W jaki sposób systemy ERP pomagają w finansowym podsumowaniu roku? Stając się źródłem wiedzy, która wpływa na sukces firmy i osiąganie coraz lepszych wyników. 

Schyłek roku wciąż wielu firmom może kojarzyć się z godzinami spędzonymi nad przeszukiwaniem dokumentów i rozbudowanymi tabelami. Prawidłowe i dokładne zamknięcie roku finansowego jest niezwykle ważne nie tylko z punktu widzenia wymogów prawnych, ale także odpowiedniego zaplanowania budżetu na kolejne lata. Znacznie prostsze i zoptymalizowane jest wówczas, gdy firma korzysta z odpowiedniego oprogramowania finansowo-księgowego.

Podsumowanie roku i jego analiza nie powinna być tylko obowiązkiem, ale raczej źródłem istotnej wiedzy, która wpływa na sukces firmy i osiąganie coraz lepszych wyników. Jest to idealny moment, aby jeszcze dokładniej przyjrzeć się finansom firmy. W jaki sposób w zamknięciu roku księgowego oraz dokładnej analizie wyników pomagają systemy ERP?

1. Łatwiejsza analiza finansowa na co dzień

Oprogramowanie finansowo-księgowe optymalizuje procesy w firmie, automatyzuje wiele zadań i umożliwia bieżący dostęp do dokumentów finansowych w przejrzystej formie. Sprawia to, że okresowe podsumowania nie są wynikiem czasochłonnych analiz przeprowadzanych przez pracowników – system generuje je w wybranym formacie i zakresie. Dostęp do raportów miesięcznych czy okresowych znacząco ułatwia podsumowanie całego roku. Zwłaszcza, że elektroniczny obieg faktur nie tylko usprawnia proces ustalania, akceptowania czy księgowania faktur, ale także umożliwia łatwy dostęp do nich w każdym momencie. Dokumentacja finansowa jest kompletna – koniec miesiąca czy roku nie wiąże się z poszukiwaniem brakujących faktur, a wszystkie koszty można na bieżąco kontrolować, co znacznie ułatwia także ich odpowiednie księgowanie.

2. Kompleksowe magazynowanie danych w jednym miejscu

„Systemy ERP dają duże korzyści tym przedsiębiorstwom, które mają rozproszoną strukturę, planują ekspansję międzynarodową czy obsługują wiele podmiotów. Dostępne na rynku specjalne moduły pozwalają na powiązanie wszystkich procesów finansowych z jednym, scentralizowanym źródłem aktualnych danych – jest to swoisty „magazyn”. Wszystkie te informacje, budżety czy prognozy, ale także dane pozafinansowe są w łatwy sposób koordynowane, a ich analiza jest znacznie prostsza. Moduły te pozwalają na pełną integrację konsolidacji finansów, tworzenia budżetów, prognozowania czy zarządzania.” – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland.

Zamiast skomplikowanych i mało elastycznych arkuszy kalkulacyjnych, system zapewnia wszechstronną bazę danych, także z uwzględnieniem różnych standardów prowadzenia księgowości.

3. Obsługa różnych walut

Dokładna analiza finansowa obsługuje różne aspekty i wartości. W przypadku, gdy firma rozlicza się w różnych walutach, duże znaczenie mogą mieć ich historyczne, średnie lub dzienne wartości. Wgląd w takie informacje zapewnia przejrzystość kosztów i pozwala na ocenę wpływu zmiany kursu walutowego na księgowane wpływy czy koszty. System ERP automatycznie przelicza kwoty, ale również pozwala na generowanie zestawienia rzeczywistych wyników z wartościami ujętymi w budżecie. Przeliczenie odbywa się w czasie rzeczywistym, co oznacza, że dostęp do wyników jest niemalże natychmiastowy.

4. Całościowy obraz sytuacji finansowej

Analiza finansowa powinna być źródłem wniosków dotyczących całego przedsiębiorstwa – tworzyć pełny obraz sytuacji. Dużą wartością może być jednak także dokładne prześledzenie wyników poszczególnych jednostek czy segmentów działalności. Systemy ERP pozwalają na generowanie takich raportów, tworząc skonsolidowane rachunki zysków i strat, bilanse oraz sprawozdania z przepływów pieniężnych. Analiza wyników firmy widziana z różnych perspektyw pozwala szybciej wychwycić wąskie gardła, niepotrzebne koszty czy możliwość optymalizacji procesów. Korzystając z oprogramowania, bezpośredni dostęp do konkretnych raportów można przypisywać odpowiednim osobom decyzyjnym np. całemu zarządowi. Generowanie raportów KPI czy określanie reguł jest intuicyjne – nie wymaga korzystania z kosztownego wsparcia zespołów IT czy zewnętrznych konsultacji.

„Wdrożenia nowych systemów zakładają podstawowe szkolenie dla użytkowników – w przyszłości sami mogą modyfikować ustawienia czy dostępy zgodnie z bieżącymi potrzebami organizacji. Jednocześnie automatyzacja wielu procesów sprawia, że pracownicy mogą skupić się na innych zadaniach, co w długofalowej perspektywie pozwala pracodawcom zaoszczędzać koszty” – mówi Filip Fludra z Exact Software Poland.

Roczna analiza finansowa może być uzupełniona dodatkowymi informacjami, co daje jeszcze lepszy wgląd w działalność firmy i jej budżet.

5. Większa wiarygodność procesów i jakość danych

Możliwość dokładnego śledzenia procesów wokół każdego dokumentu, ułatwia finansowe podsumowanie roku, ale także zapewnia wysoką jakość danych. Dostęp do poszczególnych procesów przyznawany jest tylko osobom, które są za nie odpowiedzialne. Działania związane z podejmowaniem decyzji czy akceptacją dokumentów finansowych można uzależnić od różnych czynników, np. od kwoty czy zakresu faktury – zadanie automatycznie zostanie przypisane do odpowiedniej osoby. Dodawane dokumenty i komentarze tworzą pełną i przejrzystą ścieżkę audytu i uzasadniają każdą poprawkę. System rejestruje wszystkie zmiany wprowadzane w ramach zamknięcia miesiąca lub roku. Pozwala to na pełniejszą kontrolę, zapewnia również większą wiarygodność procesów i zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów.

Wraz z rozwojem organizacji utrzymanie papierowego obiegu dokumentów jest nie tylko coraz trudniejsze, ale również coraz bardziej kosztowne. Jeśli poszczególne raporty, ale także podsumowanie finansowe roku kosztują firmę wiele wysiłku i godziny pracy, warto przeanalizować budżet i rozważyć zaplanowanie w kolejnych latach wdrożenia oprogramowania, które umożliwia automatyzację tych procesów. Korzyści widoczne są na co dzień, a szybkie i pewne zamknięcie finansowe roku jest ich najlepszym podsumowaniem.