Wymiana dokumentów przez ocean, czyli digitalizacja marka wody mineralnej Rodowita z Roztocza. Do zarządzania obiegiem dokumentów i informacji wybrano system Comarch DMS.

20 lipca 2021

Rodowita z Roztocza to marka wody mineralnej, która jest obecna jest polskim rynku od 2019 roku i sukcesywnie zdobywa lojalnych klientów. W opinii konsumentów jest orzeźwiająca i smaczna. I jak pokazują wyniki badań smaku wody przeprowadzone w lipcu 2020 roku przez Publicis, zbiera najwyższe oceny wśród 10 konkurencyjnych produktów. Aż 81 proc. respondentów oceniło smak wody pozytywnie, w tym aż 47 proc. przyznało jej najwyższe noty.

Spożycie wody mineralnej na świecie rośnie, ponieważ konsumenci coraz bardziej doceniają jej zdrowotne właściwości. I rozlewnia wody mineralnej Rodowita z Roztocza jest świadoma zachodzących zmian na rynku. Dlatego mocno stawia na informatyzację poszczególnych obszarów działalności, bo to właśnie digitalizacja może zapewnić jej stabilny rozwój i wzrost sprzedaży. Do zarządzania obiegiem dokumentów oraz przepływem informacji firma zdecydowała się na system Comarch DMS.

Rodowita z Roztocza to firma, założona w 2002 roku. Jednak dopiero po upływie kilkunastu lat, w sierpniu 2019 roku z rozlewni w Grabniku koło Krasnobrodu wyjechała pierwsza ciężarówka z wodą mineralną. Struktura przedsiębiorstwa jest mocno rozproszona; główna siedziba mieści się w Krasnobrodzie, prezes zarządu przebywa w USA, a dział handlowy ma swoje biuro w Warszawie. Do tego firma współpracuje z biurem rachunkowym z Łodzi.

– Taka organizacja pracy sprawdza się biznesowo. Jednak zawsze są elementy, które wymagają udoskonalenia. I naszą piętą achillesową był obieg dokumentów wewnątrz firmy. Często ginęły albo docierały do biura rachunkowego ze znacznym opóźnieniem. Potrzebowaliśmy systemu informatycznego, który uporządkowałby ten proces, a dodatkowo był dostępny w wersji dwujęzycznej, ponieważ pracownicy używają języka polskiego lub angielskiego. Po analizie rozwiązań obecnych na polskim rynku zdecydowaliśmy się na Comarch DMS – mówi Agnieszka Kosiorek, dyrektor finansowy w firmie Rodowita.

Porządek w dokumentach

Po zakończonym wdrożeniu wiele procesów w firmie zostało usystematyzowanych, a część czynności wykonywanych codziennie przez pracowników firmy zautomatyzowanych. Główne zadanie, przy którym stosowany jest Comarch DMS stanowi akceptacja zapotrzebowań na materiały i koszty oraz akceptacja faktur zakupowych. Pracownicy rozpoczynają w systemie proces, w którym opisują cel oraz wartość zakupu. Tak przygotowany e-dokument jest weryfikowany przez przełożonego, który może zaakceptować koszty, poprosić pracownika o dodatkowe informacje lub też odrzucić zapotrzebowanie.

W elektronicznym obiegu dokumentów procesowane są również faktury zakupowe. Oprogramowanie z automatu wyłapuje, czy taki dokument istnieje już w systemie. To gwarantuje zabezpieczenie przed wprowadzeniem faktury dwukrotnie. Następnie dokumenty są klasyfikowane jako faktury czy też faktury pro forma. W kolejnym etapie dokument przekazywany jest do osoby, która będzie go opisywać bądź akceptować.

Pracownicy otrzymują mailowe powiadomienia o przydzielonym zadaniu, nawet przy wyłączonej aplikacji. Skonfigurowana funkcja określa czas na realizację zadania, dzięki czemu pracownicy dokładnie wiedzą kiedy zająć się daną sprawą, a same procesy są realizowane szybciej. Dostęp do systemu mają również pracownicy biura rachunkowego, z którym współpracuje Rodowita z Roztocza.

Wszystkie dokumenty opracowane w systemie Comarch DMS są przechowywane w elektronicznym archiwum, które pozwala na odnalezienie dokumentu po numerze, dacie płatności lub danych kontrahenta.

Fakty, dane i decyzje

Firmie zależało na możliwości raportowania i analizowania szerokiego zakresu danych, aby mieć szczegółowy wgląd w bieżącą sytuację. Jednym z głównych źródeł danych dla analiz BI jest opis analityczny uzupełniany w Comarch DMS. Dokumenty w systemie są opisywane szeregiem kategorii, począwszy od standardowych wymiarów takich jak centrum kosztów czy kategoria finansowa, kończąc na specyficznych elementach dopasowanych do potrzeb firmy. Aby ograniczyć liczbę błędów i uprościć pracę użytkowników lista dostępnych wartości dla poszczególnych osób została ograniczona do niezbędnego minimum poprzez aplikację Comarch Dimensions. Dzięki temu udało się w firmie zdigitalizować i uprościć obszar związany z opisywaniem dokumentów oraz uzyskać cenne dane na potrzeby analiz.

– Comarch DMS spełnił nasze oczekiwania i już teraz widzimy szereg korzyści z informatyzacji przedsiębiorstwa. Usystematyzowany został proces zamawiania i akceptacji kosztów, komunikacja między pracownikami w Polsce i USA przebiega sprawnie, a wysoka jakość danych analitycznych i księgowych pozwala nam na podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych, dzięki czemu firma dynamicznie się rozwija – podsumowuje Agnieszka Kosiorek.

Wdrożenie systemu Comarch DMS w firmie Rodowita z Roztocza zrealizowało przedsiębiorstwo Prospeo z Radomia, firma należąca do sieci partnerskiej Comarch.