Księgowość ze względu na konieczność dostosowania się do skomplikowanych przepisów, nie chętnie poddaje się zmianom. Jak nowoczesne technologie pomagają w dobie koronawirusa i poprawiają bezpieczeństwo biznesu?

Zdalna praca przyśpieszyła wejście w życie nowych rozwiązań. W wielu przypadkach upowszechniła także znane już i sprawdzone narzędzia, które usprawniają wykonywanie obowiązków. Branża księgowości, również ze względu na konieczność dostosowania się do skomplikowanych przepisów, nie zawsze chętnie poddawała się tym zmianom. Niektóre biura rachunkowe wdrażają je dziś jednak w życie. Jak nowoczesne technologie pomagają w dobie koronawirusa i poprawiają bezpieczeństwo biznesu?

Jak wynika z artykułu “Aerosol and Surface Stability of SARS-COV-2 as Compared with SARS-COV-1” opublikowanego w medycznym czasopiśmie  “New England Journal of Medicine”, koronawirus potrafi utrzymywać się na różnych powierzchniach naprawdę długo. Na miedzi do 4 godzin, 2-3 dni na tworzywach sztucznych oraz – co ciekawe – przynajmniej 24 godziny na papierze. Dopiero po upływie tego czasu ryzyko zetknięcia z patogenem zaczyna maleć. Podczas badania naukowcy wzięli jednak pod uwagę, że zwykle cząstki wirusa krążą jeszcze w pomieszczeniu i w powietrzu, dlatego bardzo trudno ocenić, kiedy dana przestrzeń i przedmioty stają się całkowicie bezpieczne.

Bezpieczna rachunkowość

Praca księgowego to ciągły kontakt z papierowymi dokumentami. Nie zawsze można je całkowicie wyeliminować, jednak warto próbować to robić. Tym bardziej, że nigdy nie mamy pewności, czy dokumenty pozostawione przez klientów i pracowników nie są potencjalnym źródłem groźnych zarazków.

Teoretycznie istnieje możliwość pozostawiania faktur na czas tzw. kwarantanny bądź ich odkażania, jednak jest to bardzo uciążliwe, zwłaszcza w sytuacjach, gdy pewne pliki są niezbędne w danym momencie. Rozwiązaniem mogą być dokumenty elektroniczne, które w łatwy sposób można przesyłać między klientem a księgowym.

– Podczas 10 lat naszej obecności w branży obserwowaliśmy systematyczne zmiany oraz to, że z roku na rok coraz więcej biur korzysta z programów, które wspierają ich pracę. Nie tylko w zakresie komunikacji z klientami biura, ale także elektronicznych archiwów faktur, programów z OCR do odczytywania dokumentów czy obiegu dokumentów. Od kilku lat zainteresowanie takimi programami jak nasze rośnie, jednak w ostatnich miesiącach zauważyliśmy wyraźnie większy przyrost nowych użytkowników oraz rosnącą liczbę sesji. W sytuacji pandemii jeszcze mocniej widać, jak bardzo technologia pomaga księgowym i przedsiębiorcom. Widzieliśmy, że wiele biur rachunkowych informowało swoich klientów, np. za pomocą mediów społecznościowych, aby dodawali dokumenty przez SaldeoSMART – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Oszczędność czasu

Wielu klientów, stos papierów piętrzący się na biurku – to codzienność w branży rachunkowości. Niejednokrotnie faktury trzeba ręcznie wprowadzać do systemu, co wcale nie sprzyja szybszej i efektywnej pracy. Dotychczas księgowi odbierali dokumenty na terenie biura, dziś jednak duża część z nich wypełnia swoje obowiązki w domu. Dodatkowe podróże po papiery zajmują sporo czasu, oczekiwanie na przyjazd kuriera także zabiera cenne minuty pracy. Jak najlepiej poradzić sobie z taką sytuacją?

– Odbieramy sygnały od biur rachunkowych, że coraz więcej klientów przesyła dokumenty drogą elektroniczną. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, zarówno firmy, jak i księgowi mogą bez przeszkód przesyłać sobie pliki w obrębie jednego systemu. Ponadto, za jego pomocą mają też możliwość bezpośredniej komunikacji i wyjaśnienia wątpliwości, mając jednocześnie dostęp do ważnych danych. Pozwala to oszczędzić sporo czasu, który zwykle poświęcamy na telefony czy maile – wyjaśnia Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART. 

Biura rachunkowe przyznają, że podczas pandemii księgowi odpowiadają często na pytania związane z kolejnymi wersjami tarcz antykryzysowych, dlatego każde narzędzie, które daje im możliwość zyskania dodatkowych minut, jest dla nich znaczącym ułatwieniem.

Archiwum zawsze pod ręką

Elektroniczne pliki eliminują też problemy wynikające z konieczności prowadzenia archiwum wszystkich dokumentów. Papierowe faktury wymagają segregatorów oraz dużej przestrzeni. Niezbędne jest także ich odpowiednie uporządkowanie. Dziś, w czasach pracy zdalnej, dostęp do takich tradycyjnych archiwów jest jednak utrudniony. Dlatego dobrym wyborem są pliki PDF – powszechne w użyciu i zawsze pod ręką. Dodatkowo nie pozwalają na edycję zawartych w nich danych.

E-faktury można pogrupować w obrębie jednego programu, aby – w razie potrzeby – szybko po nie sięgnąć. Odpowiednie kategorie nadane plikom przydadzą się zwłaszcza w przypadku kontroli urzędu skarbowego. Wówczas wystarczy odszukać dokument i przesłać go urzędnikom. Elektroniczne archiwum łatwo docenić także wtedy, gdy klient pilnie potrzebuje faktury sprzed paru miesięcy. Odpowiednio skonstruowany system pozwoli sprawnie odnaleźć poszukiwany plik. Dzięki temu księgowy uniknie nerwowego przeglądania segregatorów.

Co istotne, obecnie wielu klientów biur rachunkowych niechętnie pojawia się w miejscach publicznych, dlatego możliwość dostarczenia im elektronicznych wersji dokumentów staje się szczególnie cenna w czasie pandemii.

Planowanie jest wszystkim

Nowa organizacja pracy oraz pojawiające się od kilku miesięcy przepisy w ramach działań antykryzysowych sprawiają, że księgowi mają więcej obowiązków. To przekłada się na stres i nadgodziny. Można z nimi walczyć, umiejętnie planując zadania całego zespołu i na bieżąco dostosowując się do kolejnych zmian.

– Wprowadzając kilka miesięcy temu na rynek pakiet pozwalający skutecznie zarządzać biurem, nie spodziewaliśmy się, że przydarzy się taka sytuacja jak pandemia koronawirusa. Już wówczas na rynku księgowości było zapotrzebowanie na rozwiązania usprawniające pracę księgowych. Tymczasem teraz jeszcze bardziej dostrzegamy, o ile prostsza może być praca dzięki nowoczesnym narzędziom. Szefowie biur mogą tworzyć zadania, dzielić je pomiędzy zespół i dodawać terminy ich wykonania. Opcje filtrowania oraz sortowania pomagają też odnaleźć szybciej konkretne dane. Co ważne, właściciel biura na bieżąco sprawdzi również, ile czasu zajmuje obsługa jednego klienta, co pozwoli w przyszłości jeszcze lepiej zaplanować działania. W sytuacji, gdy cały zespół biura rachunkowego jest rozsiany w różnych miejscach, nowoczesne narzędzia znacząco usprawniają home office – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Sytuacja, w której obecnie znalazła się branża rachunkowości, jednoznacznie udowadnia, że technologia pomaga w sprawnej, efektywnej i bezpiecznej pracy zdalnej. Wprowadza też księgowość w erę cyfrowej transformacji, dzięki której sektor ten będzie mógł się jeszcze szybciej rozwijać.

https://itreseller.pl/itrnewoktawave-laczy-sily-z-amazon-web-services-aws-uslugi-chmurowe-amazon-web-services-dostepne-z-polskich-centrow-danych-nalezacych-do-oktawave/