Krajowy System e-Faktur – nowe przepisy mogą być wyzwaniem dla przedsiębiorców. Rozwiązanie Amodit pomoże usprawnić ich działanie

16 marca 2023

Aktualnie trwają prace nad wprowadzeniem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Prowadzone są również działania, które mają na celu dostosowanie obecnie obowiązującego prawa do nadchodzących zmian związanych z KSeF. Z projektu ustawy Ministerstwa Finansów, wynika, że korzystanie z systemu będzie obligatoryjne dla podmiotów gospodarczych (B2B). Faktury wystawione przez przedsiębiorców będą rejestrowane w systemie, z którego będą musiały zostać pobrane przez kontrahenta. Obowiązek nie dotyczy faktur konsumenckich (B2C), które nie zostaną objęte KSeF.

Wielka zmiana dla polskich przedsiębiorstw

Wystawianie faktur w ustrukturyzowanej formie oraz przechowywanie i przetwarzanie dokumentów w scentralizowanym KSeF ma pozwolić na weryfikację przesyłanych do niego dokumentów i decydować o dopuszczeniu ich do obrotu. Odczuwalnych korzyści dla przedsiębiorców, wynikających z wprowadzenia ustawy, wydaje się być sporo. W pierwszej kolejności można mówić o skróceniu niektórych procesów, w tym m.in. szybszy zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni. Ujednolicony, centralny system pozwoli także na zwolnienie z obowiązku archiwizacji dokumentów przez firmy, ponieważ będą one przechowywane w KSeF przez 10 lat. Korzystanie z systemu likwiduje też konieczność wystawiania duplikatów faktur. „Zgubiony” dokument wystarczy ponownie pobrać z systemu.

„Oprócz korzyści podatkowych, e-faktura to także szereg korzyści biznesowych. Umożliwia ona przede wszystkim sprawniejszą wymianę danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym. Ustrukturyzowany, jednolity wzór faktury pozwoli także na automatyzację procesów księgowych. W konsekwencji przełoży się to oczywiście na oszczędność czasu pracowników, którzy będą mogli wykazać się w innych obszarach prowadzenia działalności, a dodatkowo pomoże to w redukcji liczby pomyłek w procesie księgowania.” – ocenia Przemysław Sołdacki, Prezes Amodit.

Całkowite przejście na cyfrowy obieg oznacza także zmniejszenie wykorzystania papieru, skrócenie czasu oczekiwania na dokumenty, a także ograniczenie kanału ich transmisji. Obecnie kontrahenci mogą wysyłać wystawione faktury drogą fizyczną lub elektroniczną, jednak żaden z tych sposobów nie gwarantuje skutecznego dostarczenia dokumentu do odbiorcy. Wprowadzony w życie KSeF sprawia, że każdy dokument będzie dostępny za pośrednictwem systemu natychmiast po jego zarejestrowaniu. Dla faktur B2B, wystawionych i otrzymanych z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur, nie będzie obowiązku przekazywania struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK-FA) na żądanie urzędów skarbowych, ponieważ tak wystawione e-Faktury będą zawierać wszystkie elementy, jakie są przekazywane w JPK-FA.

Koszt zmiany na barkach przedsiębiorców

Przedsiębiorcy dostrzegają jednak także niedoskonałości systemu. Jedną z nich jest brak czytelnej dla odbiorcy wizualizacji faktury. Natychmiastowe rejestrowanie faktur, choć praktyczne, oznacza także brak możliwości poprawy raz wystawionej FV. Wszelkie zmiany powstałe na dokumencie pierwotnym będą mogły być korygowane jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej. Co więcej, obecne możliwości KSeF nie pokrywają wszystkich scenariuszy przesyłu dokumentów, które są stosowane w oparciu o istniejące przepisy.

Obawy dotyczą także konieczności integracji nowego systemu z wykorzystywanymi już w firmie, kluczowymi rozwiązaniami, takimi jak np. system ERP. Za dostosowanie systemów w całości będzie odpowiadał przedsiębiorca. Niezbędny stanie się także upgrade systemów ERP, chociaż i to nie wystarczy, by obsłużyć bardziej złożone scenariusze, zwłaszcza w dużych firmach. Problem może stanowić m.in. obsługa struktur wielospółkowych, połączenie danych finansowych z różnych systemów ERP, przypisywanie załączników, w tym opisów, do faktur, które nie mogą być przesyłane do KSeF. Dodatkowo KSeF będzie obejmował wyłącznie faktury znajdujące się w obrocie krajowym i nie będzie uwzględniał faktur z obrotu zagranicznego, co może być problemem dla firm obsługujących transakcje międzynarodowe. Ponadto chociaż KSeF pozwoli na unikanie duplikowania faktur, nie będzie można korygować ich zbiorczo oraz dokonywać ich walidacji z zamówieniami. oraz wiele innych.

Wygodny łącznik – wtyczka do KSeF

By usprawnić ten proces, Amodit przygotował przyjazne dla przedsiębiorców rozwiązanie KSeF Connector, które pozwoli na integrację systemu KSeF z dowolnym systemem finansowo-księgowym, używanym w przedsiębiorstwie. Zaletą jest dodatkowo fakt, że jedna wtyczka jest w stanie obsłużyć nawet kilka aplikacji, jeśli firma korzysta z większej ilości programów.

„KSeF Connector to rozwiązanie, które ułatwi życie przedsiębiorcom, ponieważ zaprojektowaliśmy je w oparciu o realia, w jakich działa biznes. – mówi Piotr Wągiel, Software Development Director z Amodit. – Oferuje szereg praktycznych funkcjonalności: oprócz przekazania i odbierania faktur do i od KSeF, umożliwia także obsługę wielu spółek, wysyłanie załączników z pominięciem KSeF MF, mapowanie pól z faktury do formatu KSeF, obsługę paczek FV oraz pobieranie dodatkowych poświadczeń np. UPO. Wtyczka zadba również o automatyczne monitorowanie dostępności systemów oraz diagnozę usterek na poziomie komunikacji pomiędzy systemami czy wspomnianą wizualizację faktur sprzedażowych i kosztowych.”

„System e-faktur wpływa na strategiczne obszary funkcjonowania przedsiębiorstw, wymuszając zmiany procesowe i organizacyjne w aspektach prawnym, finansowo-księgowym oraz technologicznym, ponieważ jego integracja z firmowymi systemami i aplikacjami wymaga odpowiedniego zaplecza, bądź przebudowy istniejących rozwiązań – zaznacza Robert Paszkiewicz, szef regionu CEE w OVHcloud. – Uwzględniając zakres i skalę nadchodących zmian, cieszymy się, że razem z Amodit możemy zaadresować realne potrzeby biznesu i wspierać firmy w sprawnej integracji z nowym systemem. Choć korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe dopiero od przyszłego roku wierzymy, że wprowadzenie rozwiązania ze znaczącym wyprzedzeniem pozwoli na możliwie komfortową i sprawną transformację.”