Systemy druku są dzisiaj o wiele bardziej złożone niż jeszcze kilka lat temu. Lexmark przekonuje że korzystanie z chmury Lexmark gwarancją bezpiecznego zarządzania środowiskiem druku.

Narastające w ostatnich latach ryzyko związane z bezpieczeństwem danych przechowywanych w firmach oraz zaostrzające się przepisy, wymuszają wdrożenie w przedsiębiorstwach lepszych i zgodnych z wymogami prawnymi zabezpieczeń. Szczególnie dotyczy to branż przechowujących wrażliwe informacje na temat zdrowia i innych wrażliwych danych. Zabezpieczenie przed cyberprzestępstwami jest oczywistym priorytetem, dlatego tak ważna jest świadomość wszelkich zagrożeń i potencjalnych słabości sieci.

Ankieta przeprowadzona przez firmę analityczną Quocirca ujawniła, że aż 59 procent przedsiębiorstw zgłosiło w ubiegłym roku utratę danych związaną z procesami drukowania. Dowodzi to, że niezabezpieczone środowisko druku, obejmujące drukarki i urządzenia wielofunkcyjne (MFP), może stać się otwartym celem dla hakerów próbujących uzyskać dostęp do sieci firmowych.

Problemy związane ze środowiskiem oraz serwerami druku

Choć większość organizacji ma świadomość dużego znaczenia skutecznych zabezpieczeń w systemach druku, wiele firm skupia się wyłącznie na bezpieczeństwie samych urządzeń, pomijając inne elementy infrastruktury, które stwarzają większe ryzyko niż mogłoby się wydawać. Systemy druku są dzisiaj o wiele bardziej złożone niż jeszcze kilka lat temu.

Na współczesne środowisko druku składają się liczne urządzenia podłączone do wielu serwerów rozsianych po całej strukturze organizacji. Rozproszona i zdecentralizowana budowa typowej infrastruktury stwarza wyzwania i ryzyko dla organizacji. Niezbędne uaktualnienia technologii często bywają niezsynchronizowane z polityką bezpieczeństwa informatycznego. Serwery mogą fizycznie znajdować się w niezabezpieczonych lokalizacjach, na przykład w biurze menedżera sklepu detalicznego lub niezamykanej szafie w oddziale banku. W niektórych przypadkach serwery bywają po prostu zapomniane.

Wyzwania z zakresu bezpieczeństwa i zgodności

Narastająca złożoność środowisk druku spowodowana niejednorodną i rozsianą strukturą licznych serwerów utrudnia ich utrzymanie i zarządzanie nimi. W rezultacie powstają luki bezpieczeństwa i potencjalna niezgodność z przepisami. Czynnikiem ryzyka są też floty drukarek pochodzących od różnych dostawców. Przeprowadzona w 2017 roku przez Quocirca ankieta wykazała, że 67 procent respondentów użytkujących flotę drukarek od różnych dostawców doświadczyła co najmniej raz utraty danych. W przypadku użytkowników korzystających ze standaryzowanej floty, odsetek ten wyniósł 41 procent.

Urządzenia, których funkcje zabezpieczające nie są aktualizowane, stają się otwartym celem dla potencjalnych hakerów. Problemem stają się wydruki czekające w urządzeniach. Poufne dokumenty leżące w biurowych centrach druku mogą łatwo zaginąć lub znaleźć się w niepowołanych rękach, narażając organizację na ryzyko niezgodności z przepisami.

Odpowiedź jest w chmurze

Rozwiązaniem pozwalającym na spełnienie wymogów związanych z utrzymaniem bezpieczeństwa druku jest jego przeniesienie do systemu odpowiadającego dzisiejszym cyfrowym potrzebom. Lexmark wprowadził niedawno zarządzanie drukiem oparte na usługach w chmurze, które poprawia kontrolę dostępu, zwiększa bezpieczeństwo i zapewnia większą zgodność z przepisami. Koncepcja opiera się na założeniu, że sterowanie urządzeniami za pośrednictwem chmury ułatwia aktualizację oprogramowania i jego monitorowanie. Kiedy nie trzeba przyjeżdżać na miejsce, by przeprowadzić aktualizację systemu i analizować użytkowanie urządzenia, odpowiedzialność za te zadania można zlecić zaufanemu partnerowi technologicznemu, który dołoży starań, by wszystkie drukarki na czas otrzymywały najnowsze zabezpieczenia.

Drukowanie z chmury pomaga zapewnić bezpieczeństwo użytkownika i firmy, zapobiegając sytuacjom, gdy niechciane lub zapomniane wydruki pozostają w drukarce. Czasami trudno odebrać dokumenty natychmiast po wydrukowaniu, a sytuacje takie mogą stanowić zagrożenie bezpieczeństwa, jeżeli dokumenty zawierają wrażliwe informacje. Gdy wydawanie dokumentów jest zarządzane poprzez system, zlecenie druku z dowolnego urządzenia w dowolnej lokalizacji trafia do chmury. Druki można następnie odebrać we wskazanym urządzeniu o wybranym czasie, co znacznie zmniejsza prawdopodobieństwa przejrzenia lub odbioru dokumentu przez osobę niepowołaną.

Podwójna korzyść

Niektóre grupy lub oddziały w firmie mogą preferować sytuację, w której dokumenty pozostają po wewnętrznej stronie zabezpieczeń. W takim wypadku hybrydowa konfiguracja chmury zapewnia elastyczne rozwiązanie, które łączy zarządzanie drukiem z chmury z serwerami sieciowymi, dopasowanymi do potrzeb różnych grup użytkowników i pracowników. Opcja hybrydowa pozwala ściśle kontrolować jak, kiedy i gdzie wykorzystywane są funkcje chmury.

Oprócz zwiększonego bezpieczeństwa i zgodności z przepisami, zarządzanie drukiem w chmurze może być źródłem wartościowych, zagregowanych danych analitycznych, jeżeli system zostanie wdrożony w całym przedsiębiorstwie. Daje to menedżerom IT wgląd w potencjalne luki bezpieczeństwa i pozwala zidentyfikować obszary, w których możliwe jest zwiększenie efektywności oraz oszczędności. Dzięki tym danym można podejmować lepsze decyzje o rozmieszczeniu urządzeń drukujących w celu optymalizacji środowiska druku.

Nieograniczone możliwości

Nawet, gdy firma posiada odpowiednie zasoby ludzkie i budżet, proces utrzymania, wspierania i zabezpieczania infrastruktury druku może być skomplikowany i drogi. Choć mogłoby się wydawać, że drukarki i chmura mają ze sobą mało wspólnego, druk zarządzany z chmury eliminuje komplikacje związane z utrzymywaniem środowiska serwerowego. Wykorzystując bezpieczną technologię, system zarządzania drukiem z chmury tworzy uproszczoną, sprawną infrastrukturę, która jest bezpieczniejsza i łatwiejsza do zarządzania.

Dla Lexmark uzasadnienie biznesowe jest jednoznaczne – zastosowanie chmury zapewni infrastrukturze druku, procesom i użytkownikom rozwiązania, które pozwolą stawić czoło współczesnym zadaniom i aktywnie przygotować się na wyzwania przyszłości. Nowa oferta Lexmark Cloud Services cieszy się już uznaniem w branży i została określona przez analityków KeyPoint Intelligence – Buyers Lab mianem „wybitnego rozwiązania do zarządzania środowiskiem druku”.