Inwestycja w organizację zdalnej pracy będzie przynosić firmom wymierne korzyści nie tylko teraz, ale i w długim okresie czasu. Jak zorganizować zdalną pracę? Avaya przedstawia kilka przydatnych rad!

W związku z utrzymywaniem się epidemii nowego koronawirusa firma Avaya opublikowała zestaw porad dla menedżerów dotyczących organizacji pracy zdalnej w przedsiębiorstwach. W obecnej sytuacji firmy dokładają wszelkich starań, by chronić pracowników i utrzymać ciągłość funkcjonowania przedsiębiorstw, stosując się jednocześnie do zaleceń WHO oraz lokalnych restrykcji. Konieczność izolacji oraz unikania kontaktów osobistych stworzyły silną potrzebę zmiany sposobu pracy, wprowadzając konieczność pracy zdalnej.

Niezależnie od tego, czy firma dopiero planuje umożliwienie pracy zdalnej – także pracownikom centrów obsługi telefonicznej – czy już to zrobiła, wyciąganie wniosków z doświadczeń innych firm może zwiększyć szansę na sukces. Oto pięć najważniejszych zaleceń dla menedżerów, zebranych przez Avaya na podstawie informacji od firm, które w szerokim zakresie korzystają z pracy zdalnej.

1.    Spisz zasady i procesy obowiązujące podczas pracy zdalnej

Należy zdefiniować jasne zasady pracy zdalnej. Menedżer powinien wspólnie z poszczególnymi pracownikami sprecyzować zasady obowiązujące podczas pracy zdalnej Najważniejsze obszary, na których należy się skoncentrować, to obowiązki pracowników, cele organizacyjne oraz cele poszczególnych działów. Ważna jest również wydajność pracowników oraz sposób jej mierzenia w nowych okolicznościach. W związku ze zdalnym wykonywaniem pracy – nawet, jeśli jest to rozwiązanie jedynie tymczasowe – należy zwrócić szczególną uwagę na ochronę wrażliwych danych klientów. Jest to niezwykle istotne zwłaszcza w przypadku pracowników mających bezpośredni kontakt z klientem.

2.    Wybierz odpowiednich ludzi

Wybierając zespół do pracy zdalnej należy zawsze brać pod uwagę osobowość pracownika. Dla części osób praca zdalna jest niekomfortowa – czują się wykluczeni społecznie, trudno im zachować równowagę pomiędzy pracą, a obowiązkami domowymi, niektórym trudno jest utrzymać samodyscyplinę lub niezbędny poziom koncentracji. Takim osobom firmy powinny zapewniać odpowiednie wsparcie. Warto być również przygotowanym na zmiany organizacyjne, monitorowanie wydajności pracy oraz premiowanie osób, które szczególnie dobrze radzą sobie w środowisku zdalnym.

3.    Zapewnij pracownikom zdalnym narzędzia niezbędne im do pracy

Żeby praca zdalna była efektywna, należy zapewnić pracownikom niezbędny sprzęt, oprogramowanie i dostęp do Internetu. Na ogół pracownicy zdalni potrzebują telefonu, komputera i słuchawek z mikrofonem. Pracownicy zdalni potrzebują takiego samego dostępu do aplikacji, narzędzi i pracy zespołowej, jakie mieli podczas pracy w biurze. Mogą w tym pomóc narzędzia do pracy grupowej i komunikacji. Na przykład, kiedy konsultanci zatrudnieni w call centrach pracują z domu, potrzebują takich samych możliwości kontaktu z przełożonymi, jak podczas pracy w biurze. Z kolei zdalnie pracujący kierownicy zespołów potrzebują narzędzi do zdalnego zarządzania pracą podległych im konsultantów. Udostępniając pracownikom narzędzia do pracy zdalnej, zaleca się również zapewnienie im przeszkolenia, czytelnej dokumentacji oraz pomocy technicznej w zakresie haseł czy zasad logowania się do usług zdalnych, takich jak sieć VPN czy usługi telefoniczne.

4.    Zapewnij dostępność specjalistów

Podczas pracy zdalnej pracownicy potrzebują dostępu do specjalistów merytorycznych i wsparcia. „Dostępność” (z ang. presence) to technologia znana użytkownikom komunikatorów, w których widoczna jest lista osób wraz z ikonami pokazującymi, czy dana osoba jest zalogowana. Gdy firma stosuje technologię dostępności, znalezienie potrzebnego specjalisty jest równie łatwe dla pracownika zdalnego, co dla pracownika obecnego w biurze.

5.    Zarządzaj i monitoruj

Pracownicy zdalni powinni być tak samo wydajni, jak pracownicy pracujący w biurze. Znajomość godzin dostępności menedżerów daje pracownikom zdalnym poczucie, że w razie potrzeby uzyskają potrzebne im wsparcie. Ponadto, jeżeli pamięta się o pracownikach zdalnych i zaprasza ich na spotkania zespołu, czy inne wydarzenia (także wirtualne), mają oni poczucie, że mimo braku osobistego kontaktu nadal są częścią drużyny – i nie są wykluczeni społecznie czy kulturowo. Należy również pamiętać o ciągłym szkoleniu tych pracowników oraz o nagradzaniu ich za dobre wyniki pracy.

„Niektóre grupy pracowników, na przykład handlowcy, pracowali zdalnie na długo zanim ten termin stał się modny. Obecnie, kiedy praca zdalna okazała się niezbędna w walce z rozprzestrzenianiem się koronawirusa, została ona wdrożona w firmach, które nie zawsze są na nią gotowe organizacyjnie lub mentalnie. Wiele jednak wskazuje na to, że ten sposób funkcjonowania przedsiębiorstw pozostanie z nami już na zawsze. Gartner przewiduje, że do 2023 r. najwyżej jedna trzecia pracowników mających taką możliwość wybierze biuro jako preferowane miejsce pracy! Dlatego zainwestowanie w  procedury i technologie do pracy zdalnej będzie firmom przynosić wymierne korzyści nie tylko teraz, ale i w długim okresie czasu.” – powiedział Łukasz Kulig, dyrektor zarządzający Avaya w Polsce.

https://itreseller.pl/itrnewwybrane-rozwiazania-avaya-dostepne-w-otwartym-kanale-dystrybucyjnym-avaya-umozliwia-sprzedaz-czesci-swoich-produktow-firmom-ktore-nie-sa-jej-oficjalnymi-partnerami/