Raport rynku druku: Druk jako usługa. Rzeczywistość czy buzzword?

Model print-as-a-service (czy też MPS) coraz częściej stanowi odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie firm w zakresie elastycznego zarządzania drukiem. Zamiast kupować urządzenia i samodzielnie nadzorować ich pracę, przedsiębiorstwa mogą skupić się na głównych celach biznesowych, a zadanie dostarczania i serwisowania drukarek, zaopatrzenia w materiały eksploatacyjne czy monitorowania kosztów powierzyć zewnętrznemu dostawcy. Taki model przekłada się na większą przewidywalność budżetu, zwłaszcza w kontekście inwestycji w infrastrukturę IT.

Dla producentów i integratorów to szansa na zbudowanie trwalszych relacji z klientami opartej na długofalowej współpracy zamiast jednorazowej sprzedaży. Stabilny strumień przychodów z kontraktów subskrypcyjnych pozwala lepiej planować cykl życia urządzeń, a także zdalnie nadzorować flotę sprzętu w czasie rzeczywistym. Korzystają na tym także klienci końcowi, zyskując wsparcie serwisowe i szybką reakcję na potencjalne usterki, bez konieczności samodzielnego angażowania się w techniczne detale.

W dobie cyfryzacji i popularności rozwiązań chmurowych print-as-a-service staje się realnym narzędziem optymalizacji procesów. Wzmacnia bezpieczeństwo (dzięki zdalnemu monitorowaniu i szyfrowaniu danych), obniża koszty eksploatacyjne oraz w prosty sposób pozwala skalować liczbę urządzeń wraz z rozwojem firmy. Poniżej zebrano wypowiedzi przedstawicieli branży, którzy szczegółowo opisują, jak w praktyce wygląda realizacja tego modelu i jakie konkretne korzyści przynosi on wszystkim zainteresowanym stronom.

Sposób na inteligentne wykorzystanie technologii

„Współczesne przedsiębiorstwa funkcjonują w dynamicznym i wymagającym środowisku, gdzie elastyczność i efektywność operacyjna decydują o przewadze konkurencyjnej. Transformacja cyfrowa przyspiesza, a organizacje coraz częściej poszukują modeli usługowych, które pozwalają im korzystać z nowoczesnych technologii bez konieczności angażowania znaczącego kapitału. Jednym z rozwiązań, doskonale wpisującym się w te potrzeby, jest właśnie model Print-as-a-Service, który redefiniuje podejście do zarządzania drukiem w firmach. Canon, jako lider w dziedzinie innowacyjnych urządzeń drukujących, oferuje tę usługę w sposób kompleksowy, dostosowany do realiów nowoczesnego biznesu. Model ten łączy zaawansowane urządzenia, inteligentne oprogramowanie oraz pełne wsparcie serwisowe w ramach jednej przejrzystej subskrypcji. W Canon doskonale rozumiemy, że firmy oczekują dziś nie tylko dostępu do zaawansowanych technologii, ale także uproszczenia zarządzania infrastrukturą IT, minimalizacji kosztów i maksymalizacji produktywności. Dlatego model Print-as-a-Service, oferowany w ramach elastycznych umów, pozwala organizacjom skupić się na ich podstawowej działalności, jednocześnie zapewniając optymalizację procesów związanych z drukiem i przepływem dokumentów.

Wdrożenie Print-as-a-Service przynosi wymierne korzyści wszystkim uczestnikom łańcucha produkcyjnego. Z perspektywy vendora, Print-as-a-Service to stabilność przychodów oraz optymalizacja cyklu życia urządzeń. Model subskrypcyjny pozwala na lepsze zarządzanie zasobami, redukcję kosztów operacyjnych oraz efektywniejsze planowanie produkcji i logistyki. Integratorzy i dystrybutorzy zyskują możliwość budowania długoterminowych relacji z klientami oraz oferowania usług o wysokiej wartości dodanej. Dzięki zdalnemu monitorowaniu urządzeń w czasie rzeczywistym, mogą proaktywnie zarządzać flotą drukarek, minimalizując przestoje i zwiększając satysfakcję klientów. Z kolei klienci końcowi otrzymują dostęp do najnowszych technologii w modelu, który eliminuje konieczność kosztownych inwestycji, a jednocześnie gwarantuje pełne wsparcie serwisowe i bezpieczeństwo operacyjne.

Dariusz Szwed, ekspert ds. cyberbezpieczeństwa i cyfryzacji biur w Canon Polska.

W dobie cyfryzacji i coraz większego nacisku na optymalizację procesów biznesowych, model Print-as-a-Service staje się strategicznym wyborem dla firm, które chcą zwiększyć swoją efektywność, obniżyć koszty operacyjne i skupić się na rozwoju kluczowych obszarów działalności. Canon, dzięki wieloletniemu doświadczeniu i innowacyjnemu podejściu, dostarcza rozwiązania, które realnie wspierają przedsiębiorstwa w budowaniu nowoczesnego i elastycznego środowiska pracy. To nie tylko przyszłość zarządzania drukiem – to sposób na inteligentne wykorzystanie technologii, który już dziś daje realne korzyści biznesowe.” – komentuje Dariusz Szwed, ekspert ds. cyberbezpieczeństwa i cyfryzacji biur w Canon Polska.

Pełna automatyzacja procesów

„Model Print-as-a-Service (PaaS), który zyskuje na popularności, to odpowiedź na zmieniające się potrzeby klientów, którzy coraz częściej nie chcą inwestować w sprzęt, lecz płacić tylko za faktycznie wykorzystywane usługi druku. Epson wdrożył nowoczesne podejście do tego modelu, wprowadzając usługę Epson Print Performance (EPP), która oferuje firmom możliwość korzystania z drukarek bez konieczności ich zakupu.
W ramach EPP klienci ponoszą stałą miesięczną opłatę oraz koszt za wydrukowaną stronę, np. 0,10 zł za stronę kolorową i 0,02 zł za stronę czarno-białą. Istotnym elementem tego rozwiązania jest pełna automatyzacja procesów – urządzenia same monitorują poziom zużycia atramentu i raportują zapotrzebowanie, dzięki czemu dostawy materiałów eksploatacyjnych realizowane są automatycznie, bez konieczności angażowania pracowników firmy.

Co wyróżnia EPP na tle dotychczasowych modeli współpracy? Przede wszystkim zmiana roli Epson w procesie obsługi klienta. Tradycyjnie firma dostarczała sprzęt swoim partnerom – integratorom i resellerom – którzy następnie odpowiadali za obsługę końcowego użytkownika. W nowym modelu to Epson staje się bezpośrednim dostawcą usługi, co pozwala na lepszą optymalizację kosztów oraz gwarantuje najwyższą jakość obsługi. System ten działa już w Europie Zachodniej, a obecnie wdrażany jest także w Polsce i Rumunii.
Klienci mogą wybierać spośród dwóch wariantów usługi: pełnej opcji, obejmującej serwis, części zamienne i materiały eksploatacyjne, oraz opcji uboższej, która ogranicza się jedynie do dostaw atramentu. Oba modele pozwalają firmom uniknąć dużych wydatków inwestycyjnych i skupić się na bieżącym użytkowaniu sprzętu bez obaw o jego utrzymanie.

Korzyści płynące z modelu subskrypcyjnego są zauważalne zarówno dla klienta końcowego, integratora, jak i samego producenta, czyli Epson. Dla firm korzystających z EPP oznacza to przede wszystkim przewidywalność kosztów i eliminację problemów związanych z zamawianiem materiałów eksploatacyjnych oraz serwisem. W tradycyjnym modelu firmy musiały monitorować zużycie tuszu, zamawiać nowe wkłady i dbać o konserwację urządzeń, co generowało dodatkowe obowiązki. W modelu Print-as-a-Service to dostawca usługi przejmuje pełną odpowiedzialność za te kwestie, co znacząco odciąża wewnętrzne działy IT i administracji.

Z punktu widzenia integratorów nowy model oznacza stabilne, przewidywalne przychody, ponieważ zamiast jednorazowej sprzedaży sprzętu mogą liczyć na stałe wpływy z miesięcznych subskrypcji. Dodatkowo eliminacja konieczności zajmowania się serwisem sprawia, że mogą skupić się na sprzedaży i doradztwie, zamiast angażować się w obsługę techniczną.

Dla Epson oznacza to większą kontrolę nad jakością usług oraz lepsze zarządzanie cyklem życia urządzeń. Ponieważ to firma monitoruje stan drukarek i zużycie atramentu, może optymalizować pracę sprzętu, wydłużając jego żywotność i minimalizując awarie. Dzięki temu drukarki są eksploatowane w bardziej efektywny sposób, a klienci dłużej pozostają w ekosystemie Epson, co zwiększa ich lojalność wobec marki.” – komentuje Krzysztof Janiec, MPS Sales Specialist w Epson Polska.

Krzysztof Janiec, MPS Sales Specialist w Epson Polska.

Systemy wspierane AI

„Model print-as-a-service to realna odpowiedź na zmieniające się potrzeby rynku, realizowana poprzez współpracę z firmami partnerskimi. Rola producenta koncentruje się na dostarczaniu sprzętu i zaawansowanego oprogramowania. Oferowane są kompleksowe rozwiązania do zarządzania drukiem, monitorowania urządzeń i optymalizacji kosztów. Systemy wspierane sztuczną inteligencją pozwalają na predykcyjne zarządzanie serwisem i materiałami eksploatacyjnymi. Partnerzy z kolei wnoszą wiedzę i doświadczenie w obsłudze klientów końcowych. Ich bezpośredni kontakt, znajomość lokalnego rynku i specyfiki branżowej pozwala przekształcić technologiczne możliwości w realną wartość biznesową.
To model typu win-win. Dla producenta kluczowa jest możliwość dostarczania kompleksowych rozwiązań łączących sprzęt, materiały eksploatacyjne i zaawansowane oprogramowanie. Pozwala to lepiej planować rozwój produktów, optymalizować łańcuch dostaw i uzyskiwać bezpośrednią informację zwrotną o funkcjonowaniu rozwiązań. Partner-integrator zyskuje szansę budowania długoterminowych relacji z klientami opartych na ciągłym dostarczaniu wartości. Zyskuje też klient końcowy, ponieważ otrzymuje rozwiązanie precyzyjnie dostosowane do swoich potrzeb, profesjonalnie wdrożone i utrzymywane.” – dodaje Mateusz Wasilewski, Category Manager w HP Poland.

Mateusz Wasilewski, Category Manager w HP Poland.

MPS minimalizuje zagrożenia cybernetyczne

„Usługa Zarządzania Drukiem (MPS) stanowi kompleksowe rozwiązanie odpowiadające na rosnące wyzwania związane z zarządzaniem infrastrukturą druku w biznesie. To rozwiązanie cieszy się rosnącą popularnością, na co ma wpływ nie tylko jego wygoda, ale również kwestie ekonomiczne. Wyniki badania Brother „Survey Background & Key Findings” obrazują, że to koszty, poziom usług i wydajność procesów są jednymi z najważniejszych powodów wyboru firmy Brother jako dostawcy usług druku.

Należy zauważyć, że jednorazowy zakup urządzeń drukujących dedykowanych do biznesu, może nadwyrężyć budżet firmy – dlatego kluczowa staje się usługa druku, która pozwala zoptymalizować wydatki i zautomatyzować zamawianie materiałów eksploatacyjnych i serwis.

Proces wdrożenia rozpoczynamy od szczegółowej analizy istniejącego środowiska druku, co pozwala na precyzyjne dopasowanie urządzeń do specyficznych potrzeb klienta. Dzięki integracji zaawansowanych technologii – w tym rozwiązań chmurowych – umożliwiamy zdalny monitoring, automatyzację zamawiania materiałów eksploatacyjnych oraz bezpieczne przetwarzanie danych. Implementując tę usługę, dbamy o to, aby dobrać urządzenia, które są wyposażone w funkcje szyfrowania (realizowane m.in. poprzez protokoły IPPS/HTTPS) – co gwarantuje nie tylko wysoki poziom ochrony na etapie drukowania, ale również ma wpływ na optymalizację kosztów operacyjnych oraz elastyczne reagowanie na nieregularne wolumeny wydruków w biznesie.

Model MPS przynosi wymierne korzyści dla każdej strony transakcji. Z perspektywy producenta rozwiązanie to umożliwia stabilność przychodów ze sprzedaży kontraktowej – która stanowi blisko 60% sprzedaży urządzeń biznesowych, dzięki czemu możliwe staje się długoterminowe planowanie współpracy. Integratorzy i partnerzy handlowi zyskują dostęp do kompleksowego wsparcia, w tym dedykowanych szkoleń, certyfikacji oraz serwisu technicznego, co przekłada się na skuteczność realizacji projektów, szczególnie w wymagających sektorach, takich jak zamówienia publiczne. Finalnie klienci końcowi, którzy korzystają z tej usługi płacą za tyle stron, ile realnie wydrukują – co umożliwia precyzyjną kontrolę nad kosztami operacyjnymi i bieżącą optymalizację wykorzystania zasobów. Co ważne, MPS pozwala nie tylko zoptymalizować wydatki, ale również zautomatyzować zamawianie materiałów eksploatacyjnych i serwis. Z badań Quocirca wynika, że ponad połowa (53%) organizacji szacuje, że ich inwestycje w usługę MPS wzrosną w ciągu najbliższych 12 miesięcy, co świadczy o rosnącym zaufaniu do tego modelu. Ważnym aspektem tej usługi jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, które uzyskuje się dzięki stałemu monitorowaniu potencjalnych źródeł ryzyka. Pozwala to sprawnie wykryć słabe punkty ekosystemu druku, które mogłyby stać się potencjalnym zagrożeniem.

Firmy korzystające z MPS mogą zminimalizować zagrożenia cybernetyczne, co jest kluczowe w obecnym, wymagającym środowisku biznesowym. To rozwiązanie dopasowywane do potrzeb firmy i można je stale optymalizować, tak aby sprostać realnym potrzebom biznesu w czasie rzeczywistym.” – mówi Paweł Lechicki, MPS Coordinator w Brother Poland.

Paweł Lechicki, MPS Coordinator w Brother Poland.

Druk jako usługa powraca do łask

Jarosław Rudkowski, Product Manager AB S.A mówi, że „Druk jako usługa powraca nieco do łask po okresie załamania tej formuły w czasach pandemii. Jest to model szczególnie atrakcyjny dla niektórych przedsiębiorstw, które wolą „delegować na zewnątrz” niektóre zadania niż samodzielnie borykać się z ich rozwiązywaniem (zakup i obsługa urządzeń drukujących i materiałów eksploatacyjnych do nich).

W niektórych przypadkach przeniesienie tego typu usług nastąpiło nawet na poziom pojedynczych konsumentów i to z pewnością jest nowinka.”

„Co do zysków, to :

• dla vendora i integratora – stały klient końcowy przynoszący pewne i policzalne zyski
• dla końcowych klientów: wygoda”

Automatyczne raportowanie pomaga w rozliczeniu kosztów

„Co do samego modelu MPS, dystrybucja nie posiada własnych narzędzi do oferowania tej usługi partnerom ze względu na dużą konkurencję rozwiązań oferowanych przez producentów urządzeń. Vendorzy posiadają dużo bogatsze narzędzia do zaoferowania rozwiązań w tym zakresie, które mogą być szyte na miarę. Rolą dystrybutora jest zapewnienie dostępności urządzeń, jak i materiałów eksploatacyjnych wykorzystywanych w procesie print‑as‑a‑service. W przypadku zakupu urządzeń resellerzy korzystają z narzędzi logistycznych czy finansowych, jakie zapewniają dystrybutorzy. Często proces dostawy takich urządzeń wymaga indywidualnego podejścia.

Managed Print Services to proces, który ułatwia używanie oraz zarządzanie urządzeniami. Skraca też czas naprawy urządzenia, gdyż w przypadku wystąpienia usterki maszyny zgłaszają do systemu odpowiednie kody błędów. Duża część tych usterek jest możliwa do usunięcia przez dedykowaną osobę na miejscu u klienta, co znacząco obniża koszty eksploatacji. Serwis nie musi się pojawiać do usterki, np. zaciętego papieru. W przypadku bardziej złożonych problemów serwisant, który jedzie na usługę usunięcia usterki, jest już wyposażony w konkretne kody usterek, co pozwala mu na zabranie odpowiednich części zamiennych.

Kamil Majchrzak – HP Business Development Manager w TD SYNNEX Poland.

Urządzenia mają możliwość raportowania wydrukowanych stron oraz zapotrzebowania na zużywające się materiały eksploatacyjne, co znacząco wpływa na zmniejszenie przestojów w pracy urządzenia. Automatyczne raportowanie wpływa też na uproszczenie procesu rozliczenia kosztów druku w rozumieniu opłaty za każdą wydrukowaną stronę. W przypadku, kiedy klient decyduje się na usługę zarządzania wydrukami, zakup nowych urządzeń jest dokonywany z wykorzystaniem finansowania (wynajem lub leasing). W połączeniu z opłatą za wydrukowane strony zapewnia równomierne koszty w rozbiciu miesięcznym i brak obciążenia budżetu firm na zakup większej liczby urządzeń drukujących.” – komentuje Kamil Majchrzak – HP Business Development Manager w TD SYNNEX Poland.

Cały raport znajduje się w magazynie.