RYNEK DRUKU 2026 cz. 1 – Ewolucja papieru w dobie cyfrowej transformacji

Rok 2026 staje się punktem zwrotnym dla branży, w której cyfrowy obieg dokumentów przestaje być jedynie technologiczną nowinką, a staje się fundamentem funkcjonowania nowoczesnych organizacji. Choć od lat wieszczono kres papieru, rzeczywistość rynkowa pokazuje znacznie bardziej złożony obraz, w którym druk zamiast znikać adaptuje się do nowych warunków. W niniejszym raporcie analizujemy, jak kluczowe zmiany regulacyjne, w tym wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), oraz postępująca cyfryzacja procesów biznesowych wpływają na strategie producentów i dystrybutorów.

O zabranie głosu w dyskusji poprosiliśmy czołowych ekspertów rynku IT, takich jak Michał Lewiński, Jarosław Rudkowski oraz Piotr Iskrzak z firmy AB S.A., Krzysztof Mertowski z firmy Brother, Robert Reszkowski reprezentujący Epson, Robert Sekuła z HP oraz Aleksandra Roszkowska-Zboina z TD SYNNEX. Eksperci wspólnie nakreślili wizję przyszłości, w której urządzenie drukujące staje się inteligentnym hubem w tzw. ekosystemie workflow.

Cyfryzacja faktur i efekt KSeF: Koniec ery papierowej księgowości?

Wprowadzenie ustrukturyzowanych e-faktur w systemie KSeF to bez wątpienia jedno z najważniejszych wydarzeń kształtujących wolumen wydruków w Polsce. Michał Lewiński, Business Unit Manager w AB S.A., słusznie zwraca uwagę, że urządzenia drukujące przestają być niezbędne do generowania dokumentów księgowych o mocy prawnej, a wydruk faktur staje się jedynie „wizualizacją”, która nie zastępuje e-faktury. Według Lewińskiego, z uwagi na obowiązek KSeF drukarki posłużą głównie do tworzenia kopii roboczych dokumentów księgowych, dodatkowej archiwizacji dokumentów, co spowoduje powolny, globalny spadek ilości wydruków. Tę perspektywę uzupełniają Jarosław Rudkowski oraz Piotr Iskrzak, Product Managerowie w AB S.A., wskazując, że choć cyfryzacja faktur i innych dokumentów zmniejsza wolumen drukowanych w biurach dokumentów to zmiany te będą przebiegały raczej jako ewolucja niż rewolucja. Rudkowski i Iskrzak szacują, że spadek wolumenu wydruków wynosi około 3-4% rocznie, przy czym bardziej traci wydruk mono i laserowy, a zyskuje wydruk kolorowy i atramentowy.

Podobnego zdania jest Aleksandra Roszkowska-Zboina, Senior Business Manager, Dział Druku i Eksploatacji w TD SYNNEX, która zauważa, że proces cyfryzacji trwa od kilku lat i niewątpliwie wywiera wielki wpływ na środowisko druku oraz rynek skanerów. Jak podkreśla, wiele firm już dokonało cyfryzacji dokumentów i swoich bibliotek, wiele wchodzi w ten system na bieżąco (nie przekształcają archiwów na dokumenty cyfrowe, ale każdy nowy dokument zostaje zarchiwizowany w wersji cyfrowej). Jest to trend widoczny nawet w mniejszych organizacjach. Roszkowska-Zboina dodaje też, że rok 2026 jest czasem przejściowym, a miarodajnej oceny wpływu KSef na ilość wydruków można będzie dokonać dopiero pod koniec 2027 roku, gdy firmy uporają się z modyfikacjami wdrożeń. Ekspertka z TD SYNNEX zauważa również, że system ten nie wymusza zamian funkcjonalności floty drukującej. Pod względem technologicznym niepotrzebne są jakiekolwiek modyfikacje sprzętu. To co się zmienia w funkcji druku to jego przesunięcie z finansów do części operacyjnej, do magazynów, logistyki, etc.

Krzysztof Mertowski, Country Manager Poland & Ukraine w Brother, uspokaja rynek: Jeśli chodzi o KSeF, zakładamy, że ta zmiana docelowo ograniczy liczbę drukowanych stron, ale jako szef Brother zupełnie nie boję się o sprzedaż samych urządzeń. To, co zbudowaliśmy przez lata, daje nam stabilną pozycję i w sztukach na pewno będziemy sprzedawali podobnie. Mertowski uważa, że gwałtowny spadek wolumenu wydruków to perspektywa odległa, ponieważ zmiana ta wymaga wymiany pokoleniowej: Dzisiejszy księgowy czy administrator wciąż często czuje potrzebę posiadania dokumentu w ręku, choćby do testowych podglądów czy weryfikacji danych z systemu. Zanim znikną segregatory pełne faktur, upłynie jeszcze co najmniej kilka lat.

Perspektywę producentów uzupełnia Robert Sekuła, East Central Europe Print Category Lead w HP, który zaznacza, że cyfryzacja zmienia rolę urządzeń drukujących – ale nie eliminuje ich. Firmy coraz częściej odróżniają dokumenty wymagające fizycznej formy, takie jak umowy, archiwizacja i część komunikacji z klientami, od tych, które mogą pozostać w pełni cyfrowe. Sekuła wskazuje, że rośnie znaczenie urządzeń wielofunkcyjnych, które łączą druk z zaawansowanym skanowaniem i przetwarzaniem dokumentów, wspierając transformację procesu obiegu dokumentów. Również Robert Reszkowski, Business Sales Manager w Epson, podkreśla, że druk jest dziś elementem workflow, w którym równie ważne jest skanowanie, archiwizacja i zarządzanie dokumentem. W tym kontekście urządzenia wielofunkcyjne, takie jak rozwiązania Epson WorkForce Pro, stają się centralnym punktem cyfrowego obiegu dokumentów, szczególnie w środowiskach integrujących się z systemami EZD RP czy EZD PUW.

Gdzie papier pozostaje niezastąpiony: Bastiony fizycznego nośnika

Mimo wszechobecnej digitalizacji, istnieją sektory, w których papier pozostaje fundamentem bezpieczeństwa i efektywności. Lewiński z AB S.A. wylicza, że akty notarialne, testamenty, pełnomocnictwa i wiele innych tego typu dokumentów wymaga fizycznego podpisu i papierowej formy dla zachowania mocy dowodowej. Również w edukacji wydruki nie odchodzą do lamusa. Praca z fizycznym tekstem sprzyja lepszej koncentracji i zapamiętywaniu informacji. Co za tym idzie materiały drukowane, takie jak podręczniki i ćwiczenia, są nadal preferowane w nauczaniu początkowym i przedmiotach ścisłych. Rudkowski i Iskrzak dodają do tego argumenty ergonomiczne: papier jest stosunkowo wygodnym i kompaktowym nośnikiem informacji (oczywiście zależy to od formatu i ilości informacji). Nie trzeba go ładować, mało waży i dopasowuje się do bardzo wielu przestrzeni przenoszących. Wizualizacja prac, tekstów jest czasami wygodniejsza i bardziej praktyczna niż w przypadku wyświetlaczy. W ich opinii papier pozostaje też jednym z najpewniejszych i najżywotniejszych nośników w archiwizacji.

Mertowski z firmy Brother jako główny bastion druku wskazuje logistykę: druk dokumentów przewozowych czy obsługa paczek to fundament, bez którego wszystko staje. Podobnie jest w produkcji, gdzie na poszczególnych etapach dokumentacja papierowa jest niezbędna do kontroli procesu. Jednak największym obszarem pozostaje sektor publiczny. Służba zdrowia, administracja czy sądownictwo to branże, gdzie era cyfrowa nadejdzie pewnie dopiero za długie lata. Przeciętnemu urzędnikowi trudno będzie zabrać drukarkę z biurka, bo to nie tylko kwestia technologii, ale zmiany pokoleniowej i mentalnej. Dzisiejsza młodzież wybiera „digital”, ale pokolenie decyzyjne w urzędach wciąż ufa dokumentowi papierowemu.

Potwierdza to Sekuła z HP, wskazując, że w prawie, medycynie oraz sektorze MŚP opartym na wysyłkach, papier pozostaje niezastąpionym nośnikiem – ze względów prawnych, organizacyjnych lub praktycznych (na przykład drukowanie etykiet kurierskich). Reszkowski z Epson zwraca natomiast uwagę na trwałość i formalny charakter dokumentu papierowego w sektorze publicznym i edukacji. Roszkowska-Zboina z TD SYNNEX dodaje do tej listy druk specjalistyczny, w tym wielkoformatowy (A1+) stosowany w inżynierii i przemyśle, a także rynek opakowań i marketingu, gdzie druk wciąż ma ogromny potencjał rozwojowy. Ekspertka podkreśla, że spadek ilości drukowanych stron to fakt, ale nadal istnieją obszary, gdzie druk jest niezastąpiony.

Ewolucja sprzętu: Inteligentne punkty styku z cyfrowym światem

Zmiana roli druku wymusza na producentach modyfikację oferowanych technologii. Lewiński z AB S.A. zauważa, że nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne (MFP) ewoluują w inteligentne punkty styku z ekosystemem cyfrowym, pozwalając m.in. na szybką wizualizację danych z formatu XML na czytelne dokumenty robocze. Zauważalny jest także wzrost znaczenia koloru, który lepiej wspiera komunikację marketingową i wewnętrzną w firmach. Rudkowski i Iskrzak dodają, że digitalizacja ma szansę zwiększyć potrzebę użycia zaawansowanych skanerów, co przeczy dawnym wizjom ich rychłego schyłku.

Mertowski z Brother idzie o krok dalej, przewidując, że dokument cyfrowy musi skądś się wziąć, co wymusza wyposażanie urządzeń MFP w coraz bardziej zaawansowane i coraz bardziej wytrzymałe skanery, które będą w stanie sprostać potężnym obciążeniom, dorównując jednostkom dedykowanym. Celem jest, aby klient mógł polegać na jednym, solidnym urządzeniu zamiast zakupu dwóch oddzielnych maszyn. Reszkowski z Epson podkreśla z kolei trend optymalizacji i promuje technologie bezgrzewcze, które wpisują się w unijne regulacje, takie jak zasada „Do No Significant Harm” (DNSH), promująca rozwiązania energooszczędne i niskoemisyjne. Według Reszkowskiego, to właśnie technologia atramentowa zyskuje na znaczeniu w przeciwieństwie do rozwiązań laserowych.

W obszarze zarządzania flotą, Sekuła z HP wskazuje na postępującą konsolidację urządzeń oraz rosnące zainteresowanie modelami usługowymi, takimi jak Managed Print Services (MPS). Kluczowym elementem staje się bezpieczeństwo urządzeń końcowych, na co HP odpowiada rozwiązaniami takimi jak HP Wolf Security. Roszkowska-Zboina z TD SYNNEX również dostrzega potencjał w segmentach MPS oraz Device as a Service (DaaS), choć zaznacza, że polski rynek musi jeszcze osiągnąć odpowiednią dojrzałość, by te modele stały się standardem: Być może będzie to rok szczególnego rozwoju segmentu MPS i DaaS (urządzenie jako serwis). Już od jakiegoś czasu czekamy, gdy polski rynek osiągnie taką dojrzałość. Dzisiaj rozwiązanie DaaS w kwestii druku to kwestia przyszłości lub niebytu.

Wyzwania roku 2026: Geopolityka, AI i zrównoważony rozwój

Prognozowanie przyszłości rynku druku w 2026 roku nie może odbywać się w oderwaniu od globalnej sytuacji ekonomicznej. Mertowski z Brother zauważa, że polski rynek jest elementem wielkiej, globalnej machiny geopolitycznej. Ogromny wpływ na portfel klienta mają ceny podzespołów, takich jak pamięć. Jeśli ona drożeje, rośnie koszt komputerów, a to sprawia, że klient trzy razy się zastanowi, zanim dokupi do tego drukarkę. Ludzie patrzą na ceny paliwa i żywności – gdy te koszty idą w górę, sprzęt IT ląduje na szarym końcu listy potrzeb. Reszkowski z Epson dodaje, że rozwój sztucznej inteligencji zwiększa konkurencję o komponenty elektroniczne, co w połączeniu z wysokimi kosztami transportu podnosi ceny urządzeń.

W kontekście ekologii, Lewiński z AB S.A. wskazuje, że coraz częściej wybierane są urządzenia o długim cyklu życia oraz usługi druku zarządzanego, które redukują odpady poprzez optymalizację floty pod kątem realnych potrzeb. Bezpieczeństwo urządzeń końcowych i zarządzanie tożsamością przy autoryzacji wydruków stają się standardem, chroniąc przed wyciekami danych w hybrydowym środowisku pracy. Sekuła z HP potwierdza, że wymagania dotyczące bezpieczeństwa urządzeń końcowych będą w 2026 roku jednym z głównych trendów kształtujących rynek.

Podsumowanie: Nowa definicja druku

Rynek druku w 2026 roku to obraz branży w procesie głębokiej transformacji. Choć wolumeny drukowanych stron spadają pod wpływem takich systemów jak KSeF, co potwierdzają eksperci z AB S.A. oraz TD SYNNEX, znaczenie samego sprzętu jako ogniwa w cyfrowym obiegu informacji rośnie. Jak podkreślają przedstawiciele firm Brother, Epson i HP, kluczem do sukcesu jest dziś integracja druku z systemami workflow, zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa oraz dbałość o ekologię i efektywność kosztową. Papier, choć traci dominację w księgowości, pozostaje bastionem w logistyce, prawie i edukacji, co gwarantuje stabilność rynku w nadchodzących latach. Najbliższe lata mają więc być czasem inteligentnych rozwiązań, które zamiast walczyć z cyfryzacją, uczynią z niej swój największy atut.