Polskie firmy rozumieją cyfryzację, potrzeba rośnie ale widać różnice między podejściem firm, co potwierdza najnowsze badanie Canon Polska
Polskie firmy rozumieją cyfryzację, ale widać różnice między podejściem dużych i średnich przedsiębiorstw – wynika z badania rynku zleconego przez Canon Polska.
Szeroka analiza sektora biurowego pozwala się także dowiedzieć, jak firmy wdrażają cyfrowy obieg dokumentów i oprogramowanie chmurowe – najważniejsze elementy cyfrowej transformacji biura.
„Cyfryzacja jest ważna” zgodnie stwierdzili przedstawiciele średnich i dużych firm. To jeden z głównych wniosków wypływających z najnowszego badania rynku biurowego przeprowadzonego dla Canon Polska przez InsightLab na przełomie października i listopada. – W ankiecie wzięło udział 200 przedstawicieli średnich i dużych firm. Były wśród nich osoby odpowiedzialne za infrastrukturę IT, managerowie IT, dyrektorzy administracyjni, kadra zarządzająca oraz osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie biur i organizowanie pracy biurowej – informuje Przemysław Huk z agencji badawczej Insight Lab. – Badanie wykonaliśmy po raz drugi, by sprawdzić, jak po roku zmieniło się podejście polskich przedsiębiorców do cyfryzacji. Choć w tym roku nieco zmieniliśmy zakres pytań, to główny wniosek jest jeden: z roku na rok widzimy, jak firmy coraz bardziej przekonują się do stosowania nowoczesnych rozwiązań – precyzuje ekspert.
Według przedstawicieli Canon, w czasach cechujących się wysoką dynamiką zmian technologicznych, taka analiza to podstawa dla lepszego rozumienia potrzeb przedsiębiorców:
– Badania rynku pozwalają nam poznać potrzeby firm w wielu kwestiach. Szczególny nacisk kładziemy na zagadnienia obiegu dokumentów, cyfryzacji biznesu i cyberbezpieczeństwa – mówi Dariusz Szwed, Managed Print Services Product Manager w Canon Polska. – Ich analiza to zawsze ciekawa lektura, prowadząca do wielu ważnych wniosków. Dzięki odpowiedziom przedsiębiorców dowiadujemy się, czego dziś oni oczekują i jak możemy im pomóc – dodaje.
Rozwiązania, których potrzebują firmy
Jak wynika z badania, dla dużych firm bardziej niż dla średnich priorytetem jest funkcjonowanie biura bez papieru. Dla 10 proc. ankietowanych zagadnienia cyfryzacji obiegu dokumentów są „niezwykle istotne” (najwyższa ocena na dziesięciostopniowej skali priorytetów).
A jeśli już cyfryzować obieg dokumentów, to jak?
Wprowadzanie zmian łatwiej przychodzi dużym przedsiębiorstwom. Pracownicy dużych firm (zatrudniających powyżej 250 pracowników) częściej korzystają też ze zdalnego lub hybrydowego trybu pracy.
– Z badań wynika, że firmy, które chcą modernizować swoje podejście do pracy z dokumentami, największy nacisk kładą na wdrożenie elektronicznych formularzy zamiast dokumentów papierowych, na automatyzację procesu odczytania i rejestracji faktur oraz na digitalizację firmowego archiwum – wylicza Dariusz Szwed. – Dobra wiadomość jest taka, że wszystkie te elementy są już gwarantowane przez nowoczesne oprogramowanie do zarządzania informacjami – przekonuje ekspert Canon.
Kluczowa edukacja
Jest dobrze, ale wciąż nie idealnie. Badanie pokazuje, że nie wszystkie firmy zdają sobie sprawę z korzyści, jakie może im dać dobrze wdrożony system do zarządzania dokumentacją. Dlatego, jak przekonuje Dariusz Szwed, rolą producentów takich jak Canon jest przede wszystkim dotarcie do przedsiębiorców z informacjami:
– Musimy głośno mówić o korzyściach, które daje automatyzacja pracy biurowej. Czyli o odciążeniu pracowników z najbardziej żmudnych, powtarzalnych zadań. O dużo szybszym obiegu dokumentów kosztowych, który w wielu branżach bezpośrednio przekłada się na możliwość lepszego zarządzania bieżącym budżetem. Wreszcie o wyższym poziomie bezpieczeństwa informacji i dokumentów oraz o komforcie zgodności dokumentacji z wyśrubowanymi przepisami ochrony danych osobowych – wylicza przedstawiciel Canon Polska.
Wydaje się, że widać już efekty tej cyfrowej edukacji. W porównaniu z zeszłym rokiem, dużo więcej firm rozważa wprowadzenie konkretnych rozwiązań cyfryzujących pracę. I aż 13 proc. przedsiębiorstw nie odpowiada już, że „nie rozważa wprowadzenia usług związanych z transformacją cyfrową”. A to dobre wieści, bo – jak zgodnie twierdzą eksperci branży–- digitalizacja obiegu dokumentów to tylko kwestia czasu. Ci, którzy już wdrożą pewne kroki w tym kierunku, będą lepiej przystosowani do przyszłych zmian.
Najnowszy numer
Najnowszy numer