Raben i ośmiornica, czyli logistyczny gigant cyfryzuje procesy z low-code

14 lutego 2023

Ponad 16 mln przesyłek rocznie obsługuje holenderski gigant logistyki. Taką skalę działania można opanować wyłącznie dzięki zaawansowanym rozwiązaniom IT. Grupa Raben postawiła na technologię low-code i polską platformę Webcon BPS. Wystarczył tydzień, by dzięki nowemu oprogramowaniu niemal 2 tys. pracowników uzyskało zdalny dostęp do firmowych aplikacji na początku pandemii. Dziś już ponad 30 procesów działa sprawniej dzięki wdrożonym na platformie aplikacjom.

Holenderska Grupa Raben, obecna na rynku od ponad 90 lat, nieustannie zwiększa skalę działania organicznie, ale też przejmując kolejne, zagraniczne spółki. Zespół niemal 11 tys. pracowników w 15 krajach dysponuje rozwiniętym zapleczem magazynowym oraz transportowym, które umożliwia realizowanie usług logistycznych na lądzie, drogą wodną oraz powietrzną. Wyzwaniem dla każdego tego typu biznesu jest skala działalności. Kilkanaście rynków to m.in. zróżnicowane regulacje dotyczące transportu i kwestii podatkowych, ale też spore różnice w podejściu do realizacji działań, kulturze pracy oraz wykorzystywanych narzędziach do komunikacji i obsługi procesów. Rozwiązanie IT, które pozwala je ujednolicać to podstawa efektywnego działania.

– Zespół Raben stawiam za doskonały przykład tego, jak przekuć kluczowe funkcjonalności Webcon BPS w sukces biznesowy. Grupa działa na kilkunastu rynkach i każdego dnia optymalizuje procesy, które dotyczą dziesiątek tysięcy klientów oraz nawet 16 milionów przesyłek rocznie. Możliwość sprawnego reagowania na potrzeby użytkowników biznesowych oraz wdrażania kolejnych spółek to priorytety, które Dział IT Raben realizuje poprzez szybkie prototypowanie i wdrażanie aplikacji oraz ich nieustanne modyfikowanie w ujednoliconym środowisku. Elastyczność platformy jest krytycznie ważna dla powodzenia tych działań – wskazuje Łukasz Semeniuk, Dyrektor Sprzedaży w Webcon.

Słoń, gniazdo węży czy pomocna ośmiornica

Technologia low-code okazała się najskuteczniejszym narzędziem do optymalizacji procesów i scalania danych pochodzących z wielu źródeł. O użyteczności i dopasowaniu platformy Webcon BPS do potrzeb organizacji świadczy fakt, że na co dzień kreowanie nowych aplikacji biznesowych (tych opartych o Webcon BPS) w całej Grupie koordynuje trzyosobowy zespół dbający o nieustanny dialog z biznesem, wspomagany przez dwuosobowy zespół odpowiedzialny za bieżące wsparcie uzytkowników. Przy zaangażowaniu pracowników z lokalnych oddziałów w Raben udało się do tej pory scyfryzować proces „Archiwum umów” w 14, a „Obieg faktur kosztowych” w 13 krajach i kilkudziesięciu oddziałach firmy.

Aby sprawnie przeprowadzić firmę przez proces implementacji nowej platformy i w pełni wykorzystać jej potencjał, zespół IT logistycznego giganta opracował 3 alternatywne propozycje strategii wdrażania rozwiązań technologicznych: słonia, gniazda węży i ośmiornicy.

Mianem słonia nazwano budowanie oprogramowania w tradycyjny sposób. Czasochłonne spotkania projektowe wszystkich interesariuszy, kompleksowe i pracochłonne zbieranie wymagań i odległy w czasie efekt końcowy nie byłyby jednak adekwatne do potrzeb dynamicznie działającego biznesu. Gniazdem węży określono pomysł na aktualizację technologii we wszystkich procesach objętych zakresem dotychcaszowego systemu. Dzięki temu można szybko przenieść wszystkie procesy na nową platformę, ale trudno wykorzystać potencjał ich optymalizacji. Drogę, którą ostatecznie obrano, nazwano strategią ośmiornicy, w duchu podejścia rapid development, czyli budowania stosunkowo niewielkich aplikacji oraz ich nieustannego testowania i usprawniania. To znacznie przyspieszyło rozwój oprogramowania, spopularyzowało platformę low-code w całej Grupie Raben i pomogło rozwiązać bieżące wyzwania biznesowe poszczególnych spółek.

– Strategia ośmiornicy przynosi nam efekty w postaci wykładniczej. Każda optymalizacja procesów zwiększa ich efektywność w całej organizacji. W krótkim czasie radykalnie usprawniliśmy nasz ekosystem IT. Począwszy od 2019 roku, kiedy zdigitalizowaliśmy podstawowe procesy takie, jak obieg umów, czy faktur zakupowych, przez wdrożenia w kolejnych krajach, uporządkowanie i integrację z obecnym oprogramowaniem, aż po digitalizację nowych obszarów organizacji dzięki Webcon BPS – podkreśla Robert Ogierman, IT Project Coordinator w Raben.

Sell or jail

Wygodna standaryzacja procesów optymalizowanych na platformie low-code pomogła Grupie Raben przyjąć podejście w tworzeniu oprogramowania – „sell or jail”. Sell – rozumiane jest tu jako korzyści biznesowe płynące z optymalizacji lub jail – czyli wymóg wdrażania modyfikacji oprogramowania, powiązany np. ze zmianami w prawie. Działając na 15 rynkach Raben wybrał technologię, która zapewniła ujednolicenie działań i praktycznie nieograniczoną możliwość wprowadzania zmian – niezbędne do efektywnej pracy z aplikacjami biznesowymi w różnorodnym i zmiennym środowisku.

– Nim wdrożyliśmy Webcon BPS mieliśmy wrażenie, że za mało rozmawiamy z użytkownikami systemów w naszej Grupie. Potencjał pomysłów użytkowników biznesowych pracujących w oddziałach na Węgrzech, w Holandii czy w Niemczech nie miał szans być wykorzystywany. Odkąd pracujemy z platformą low-code jesteśmy bliżej prawdziwych potrzeb użytkowników i możemy je bardzo szybko adresować za pomocą rozwiązań IT wspierających realizację codziennych zadań. To znajduje odzwierciedlenie w większym zaangażowaniu i lepszej efektywności pracy całych oddziałów – wskazuje Robert Ogierman.