Sprzęt mobilny – lepiej wynajmować niż kupować – o usłudze Device as a Service rozmawiamy z Magdaleną Włodarczyk, Head of Sales DaaS Poland w firmie KOMSA

W wywiadzie z Magdaleną Włodarczyk, Head of Sales DaaS Poland w firmie KOMSA, rozmawiamy o alternatywnym wobec zakupów czy leasingu modelu finansowania sprzętu mobilnego dla biznesu, jakim jest Device as a Service. Pytamy o finansowe i organizacyjne aspekty związane z wynajmem urządzeń, a także o perspektywy rozwoju DaaS na polskim rynku. Magdalena Włodarczyk prezentuje najważniejsze aspekty wynajmu oraz wyjaśnia, czy jest to rozwiązanie jedynie dla dużych firm.

Czy mogłabyś wyjaśnić w kilku prostych zdaniach, czym właściwie jest Device as a Service?

Device as a Service to kompleksowa usługa, polegająca na dostarczaniu firmom urządzeń mobilnych. Usługodawca zapewnia przedsiębiorstwom smartfony, tablety czy laptopy, zajmuje się ich zakupem, finansowaniem, konfiguracją oprogramowania, a także późniejszymi naprawami i odbiorem. To w zasadzie outsourcing urządzeń mobilnych, w którym klient płaci tylko za to, z czego realnie korzysta, nie ponosząc żadnych dodatkowych opłat po okresie wynajmu.

Wynajem urządzeń mobilnych zyskuje na popularności u naszych zachodnich sąsiadów, np. w Niemczech. Co według Ciebie stoi za tym, że firmy decydują się coraz chętniej na skorzystanie z tej usługi?

Korzystanie z urządzeń mobilnych, takich jak smartfony czy tablety, stało się dziś standardem w większości firm. Aby pozostać operacyjnie sprawnym, średnie przedsiębiorstwa, korporacje oraz sektor publiczny muszą wyposażać swoich pracowników w nowoczesny sprzęt IT i telekomunikacyjny. Stare metody jego pozyskiwania, polegające na samodzielnym zakupie i obsłudze we własnym zakresie, przestają być skuteczne. Zespoły IT są przeciążone pracą, często brakuje też wykwalifikowanych specjalistów do zapełnienia luk kadrowych. A ktoś musi te urządzenia skonfigurować, zająć się ich aktualizacjami lub naprawić w przypadku awarii czy zablokować w razie zagubienia. Sytuacja ta szczególnie dotyka średnie przedsiębiorstwa i właśnie tu bardzo pomocny okazuje się model wynajmu Device as a Service.

Czy przeciążenie działów IT to jedyny argument za wynajmem? Jak wygląda aspekt stricte finansowy DaaS?

Faktem jest, że coraz więcej firm boryka się z rosnącymi kosztami, spadającymi marżami, ostrą konkurencją, a w efekcie presją płynnościową i wzrostem obciążeń kapitałowych. Mówiąc wprost, jeśli brakuje pieniędzy na inwestycje i specjalistów IT, to firmom, delikatnie mówiąc, trudno jest rozwijać innowacje, zwiększać produktywność i wyróżniać się na tle konkurencji. Panaceum na to może być wynajem urządzeń firmowych zamiast ich kupowania. Dlatego wiele dużych firm na zachodzie już korzysta z tego modelu, natomiast w sektorze MŚP jest on nadal mało popularny. Tymczasem może on pomóc średnim firmom oszczędzać koszty, odciążać działy IT i jednocześnie modernizować infrastrukturę. Dodatkowo firmy potrzebują większej elastyczności, a zakup sprzętu na stałe wyklucza tę elastyczność.

Dopytam jeszcze o koszty. Jeśli kupuję urządzenie, to należy ono do mnie, a pieniądze wydaję tylko raz. Czy w ostatecznym rozrachunku nie jest to korzystniejsze dla organizacji?

Ekonomicznie bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest model wynajmu. Koszty zakupu to tak naprawdę niewielka część całkowitych wydatków. Znacznie bardziej kosztowna jest natomiast szeroko pojęta obsługa urządzeń. Przedsiębiorstwa zazwyczaj nie dysponują zautomatyzowanymi procesami ani skalą przemysłową w zakresie ich konfiguracji.

W rzeczywistości biznesowej naprawa tabletu lub smartfona może trwać kilka dni, a nawet tygodni. W tym czasie pracownik albo nie jest w pełni efektywny, albo nie może pracować wcale. Co więcej, jeśli klient nie może zadzwonić, firma nie generuje przychodu. Dzięki usłudze DaaS od KOMSA pracownik otrzymuje urządzenie zastępcze w ciągu 48 godzin i tym samym może szybko wrócić do pełnej produktywności i swoich zadań.

Z mojego punktu widzenia to właśnie wysoki początkowy wydatek przy zakupie i koszty dalszej obsługi sprawiają, że zakup staje się nieopłacalny. Do tego pieniądze, linie kredytowe nie są już tak łatwo dostępne jak kiedyś. Nasza oferta jest zazwyczaj o 15-20% tańsza niż całkowite koszty, które ponosi firma, kupując urządzenia i zarządzając nimi samodzielnie.  Wynika to z tego, że mamy korzystne warunki zakupu u vendorów, zautomatyzowane procesy cyfrowe oraz realizujemy konfigurację smartfonów i tabletów już na linii produkcyjnej. Co ważne, nasze koszty są całkowicie przejrzyste. Nie ma tu żadnych niespodzianek czy dodatkowych opłat jak to się dzieje nierzadko w przypadku leasingu. Do tego firmy mogą odliczać koszt wynajmu od podatku.

Zatem czym różni się Device as a Service od modelu leasingowego? Czy nie są to w gruncie rzeczy podobne rozwiązania?

Leasing, w mojej opinii, często wiąże się z pewnymi ograniczeniami. Na koniec jego okresu następuje ocena stanu urządzenia, a jak obserwujemy w przypadku choćby niezwykle popularnego leasingu samochodowego, prowadzi to często do dodatkowych opłat. W przypadku wynajmu nasz partner płaci stałą opłatę miesięczną, a całe ryzyko związane z obsługą przechodzi na nas. Możemy to zrobić, ponieważ znamy technologię i rozumiemy rynek, dlatego oferujemy lepsze rozwiązanie niż leasing.

Wspomniałaś wcześniej o elastyczności, jaką oferuje DaaS. Czy możesz rozwinąć nieco ten wątek?

To jest właśnie kolejna kwestia odróżniająca wynajem od leasingu. Decydując się na wynajem w ramach umowy z nami, przedsiębiorstwa mają możliwość dostosowania liczby urządzeń do zmieniającej się liczby pracowników. Tym samym mogą optymalizować środki zainwestowane w zarządzanie flotą sprzętu. W dobie niepewności, jaka panuje obecnie na rynku pracy, w tym przybierających na sile grupowych zwolnień, jest to optymalne rozwiązanie, pozwalające racjonalnie zarządzać wydatkami firmowymi. W przypadku leasingu zazwyczaj zawiera się umowę na określoną liczbę urządzeń, bez możliwości jej zmiany.

Jak w tym kontekście wygląda kwestia zachowania kontroli nad swoją infrastrukturą IT, jeśli firma całkowicie przekazuje zarządzanie sprzętem mobilnym w Wasze ręce?

Każde przedsiębiorstwo decydująca się na wynajem DaaS ma całkowitą kontrolę nad użytkowanymi przez siebie urządzeniami mobilnymi. Jeśli dodatkowo organizacja decyduje się na korzystanie z oferowanych przez nas usług Mobile Device Management, czyli outsourcuje zarządzanie sprzętem mobilnym, to wszystko dzieje się zawsze za zgodą i w porozumieniu z firmowym działem IT. Z kolei posiadany przez nas certyfikay ISO 27001 jasno potwierdza, że zabezpieczamy dane naszych klientów zgodnie z najwyższymi międzynarodowymi standardami.

Niezmiernie istotnym aspektem dla przedsiębiorstw jest także dbałość o bezpieczeństwo wrażliwych danych firmowych. Jak to wygląda w przypadku DaaS?

Pytanie o bezpieczeństwo danych rzeczywiście pojawia się często w rozmowach z potencjalnymi klientami. Jest to oczywiste, ponieważ informacje stanowią dziś najważniejszy zasób każdej firmy i po prostu nie mogą one trafić w obce ręce. W KOMSA oferujemy usługę odbioru urządzeń oraz certyfikowanego usuwania wszystkich wrażliwych danych po zwrocie urządzenia. Wszelkie procesy zgodne są ponadto z wytycznymi RODO.

Załóżmy, że firma, która do tej pory zawsze kupowała urządzenia lub ewentualnie korzystała z leasingu, postanawia przejść na Device as a Service. Ile czasu zajmuje taka zmiana i jak wygląda proces?

Zmiana jest bardzo prosta i zazwyczaj trwa od sześciu do ośmiu tygodni. W pierwszym kroku definiujemy scenariusze, czyli jakie urządzenia będą używane i w jakiej liczbie. W drugim kroku planujemy wdrożenie, czyli jak urządzenia trafią do pracowników. W trzecim kroku przechodzimy do etapu „go-live”, czyli dostarczamy urządzenia do pracowników, tak aby mogli je po prostu włączyć i od razu użytkować. Nie ma żadnych niespodzianek na tym etapie, a my zajmujemy się integracją z portalem i całą infrastrukturą.

Jakie trendy, Twoim zdaniem, pojawią się w najbliższych latach w obszarze Device as a Service? Co nas jeszcze czeka?

Po pierwsze, liczba smartfonów i tabletów wykorzystywanych w różnych branżach znacząco wzrośnie. Nie tylko osoby pracujące w usługach będą w nie wyposażone, ale również pracownicy na produkcji. Do tego raczej nie ma co liczyć na to, aby stopy procentowe w najbliższych miesiącach spadły. W związku z tym koszty kapitałowe dla firm będą nadal rosły. Do tego problem niedoboru specjalistów od technologii na pewno nie zostanie szybko rozwiązany, a wręcz będzie się pogłębiał. Pisaliście zresztą o tym nieraz na swoich łamach. Firmy muszą zatem szukać rozwiązań, które pozwolą jak najlepiej wykorzystać ograniczone zasoby kapitałowe, technologiczne i ludzkie. Moim zdaniem model wynajmu Device as a Service od KOMSA pozwala firmom nie tylko oszczędzać, ale także zyskiwać elastyczność i dostęp do najnowszych technologii w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.

Dziękujemy za rozmowę. Mam nadzieję, że nasza rozmowa przyczyni się do lepszego zrozumienie, czym jest model finansowanie sprzętu mobilnego w postaci wynajmu.

Dziękuję. Cieszę się, że mogłam zaprezentować ideę modelu Device as a Service dla biznesu.