Myślisz o rewolucji IT? Zastanów się dwa razy, nie zawsze trzeba przeprowadzać informatyczną rewolucję, by uzyskać wymierne efekty.

Big Data oraz chmura obliczeniowa – dostawcy IT wręcz zalewają rynek nowymi produktami. Jednak w firmach nie zawsze trzeba przeprowadzać informatyczną rewolucję, by uzyskać wymierne efekty. Czasem wystarczą proste rozwiązania. Doświadczenia pokazują, że ich wdrożenie może przynieść niekiedy znacznie więcej korzyści niż najnowsze technologie.

Systemy Elektronicznej Wymiany Danych EDI mają długą historię

Systemy Elektronicznej Wymiany Danych (EDI) to doskonały przykład na to, że w firmach wcale nie trzeba przeprowadzać informatycznej rewolucji, by uzyskać wymierne korzyści. Według raportu „E-Invoicing/E-Billing” przygotowanego przez firmę Billentis, na całym świecie w obiegu, każdego roku jest 500 miliardów faktur, ale tylko maksymalnie 20% z nich przesyłane jest za pośrednictwem EDI.

Elektroniczna Wymiana Danych funkcjonuje na świecie od 30 lat. W Europie pionierami i absolutnymi liderami w stosowaniu tej technologii są kraje skandynawskie. W Szwecji, Danii oraz Norwegii e-faktury w 2005 roku pojawiły się w urzędach i samorządach. We Włoszech EDI w administracji publicznej jest wdrażana od 2014 roku, podobne próby miały miejsce we Francji, ale na razie Paryż nie zdecydował się na powszechny system. Hiszpania od połowy zeszłego roku stosuje EDI w zamówieniach publicznych przekraczających 5000 Euro. A Polska? Większość rodzimych firm nie stosuje automatycznego przetwarzania faktur. Wynika to z niskiej świadomości korzyści płynących z jej wykorzystania.

– Myślę, że na szybszy niż do tej pory rozwój rynku wpłyną regulacje. Od 18 kwietnia br. polska administracja publiczna będzie zobowiązana do przyjmowania automatycznych e-faktur. To wymóg brukselskiej dyrektywy z 2014 roku. Ujednolicony system ma umożliwiać przedsiębiorcom i urzędnikom przekazywanie faktur oraz innych dokumentów pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych i zamawiającymi. Komisja Europejska dąży, by elektroniczne faktury w 2020 roku stały się głównym sposobem rozliczeń w całej Unii – podsumowuje Tomasz Kuciel, prezes zarządu EDISON S.A., będącego w Polsce częścią konsorcjum PEF Expert – brokera rządowej Platformy Elektronicznego Fakturowania.

Sieci handlowe chętnie stawiają na EDI

Castorama kilka lat temu podjęła decyzję o odejściu w Polsce od papierowych faktur na rzecz tych elektronicznych. To, co do tego momentu zajmowało około 12-14 dni skrócono do 45 minut! Procesy dostarczenia dokumentu, kontroli, łączenia go z dostawą, wyjaśnienia wszelkich niedogodności oraz archiwizacji przyspieszyły 384 razy. Papierowy obieg dokumentów rodził także inne problemy. Często dochodziło do zaginięcia faktury, jej błędnego zaadresowania, braku możliwości powiązania ze sobą dokumentów lub wprowadzenia złych danych.

Faktura lotem błyskawicy

Sytuacja zmieniła się w momencie, w którym Castorama wprowadziła Elektroniczną Wymianę Danych. We współpracy z EDISONEM, udało się znacząco przyśpieszyć cały obieg dokumentów i wyeliminować błędy. System obsługuje średnio 100 tys. faktur miesięcznie. Castorama wdrożyła go w 6 Regionalnych Centrach Księgowych i 72 sklepach.

– W odróżnieniu od wielu innych rozwiązań IT, wprowadzenie Elektronicznej Wymiany Danych nie wymaga kosztownych inwestycji w sprzęt czy oprogramowanie. Z systemu można korzystać w ramach abonamentu, a do prawidłowego działania wystarczy komputer i dostęp do Internetu – tłumaczy Tomasz Kuciel.

Wszystko odbywa się teraz błyskawicznie. Już dwie sekundy po wysłaniu elektronicznej faktury jest ona odbierana przez system Castoramy i natychmiast sprawdzana pod względem rachunkowym. Rozliczenie przechodzi weryfikację pod kątem biznesowym. System sprawdza np. czy deklarowana data ważności produktu spełnia założone kryteria i czy poprawnie wpisano numer dowodu dostawy. Kolejnym krokiem jest automatyczne parowanie faktur z zamówieniami i potwierdzeniami. Po wychwyceniu błędu, nadawca faktury wie o nim maksymalnie po 15 minutach. Cały proces, od wysłania dokumentu do automatycznego przetworzenia faktury i jej archiwizacji trwa trzy kwadranse.

Pieniądze zostają w kieszeni

Korzyści z automatycznego, elektronicznego fakturowania są bezsporne. To przede wszystkim zmniejszenie liczby błędnych i fałszywych rozliczeń w obiegu. Firmy i ich klienci obniżają w ten sposób koszty fakturowania, przetwarzania danych oraz archiwizowania dokumentów.

Ujednolicenie modelu obsługi e-faktur jest krokiem w stronę nowoczesnej administracji państwowej. Według kalkulatora opracowanego przez EDISON S.A., firma wystawiająca rocznie 10000 faktur oszczędza 30000 kartek papieru, ocalając tym samym dwa drzewa. Średnio dziennie w Polsce w obiegu są 4 mln faktur. Gdyby wszystkie przetwarzać automatycznie to każdego dnia zostałoby ocalonych 800 drzew. Do tego dochodzi ponad 2500 kg mniej substancji trujących wyemitowanych w kierunku atmosfery.

Szacuje się, że na każdego mieszkańca miasta przypada rocznie minimum jedna faktura rozliczana z magistratem. Sumując dziesięć największych polskich aglomeracji daje to wynik co najmniej 6,5 mln dokumentów. Powszechne stosowanie automatycznych e-faktur pozwoliłoby zaoszczędzić w samorządach w Warszawie, Krakowie, Łodzi, Wrocławiu, Poznaniu, Gdańsku, Szczecinie, Bydgoszczy, Lublinie i Białymstoku 19,5 mln kartek papieru i uratować 1300 drzew. Wytworzenie i transport 1,5 mld faktur, które rocznie  są w Polsce w obrocie, generuje tyle paliwa, ile pozwala przejechać 39 mln kilometrów przeciętnym samochodem. Warto mieć to na uwadze zastanawiając się nad możliwościami ograniczenia emisji CO2 i ochrony środowiska.