Wideokonferencje coraz częściej stają się podstawowym narzędziem komunikacji w międzynarodowym środowisku biznesowym.

Wideokonferencje coraz częściej stają się podstawowym narzędziem komunikacji w firmach, w szczególności tych działających w międzynarodowym środowisku. Nie każda kamera z mikrofonem pozwala jednak na prowadzenie profesjonalnych wideorozmów w pożądanej, wysokiej jakości. Zanim dobierzemy zestaw odpowiedni do potrzeb i wielkości naszej firmy warto odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań.

Niezależnie od profilu firmy, czy modelu zarządzania najcenniejsze są rozwiązania, które pomagają pracownikom wykonywać ich obowiązki szybciej i efektywniej. Komunikacja oparta na wiadomościach e-mail to najbardziej powszechny sposób przepływu informacji wewnątrz i na zewnątrz firmy. Gdy przychodzi jednak do negocjacji, podejmowania decyzji w większym gronie, przedstawiania strategii i omawiania pomysłów, bezpośredni kontakt jest niezastąpiony. I tu pojawia się największa przeszkoda związana z czasem. Zarówno międzynarodowe korporacje, jak i małe start-upy poszukujące partnerów i inwestorów, nie mogą sobie pozwolić na stratę setek godzin spędzonych w samolotach, pociągach, samochodach, przemieszczając się ze spotkania na spotkanie. Dlatego coraz więcej małych i dużych firm decyduje się na rozwiązania wideokonferencyjne służące do codziennej komunikacji. Zakup systemu nie pozwoli jednak na efektywne wykorzystywanie jego możliwości, jeśli nie dostosuje się go do potrzeb i warunków, w których będzie się z niego korzystać.

Aby dobrać odpowiedni system firmy powinny zatem zwrócić uwagę na:

• Wielkość firmy oraz profil jej działań.
• Przestrzeń, którą chcą przekształcić w sale do wideokonferencji.
• Wykorzystywane aplikacje do wideokonferencji.

Dla początkujących i zaawansowanych

Użytkownikiem urządzeń wideokonferencyjnych może być każdy – początkujący start-up, który tworzy strategię i poszukuje inwestorów w domowym zaciszu, mała firma, która wynajmuje pomieszczenie w przestrzeni do co-workingu czy ogromna korporacja. Jeszcze kilka lat temu wybór sprzętu ograniczał się do kamer internetowych oferujących bardzo niską jakość obrazu lub bardzo drogich i skomplikowanych systemów wideokonferencyjnych. „Dzisiaj wszystko zależy od budżetu i świadomości naszych potrzeb. W Logitech tworzymy zestawy komplementarne – kupując jedno urządzenie możemy rozszerzać jego zasięg rozbudowując go o kolejne elementy, które możemy dokupić. W ten sposób wraz z rozwojem firmy nie musimy inwestować w kolejne systemy. Przykładem jest Logitech GROUP, który można wykorzystać do kilkuosobowej konferencji, a po podłączeniu do zestawu mikrofonów rozszerzających objąć zasięgiem nawet do 20 osób” – powiedziała Joanna Chmielak, VC & B2B Senior Account Manager w Logitech.

Ciekawym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw są również urządzenia typu all-in-one, które kryją w sobie zarówno kamerę, jak i zestaw głośnomówiący, a całość dopełnia pilot umożliwiający kontrolowanie ich funkcji na odległość. „Niewątpliwą zaletą produktów all-in-one jest ich uniwersalność. Są to zazwyczaj niewielkie urządzenia, z których możemy korzystać w dowolnym pomieszczeniu, a podłączenie ich do laptopa jest szybkie i łatwe. Mimo niepozornych rozmiarów są to najczęściej bardzo zaawansowane technologicznie produkty, czego przykładem jest Logitech MeetUp – kamera typu all-in-one oferująca obraz 4K” – dodała Joanna Chmielak.

Dla małych i dużych

Wideokonferencja może odbywać się zarówno w ogromnej sali, małym pokoju, jak i przy jednym z biurek w open space. „Wielkość pomieszczenia ma znaczenie, gdy decydujemy się na zakup rozwiązań VC. Kluczem do wyboru prawidłowego zestawu jest liczba osób, które ma objąć widok z kamery oraz maksymalna odległość użytkowników od urządzenia zbierającego głos z sali” – powiedziała Joanna Chmielak, VC & B2B Senior Account Manager w Logitech. Obiektywy kamer w większości systemów konferencyjnych są jednak zaprojektowane tak, aby widzieć tylko tę przestrzeń, która znajduje się bezpośrednio przed nimi. „Bardzo ważnym czynnikiem w przypadku rozwiązań wideokonferencyjnych dla średnich i dużych pomieszczeń jest pole widzenia. Kamery konferencyjne Logitech działają na zasadzie efektu „rybiego oka” dzięki czemu rejestrują również to co jest widoczne z prawej i lewej strony kadru, co pozwala na prowadzenie komfortowej wideorozmowy nawet w tak dużych pomieszczeniach jak sale konferencyjne” – dodała Joanna Chmielak.

Im więcej, tym lepiej

Wybór systemu wideokonferencyjnego to nie wszystko. Do nawiązania połączenia niezbędne jest odpowiednie oprogramowanie. Rynek aplikacji i programów do wideokonferencji jest ogromny, dlatego warto zastanowić się z jakich rozwiązań korzysta firma oraz jej najwięksi klienci i poszukać takich urządzeń, które będą z nimi współpracować. „Kompatybilność urządzeń wideokonferencyjnych z wieloma platformami jest niezbędna. Ograniczając się do jednej lub kilku aplikacji dostajemy produkt, który pozwoli komunikować się w strukturach jednej firmy, ale uniemożliwi prowadzenie rozmów chociażby z kontrahentami z zewnątrz. W ramach programu Logitech Collaboration Program współpracujemy z partnerami oferującymi nie tylko oprogramowanie do wideokonferencji, ale również komplementarne technologie wspierające i rozszerzające działanie naszych produktów” – powiedziała Joanna Chmielak, VC & B2B Senior Account Manager w Logitech.

VC dla każdego

„Małym start-upom, dla których miejscem pracy jest dom, kawiarnia lub przestrzeń do co-workingu poleciłabym urządzenia typu all-in-one, takie jak kamera Logitech Connect lub MeetUp. Dla średnich firm dobrym rozwiązaniem są zestawy typu Logitech GROUP z elementami rozszerzającymi, które mogą być wykorzystywane zarówno w dużych salach, jak i małych pokojach spotkań. Duże korporacje, które poszukują kompletnych systemów do pomieszczeń konferencyjnych mogą dodatkowo zainwestować w zaawansowane rozwiązania, np. Logitech SmartDock, które umożliwiają rozpoczęcie wideorozmowy zaraz po wejściu do pomieszczenia” – mówi Joanna Chmielak, VC & B2B Senior Account Manager w Logitech. Możliwości jest zatem wiele – skrojonych do naszych potrzeb i grubości portfela, warto jednak wybierać świadomie, a świat profesjonalnych wideokonferencji przestanie być dla nas obcy.