaufanie, 35% większą ekspresję i 47% poprawę jakości przekazywanych informacji.

Co więcej, to właśnie osoby pracujące zdalnie najczęściej stają przed największymi wyzwaniami związanymi z wykorzystaniem technologii podczas spotkań hybrydowych. Badania wykazały, że pracownicy zdalni wyposażeni w profesjonalne zestawy słuchawkowe i kamery osobiste odnotowali poprawę ogólnej klarowności rozmów o 18%, podczas gdy uczestnicy biorący udział w spotkaniach w sali konferencyjnej lepiej ocenili ekspresyjność użytkowników zdalnych o 32%. Ponadto, osoby uczestniczące stacjonarnie w spotkaniach zauważyły prawie dwukrotnie (84%) wyższy poziom zaangażowania u pracowników zdalnych korzystających ze sprzętu profesjonalnego w porównaniu z tymi, którzy korzystali jedynie z laptopów. Co więcej, zdalni uczestnicy ufali innym osobom dołączającym zdalnie o 22% bardziej, gdy korzystali oni z rozwiązań profesjonalnych. Wyniki te pokazały jak można polepszyć poziom prezentacji i partycypacji pracowników zdalnych w spotkaniach hybrydowych, a także korzyści, jakie może im zapewnić odpowiednia technologia.

Profesjonalne wyposażenie sal konferencyjnych znacznie poprawia doświadczenia uczestników zdalnych

Większość z nas była w sytuacji, w której dołączaliśmy do spotkania zdalnie, podczas gdy pozostali uczestnicy znajdowali się w biurze. Bywa to frustrujące – trudności z usłyszeniem tego, co jest mówione, brak możliwości zobaczenia wszystkich obecnych w sali, a czasem także poczucie bycia pominiętym. A gdyby tak odpowiednie narzędzia mogły sprawić, że poczujesz się bardziej obecny i w pełni włączony w przebieg spotkania?

Badanie wykazało, że gdy uczestnicy używali profesjonalnej technologii zarówno w sali konferencyjnej, jak i zdalnie, osoby łączące się zdalnie zauważyły 56% poprawę jakości rozmów prowadzonych w sali konferencyjnej. Choć nic nie jest w stanie zastąpić interakcji twarzą w twarz, druga najwyższa ocena efektywności współpracy, zaraz po spotkaniach bezpośrednich, pochodziła od zdalnych uczestników oceniających użytkowników w salach konferencyjnych wyposażonych w profesjonalny sprzęt wideo. Testy przeprowadzono przy użyciu zestawu Jabra PanaCast 50 Video Bar i osobistej kamery PanaCast 20.

Wyniki te pokazują, że technologia może zmniejszyć dystans między uczestnikami spotkania, których dzieli fizyczna odległość. Reasumując, jest oczywiste, że wysokiej jakości technologia w salach konferencyjnych znacznie poprawia doświadczenia uczestników zdalnych. Każda firma, która chce zapewnić swoim pracownikom spotkania inkluzywne powinna nadać priorytet modernizacji swoich przestrzeni konferencyjnych, aby wspierać efektywną współpracę.

„W dzisiejszym świecie spotkań hybrydowych, zmniejszenie dystansu między współpracą bezpośrednią i zdalną nigdy nie było ważniejsze. Naszym celem jest zachęcenie firm do korzystania z tej technologii, aby umożliwić skuteczne interakcje, które będą jak najbardziej zbliżone do pełnego zaangażowania podczas spotkań twarzą w twarz”. – podkreślił Dr Simon Noyce, brytyjski psycholog, główny analityk w LSE.

„Wysokiej jakości technologia ma ogromny wpływ na efektywność współpracy zdalnej. Nasze badania pokazują, że gdy firmy inwestują w profesjonalny sprzęt zarówno dla uczestników w salach konferencyjnych, jak i tych zdalnych, mogą osiągnąć znaczącą poprawę. Wyniki te podkreślają kluczową rolę technologii w procesie optymalizacji doświadczeń związanych ze spotkaniami i wspieraniu udanej współpracy hybrydowej”. – dodał Holger Reisinger, SVP w Jabra.