Powszechny kierunek ku automatyzacji jest widoczny we wszystkich obszarach raportowania finansowego. Konsolidacja sprawozdań finansowych a systemy IT – jaki wybrać, kiedy i dlaczego?
Wydawałaby się, iż proces konsolidacji sprawozdań finansowych w grupach kapitałowych w dzisiejszych czasach jest już dopracowany i ugruntowany oraz wsparty odpowiednimi rozwiązaniami IT. Okazuje się jednak, że nie do końca. Aktualna dynamika transakcji na rynkach oraz chęć skrócenia czasu raportowania zwiększyła zapotrzebowanie na zaawansowane rozwiązania automatyzujące również w tym obszarze.
W ostatnich latach można zaobserwować trend odchodzenia od procesów polegających na prowadzeniu konsolidacji finansowej w excelu. Coraz częściej konsolidacja sprawozdań finansowych odbywa się w systemach bazodanowych, zapewniających bezpieczeństwo i wiarygodność danych oraz automatyczną kontrolę zgodności, i jednocześnie dających zdalny dostęp online w czasie rzeczywistym do całego procesu zarówno jednostkom konsolidowanym, jak i jednostce dominującej.
W jakich sytuacjach należy rozważyć wdrożenie zaawansowanego programu lub systemu do konsolidacji sprawozdań finansowych?
1. Wzrost lub częste zmiany w grupie kapitałowej
To był i jest najczęstszy powód poszukiwania rozwiązań IT do konsolidacji. Funkcjonalności rozwiązania zależeć będą od etapu rozwoju grupy kapitałowej. Rynek oferuje wiele możliwości zaczynając od bardziej zautomatyzowanych rozwiązań opartych o excel i wbudowane makra, walidacje, poprzez narzędzia bazodanowe, w znacznej części automatyzujące proces i wspierające w podniesieniu efektywności procesu konsolidacji i jakości danych, aż do zaawansowanych narzędzi modułowych, z możliwością integracji z innymi rozwiązaniami.
2. Potrzeba ustrukturyzowania i zwiększenia efektywności procesu konsolidacja
Osoby odpowiedzialne za przygotowanie danych skonsolidowanych doskonale wiedzą, jak trudne może być zebranie terminowo danych od jednostek konsolidowanych. Największe bolączki w tym obszarze zwykle dotyczą mnogości wersji przygotowywanych tzw. pakietów konsolidacyjnych, jeśli dodatkowo dochodzi do tego przekazywanie ich drogą mailową – chaos i pomyłki są nieuniknione. Dodatkowe aspekty, jak liczne transakcje między podmiotami konsolidowanymi wymagające uzgodnienia, zwykle wpływają na niepotrzebne wydłużanie procesu. Dlatego tak ważne jest zminimalizowanie lub uniknięcie wąskich gardeł, co w przypadku rozwiązań opartych na prostym arkuszu kalkulacyjnym jest niemożliwe. Niemniej istotne jest opracowanie spójnych rozwiązań usprawniających wymianę informacji.
3. Poszukiwanie elastycznych rozwiązań do konsolidacji sprawozdań, które jednocześnie wspierałyby inne potrzeby sprawozdawcze.
Zauważamy, iż spółki coraz częściej poszukują rozwiązań nie tylko stricte do konsolidacji, ale jednocześnie wspomagających w obszarach takich jak rachunkowość zarządcza, prognozowanie, budżetowanie czy nawet workflow procesów. Za dość standardowe opcje rozwiązań do konsolidacji należy uznać możliwość wykorzystania zebranych danych również na potrzeby jednostkowe poszczególnych podmiotów, czy możliwość wygenerowania xml.
4. Szybki dostęp do wiarygodnych informacji historycznych
Zarządzanie plikami excel w dłuższej perspektywie, szczególnie w przypadku grup podlegających zmianom, może być problematyczne i prowadzić do bazowania na nieostatecznych danych, ich nieporównywalności czy wręcz ich utraty. Dane zapisywane w bazach danych są znacznie bezpieczniejsze, ale również łatwiej dostępne dla użytkowników. Pozyskanie danych wiarygodnych z poprzednich okresów nie stanowi problemu, a w przypadku nieuzasadnionych zmian zwykle istnieje możliwość weryfikacji logowania i dokonanych zmian. Warto zwrócić uwagę również na bezpieczeństwo danych oraz brak możliwości nieuprawnionego dostępu do nich.
5. Chęć zminimalizowania błędów przy przeliczaniu danych oraz agregacji danych i korekt konsolidacyjnych
Wszędzie tam, gdzie jest możliwość ingerencji użytkownika w stosowane algorytmy, ryzyko chociażby zwykłej pomyłki jest podwyższone. Rozwiązania, które pozwalają wprowadzić wybrane parametry, ale przeliczenia dokonują w oparciu o wbudowane ustawienia, przede wszystkim przyspieszają sam proces przeliczeń, ale również minimalizują ryzyko powstania ‘prostych’ błędów wynikających np: z nieuwzględnienia jakiejś komórki czy kolumny.
Przy rozważaniach i wyborze rozwiązań automatyzujących sprawozdawczość grupy kapitałowej warto pamiętać, iż konsolidacja to proces ściśle powiązany z innymi procesami występującymi w obszarze raportowania. Narzędzie do konsolidacji może zatem adresować również inne potrzeby raportowe, np: jednocześnie dostarczać danych na potrzeby zarządcze czy budżetowe, a także, bazując na danych wprowadzonych do systemu, pozwalać na stworzenie jednostkowych sprawozdań finansowych poszczególnych jednostek, czy nawet wygenerowanie sprawozdań finansowych w wymaganym formacie.
https://itreseller.pl/bedzie-bezpieczniej-google-wkrotce-wlaczy-uwierzytelnianie-dwuskladnikowe-jako-opcje-domyslna/
Najnowszy numer
Najnowszy numer