Sage i Aviva zintegrowały swoje systemy informatyczne, aby zautomatyzować zarządzanie programem Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na przystąpienie do Pracowniczych Planów Kapitałowych za pośrednictwem Aviva Investors TFI oraz korzystają z systemu Sage Kadry i Płace One Payroll, mogą zautomatyzować zarządzanie programem PPK. Sage i Aviva zintegrowały bowiem swoje systemy informatyczne.

Dokumenty i dane niezbędne do prowadzenia PPK, m.in. umowy o przystąpieniu do programu, jak również deklaracje pracowników czy wskazania wysokości składek, przesyłane będą z oprogramowania kadrowo-płacowego Sage Kadry i Płace One Payroll do systemów informatycznych Avivy. Korzystanie z usługi będzie łatwe oraz intuicyjne dzięki specjalnie zaprojektowanemu interfejsowi aplikacji (API, ang. application programming interface), który w ramach umowy z Aviva Sage dostarczy swoim klientom.

– Współpraca z Avivą dzięki automatyzacji części administracyjnej związanej z obsługą programu PPK to przede wszystkim odciążenie naszych klientów i ich pracowników w działach kadrowych oraz HR. To nie tylko ułatwienie dla dużych firm, ale także przedsiębiorstw z sektora MŚP, gdzie praktycznie nie ma możliwości zatrudnienia dodatkowych pracowników do obsługi programu – komentuje Piotr Ciski, prezes zarządu Sage.

– Polska ustawa o PPK powstała w oparciu o rozwiązania, które z sukcesem funkcjonują w wielu krajach, w tym w Wielkiej Brytanii. Nasze doświadczenia z rynku brytyjskiego wskazują, jak ważne jest wsparcie dla pracodawców, szczególnie w zakresie integracji systemów informatycznych. Takie rozwiązanie zdecydowanie zmniejszy pracochłonność obsługi PPK dla pracowników działów kadrowych, ale również pozwoli na ograniczenie lub całkowite wyeliminowanie możliwości wystąpienia błędów i opóźnień w przekazywanie składek na indywidualne konta uczestników planu. Pośrednio więc wpłynie na większe bezpieczeństwo całego systemu – mówi Tymoteusz Paleczny, wiceprezes Aviva Investors TFI.

 

Według specjalistów ds. PPK w Sage proces przygotowania organizacji do obsługi PPK, w najprostszym ujęciu powinien obejmować takie działania jak:

1. Weryfikacja, od kiedy mamy obowiązek utworzenia PPK.
2. Sprawdzenie i analiza czy istniejący już i prowadzony program PPE spełnia warunki nietworzenia PPK.
3. Wybór instytucji finansowej do obsługi i zarządzania PPK.
4. Analiza grup pracowników, dla których zachodzi obowiązek utworzenia PPK i ustalenie ewentualnych wysokości składek dodatkowych (dobrowolnych).
5. Weryfikacja procesów w organizacji i ewentualne wprowadzenie koniecznych zmian.
6. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK.
7. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK.
8. Zaplanowanie dodatkowych kosztów w przyszłych budżetach.

W 2020 program obejmie także MŚP

Pracownicze Plany Kapitałowe wprowadzane są stopniowo. Na pierwszy ogień poszły duże przedsiębiorstwa – miały one obowiązek przystąpienia do programu w terminie do 1 lipca br. Na swoją kolej czekają średnie i małe firmy, a także pozostali pracodawcy i jednostki sektora finansów publicznych. Dla nich na przystąpienie do programu PPK przewidziano w następujących terminach (analogicznie): 1 stycznia 2020, 1 lipca 2020 oraz 1 stycznia 2021.