“Nowy wymiar druku, podczas pracy zdalnej” – Raport Rynek Druku w Polsce, zdaniem największych graczy na rynku. / cz.3

9 czerwca 2021

Pandemia i związane z nią przemiany skłaniają nas do refleksji nad życiem. Cyfryzacja w firmach znacznie przyspieszyła, dlatego nie można zapominać o bezpieczeństwie danych wrażliwych podczas wykonywania pracy zdalnej. Poza tym klienci coraz częściej decydują się na wybór ekologicznego sprzętu.

Wykonywanie służbowych obowiązków poza siedzibą biura nie jest już niczym nadzwyczajnym. Stało się to codziennością dla wielu z nas. Z raportu „Wpływ pandemii COVID-19 na pracę zdalną – perspektywa pracownika” wynika, że liczba osób wykonujących swoją pracę w pełni zdalnie wzrosła aż 45-krotnie w porównaniu z okresem przed pandemią*. Obostrzenia sanitarne wymusiły na większości pracodawców zwiększenie elastyczności jeśli chodzi o miejsce wykonywania obowiązków zawodowych przez pracowników, wymagając od nich funkcjonowania w zupełnie nowych warunkach. Przejście w tryb pracy zdalnej było wyzwaniem nie tylko dla szefostwa, ale dla wszystkich, którzy z dnia na dzień musieli zorganizować sobie w mieszkaniu przestrzeń do pracy.

– Kluczem do efektywnej pracy z innego miejsca niż dobrze znane biuro okazało się odpowiednie wyposażenie pracownika – przypomina Paweł Wośko, Pre Sales & Technical Service Manager w firmie Brother. – Dzięki rozwojowi technologii możemy wydajnie wykonywać służbowe obowiązki praktycznie z każdego miejsca, które ma dostęp do internetu. Elastyczne podejście do lokalizacji i czasu pracy często budziło obawę menedżerów o wydajność pracowników. W rzeczywistości praca zdalna, wbrew potocznemu przekonaniu, przynosi lepsze rezultaty niż zakładano. Rozwój technologii pozwala także poszerzać spektrum zadań, które możemy wykonywać poza biurem. Aby zapewnić pracownikom odpowiedni komfort pracy i standard, który znają z biura, coraz więcej firm decyduje się na zakup drukarek lub kompaktowych urządzeń wielofunkcyjnych, które wypożycza się na czas pracy zdalnej. Dzięki temu pracownicy zyskują elastyczność w wyborze miejsca wykonywania służbowych obowiązków, nie tracąc przy tym na jakości pracy. Proces cyfryzacji wielu biznesów znacznie przyspieszył, jednak większość procesów w firmach nadal wymaga fizycznego podpisu na dokumencie, w związku z tym wyposażenie pracowników w drukarki i skanery pozwala zachować ciągłość pracy.

Dodatkowo, myśląc o stopniowym powrocie do biur lub pracy w modelu hybrydowym, większość organizacji rezygnuje z dużych biurowych urządzeń wielofunkcyjnych, które były dostępne dla wszystkich pracowników organizacji na rzecz kompaktowych drukarek dedykowanych konkretnym zespołom. Cyfryzacja w firmach znacznie przyspieszyła, dlatego nie można zapominać o bezpieczeństwie danych wrażliwych podczas wykonywania pracy zdalnej. Zmiana miejsca z biura na domowe zacisze może wpływać na mniejsze przywiązywanie uwagi do kwestii bezpieczeństwa informacji, a także na zmianę sposobów przetwarzania danych osobowych, co w konsekwencji może oznaczać obniżenie poziomu zabezpieczeń. Jest to niezwykle wysokie ryzyko dla organizacji, szczególnie gdy dane są przesyłane lub wykorzystywane bez zastosowań ich szyfrowania lub połączeń wewnątrzfirmowych, na przykład za pomocą VPN.

– Z naszego raportu na temat cyfrowej transformacji wynika, że prawie 9 na 10 małych i średnich przedsiębiorstw doświadczyło incydentu cyberbezpieczeństwa związanego z urządzeniem drukującym – informuje Paweł Wośko. – Takie sytuacje najczęściej wynikały z zaniedbań i były związane z pozostawieniem poufnych dokumentów bez nadzoru przy drukarce, nieodebraniem wydruków lub przechwyceniem wydrukowanych materiałów innych pracowników. Wiele organizacji zaczyna wprowadzać rozwiązania, których celem jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa procesom związanym z drukiem. Ograniczanie dostępu do niektórych urządzeń drukujących, wprowadzanie kart identyfikacyjnych czy nadawanie pracownikom kodów PIN to krok w bardzo dobrym kierunku. Jednak działania te nie rozwiązują sedna problemu.

Z danych zebranych przez Brother wynika, że u podstaw bezpieczeństwa druku w przedsiębiorstwach z sektora MŚP leży między innymi brak osoby odpowiedzialnej za jego ochronę. Zazwyczaj jeden, a w najlepszym wypadku kilku pracowników zajmuje się wszystkimi zagadnieniami związanymi z IT. Sytuacja rozmytej odpowiedzialności sprawia, że w praktyce rzadko kto zajmuje się czymś całościowo – od początku do końca, a to zwiększa podatność firm na zagrożenia ze strony hakerów. Kolejny problem wpływający na bezpieczeństwo druku w małych i średnich firmach to brak odpowiedniej edukacji wszystkich pracowników. Często nie mają oni dostatecznej świadomości ryzyka związanego z brakiem odpowiedniego poziomu ochrony danych. Oczywiście to głównie w kompetencjach specjalistów IT leży zapewnienie odpowiedniej ochrony urządzeniom, jednak wszyscy pracownicy odpowiadają za kontrolę przepływu danych. Nawet najlepsze zabezpieczenia nie wygrają z brakiem rozwagi.

Specyfika sektora MŚP sprawia, że w takich firmach bardzo często nie ma możliwości wyznaczenia jednej osoby, która byłaby odpowiedzialna za bezpieczeństwo druku czy organizowania szkoleń na ten temat. Właśnie dlatego tak ważne w obecnych czasach – gdy hakerzy jedynie czekają na nasz błąd – staje się korzystanie z możliwości, jakie oferuje w tym obszarze rynek. Odpowiedni partner technologiczny nie tylko doradza, wspiera, szkoli i służy pomocą, ale również zapewnia odpowiedni poziom ochrony urządzeniom oraz przetwarzanym danym. Pracodawca powinien zadbać, żeby w każdej sytuacji podwładni dysponowali maksymalnym wsparciem technologicznym do wykonywania zadań. Na przykład, jeśli pracownik korzysta ze sprzętu drukującego, powinien mieć możliwość druku z różnych urządzeń w firmie, jednocześnie zapewniając zgodność ze wszystkimi procedurami cyberbezpieczeństwa. Taką możliwość dają między innymi urządzenia drukujące Brother z funkcją uwierzytelniania kart, które pozwalają na identyfikację drukującego za pomocą karty magnetycznej. Dodatkowo modele Brother oferują możliwość druku z urządzeń mobilnych, tak więc gdy podczas rozmowy telefonicznej pracownik dostaje pilnego maila z dokumentami, może je natychmiast wydrukować.

Właściwa konfiguracja urządzeń sieciowych umożliwia przygotowanie bezpiecznego środowiska w warunkach home office. Sprzęt drukujący Brother ma w standardzie wiele cech zwiększających bezpieczeństwo, w tym domyślne hasło dostępowe do ustawień urządzenia. Obecnie każda drukarka sieciowa ma unikalne hasło oraz możliwość filtrowania adresów IP i wyłączenia nieużywanych protokołów sieciowych, takich jak Telnet, FTP, http, które mogą być wykorzystane do ataku na sieć lokalną. Sprzęt Brother pozwala także na konfigurację menu urządzenia i ograniczenia dostępnej funkcjonalności do niezbędnych funkcji realizowanych przez użytkowników. Niestety, urządzenia drukujące często są pomijane w tworzeniu bezpiecznego środowiska pracy. Użytkownicy oraz administratorzy pilnują wdrożenia bezpiecznych procedur na komputerach i telefonach, zapominając o drukarkach i skanerach. A przecież wykorzystanie standardowej funkcjonalności urządzeń w znacznym stopniu ułatwia zabezpieczenie dostępu do przetwarzanych dokumentów.

– Możliwość pracy z dowolnego miejsca zajmuje coraz wyższą pozycję na liście wymogów potencjalnych pracowników, zwłaszcza tych z generacji Z i millenialsów – podkreśla Paweł Wośko. – Odpowiedzialny menedżer musi sprytnie wykorzystać ten potencjał, gwarantując im zarówno przestrzeń, w której będą funkcjonować, jak i rozwiązania technologiczne, które w każdym miejscu pozwolą na osiągnięcie pełnej wydajności. Chodzi przy tym również o zachowanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych.

– Pandemia zmusiła nas wszystkich do zmiany wieloletnich nawyków i stylu pracy – zwraca uwagę Michał Dziadosz, Direct Sales Director w Ricoh Polska. – Odbyło się to w ekspresowym tempie i wymagało wiele wysiłku. Doświadczenia ostatniego roku pokazały, że wiele firm nie było przygotowanych do działania w takim trybie. Praca zdalna wymaga dostępu do odpowiednich narzędzi i systemów. Bez spełnienia tych warunków trudno o utrzymanie zaangażowania pracowników, odpowiedniego standardu pracy i bezpieczeństwa danych.

W czasie pandemii również firma Ricoh sprawdziła, jak postrzegana przez pracowników jest praca w trybie home office. Z wyników tych badań wynika, że aż 42 proc. respondentów podczas pracy z domu na realizację służbowych obowiązków poświęca więcej godzin niż w biurze. Natomiast 31 proc. odczuwa zniechęcenie i brak motywacji ze względu na problemy z korzystaniem ze sprzętu i systemów. Słabym punktem jest również brak odpowiedniego wsparcia działów IT. Około 30 proc. badanych skarży się na utrudniony kontakt i kłopoty z uzyskaniem szybkiej pomocy. Jak się okazuje, brak inwestycji w odpowiednie narzędzia może skutkować utratą najlepszych pracowników. Aż 27 proc. badanych rozważa zmianę pracodawcy na takiego, który jest lepiej przygotowany do pracy zdalnej. Inny bardzo ważny aspekt to bezpieczeństwo danych. Szczególnie teraz, gdy użytkownicy w coraz większym stopniu korzystają z urządzeń drukujących do cyfryzacji i współdzielenia dokumentów, firmy muszą chronić dane w sposób kompleksowy i mieć na uwadze cały cykl życia dokumentu. Parametry i rozwiązania, które oferują w tym zakresie producenci, będą z pewnością mocno wpływać na decyzje zakupowe.

Wiele firm zmaga się z nasilonymi atakami cyberprzestępców. Pracownicy muszą wiedzieć, jakich zachowań unikać. Praca w trybie home office wymaga dużej świadomości zagrożeń związanych z ochroną danych. Wyzwaniem jest również dbałość o ich integralność. Trudno niestety ją zapewnić, jeśli firma nie dysponuje cyfrowym archiwum czy systemem do elektronicznego obiegu dokumentów. Brak możliwości szybkiej weryfikacji i dostępu do najnowszej wersji dokumentów odbija się negatywnie na optymalnej realizacji procesów. Stworzenie efektywnego środowiska do pracy zdalnej to nie tylko aspekt technologiczny – twierdzi Michał Dziadosz. – Pracodawca powinien również zwrócić uwagę pracowników na kwestie związane z ergonomią i dbałością o zdrowie. Niezależnie od tego, czy praca odbywa się w biurze, czy w domu, kluczowe jest zachowanie równowagi.

– Bezpieczeństwo, ekonomia i ekologia to bez wątpienia kluczowe aspekty pracy zdalnej podczas pandemii – zgadza się Andrzej Sowiński, dyrektor zarządzający HP Inc Polska. – Doskonale wiemy o tym w HP i dlatego we wszystkich naszych działaniach stawiamy na zrównoważony rozwój. Jest on wręcz wpisany w DNA naszej firmy. Sustainable Impact to zobowiązanie HP do tworzenia pozytywnych, trwałych zmian dla planety, jej mieszkańców i społeczności. Cztery piąte konsumentów chce, aby firmy rozwiązywały problemy społeczne i zajmowały stanowisko w takich sprawach jak globalny zrównoważony rozwój, kwestie rasowe albo wpływ pandemii na jednostkę**. Traktujemy te oczekiwania bardzo poważnie. Na przykład jesteśmy dumni z faktu, że pozyskaliśmy w Haiti ponad 60 milionów plastikowych butelek pochodzących z oceanu, które zostały przetworzone na oryginalne wkłady atramentowe i sprzęt HP. Wprowadziliśmy na rynek pierwszego na świecie notebooka, monitor, mobilną stację roboczą oraz Chromebooki dla przedsiębiorstw wykonane z plastiku pozyskanego z powierzchni oceanu, w tym najnowszy model notebooka HP Elite Dragonfly G2. Naszym celem jest zwiększenie portfolio urządzeń firmy HP (zarówno w zakresie druku, jak i komputerów osobistych) z wykorzystaniem plastiku pochodzącego z recyklingu poużytkowego z 9 proc. dwa lata temu do 30 proc. za cztery lata.

– Przejście biznesu na pracę zdalną pozytywnie wpływa na środowisko, co jest szczególnie widoczne w aglomeracjach – nie ma wątpliwości Andrzej Sowiński. – Dlatego nowoczesna infrastruktura IT jest bezpośrednio związana z wysiłkami przedsiębiorstw na rzecz zrównoważonego rozwoju. Szczególnie jeśli nowoczesny sprzęt IT podlega ścisłym wymogom zrównoważonego rozwoju. Dzięki naszym wysiłkom i celom związanym ze zrównoważonym rozwojem, HP jest liderem w branży IT.

Priorytetem jest również cyberbezpieczeństwo. Na ataki są narażone zarówno osoby fizyczne, jak i firmy różnej wielkości. Organizacje muszą reagować na zmienne scenariusze ataków oraz nową sytuację, w której muszą zabezpieczyć dużą część biznesowej sieci IT poza murami firm, zarówno w perspektywie średnio-, jak i długoterminowej.

– Pozytywnym, a nieoczekiwanym efektem ubocznym pandemii jest większe zainteresowanie społeczeństw i przedsiębiorców kwestiami ekologicznymi, poszukiwaniem niskoemisyjnych źródeł energii i innych rozwiązań ograniczających zanieczyszczenia – przekonuje Krzysztof Modrzewski, National Sales Manager w Epson Europe. – Poza rosnącą świadomością ekologiczną, ten trend spowodowany jest także rosnącymi kosztami energii elektrycznej. Celem naszej firmy jest osiągnięcie statusu niezastąpionego przedsiębiorstwa, które korzystając ze swoich wydajnych, kompaktowych i precyzyjnych technologii, osiąga zrównoważony rozwój w gospodarce o obiegu zamkniętym.

Epson także przeprowadził (w lipcu ubiegłego roku) szeroko zakrojone badania poświęcone ekologii. A wcześniej opracowano „Wizję środowiskową 2050”, w której zdefiniowano najważniejsze cele:

Zmniejszenie emisji dwutlenku węgla o 90 proc. w skali całego cyklu życia produktów.
Umieszczenie wszystkich produktów w pętli ponownego wykorzystywania i recyclingu zasobów.
Redukcja bezpośredniej emisji dwutlenku węgla o 90 proc. i wyeliminowanie emisji innych gazów cieplarnianych.
Przywrócenie i ochrona bioróżnorodności w ramach działań jako członek ekosystemu, wspólnie z lokalnymi społecznościami.

Efektem ma być dostarczanie konsumentom nowoczesnych i innowacyjnych rozwiązań, które przy zachowaniu pełnej funkcjonalności będą miały niewielki wpływ na środowisko naturalne zarówno w procesie produkcji, jak i użytkowania, a także będą w dużej mierze podlegać ponownemu przetworzeniu. Biznesowe drukarki atramentowe Epson zużywają do 83 proc. mniej energii niż drukarki laserowe. Oznacza to obniżenie kosztów energii elektrycznej, co jest szczególnie istotne dla pracowników wykonujących swe obowiązki w domu.

Niezależne testy wykazują, że drukarki te produkują też zdecydowanie mniej odpadów niż laserowe, a także nie emitują ozonu. Wymienia się w nich mniej materiałów eksploatacyjnych i części niż w urządzeniach laserowych. Te przyjazne dla środowiska cechy mają duże znaczenie, dlatego klienci coraz częściej decydują się na wybór zielonych urządzeń, choć równie istotna jest coraz większa świadomość związana z całkowitym kosztem użytkowania oraz komfortem pracy. Z punktu widzenia pracodawcy istotna jest możliwość zmniejszenia kosztów operacyjnych poprzez wykorzystanie nowych technologii. Wykorzystując swoje wieloletnie doświadczenia, Epson proponuje na przykład urządzenia wielofunkcyjne drukujące bez nagrzewania, które związane jest z poborem dużych ilości energii (i związanej z tym emisji dwutlenku węgla) w technologii HeatFree. Pełnią one funkcję efektywnych centrów przetwarzania dokumentacji, gwarantujące bardzo wydajną pracę, przy niskim TCO.

Dodatkowo wszechstronność zapewniają funkcje automatycznego skanera i dołączane oprogramowanie takie jak ERS. Epson Remote Service to innowacyjny system monitoringu i zarządzania oparty na chmurze, który pozwala na zaawansowane zdalne zarządzanie sprzętem Epson, także tym służącym jako wsparcie w home-office. Umożliwia on między innymi zdalny monitoring całej floty urządzeń, automatyczne powiadomienia oraz analizę użytkowania urządzenia, diagnostykę i naprawę problemów. Kontrolując stan urządzenia, ilość tuszu i wydruków, administrator może wesprzeć użytkownika niezależnie od tego, czy pracuje on w domu, czy w biurze. Daje to firmie pełny monitoring urządzenia, a pracownikowi komfort w postaci zwolnienia z konieczności myślenia o czynnościach serwisowych.

Przeniesienie pracowników w tryb home-office i związane z tym uwolnienie biur daje szansę na przemyślane wdrożenie nowych systemów i koncepcji. Wybierając nowe rozwiązania, warto postawić na eko w rozumieniu zarówno efektywności oraz ekonomiczności, jak i ekologii. Mniejsze zużycie energii elektrycznej to nie tylko mniejsza emisja dwutlenku węgla, ale także niższe rachunki za prąd. Odwołując się do wspomnianych już badań, nie bez znaczenia są oczekiwania konsumentów i pracowników: aż 78 proc. z nich uważa, że silne zaangażowanie w zrównoważony rozwój wpływa na postrzeganie danej firmy i identyfikację z nią.

– Olbrzymia dynamika zmian, jakich doświadczyliśmy w ubiegłym roku, nakazuje ostrożność względem wszelkich prognoz odnośnie przyszłości. Bez wątpienia świat zmienia się w różnych obszarach, także w biznesie i dotyczy to przedsiębiorstw różnej wielkości. Widać, że zaangażowanie i identyfikacja pracowników są wyższe w firmach, które mają jasno określone i zrównoważone cele środowiskowe. Ich realizacja nie musi wiązać się z dużymi nakładami. Modernizacja technologii pomaga firmom działać sprawniej i oszczędniej, a pracownikom pracować wydajniej i komfortowo także w systemie hybrydowym, który zapewne wkrótce stanie się powszechny – podsumowuje Krzysztof Modrzewski.

Mieczysław T. Starkowski

https://itreseller.pl/it-reseller-nr-338-2021/