Rosnące przychody firmy AGROAS, dzięki wdrożeniu systemu klasy ERP – Comarch ERP XL przeprowadzonym przez firmę Infortes

21 lutego 2023

Firma AGROAS zajmuje się kompleksową obsługą rolnictwa, czyli doradztwem agrotechnicznym, zaopatrzeniem rolnictwa i obrotem płodami rolnymi. Na rynku działa od 30 lat, zatrudnia ponad 330 osób i współpracuje z ponad 5,5 tys. klientów. Obroty przedsiębiorstwa od kilku lat rosną i w 2021 roku przekroczyły miliard złotych a rok 2022 to już ponad 1,4 miliarda. Bardzo dobre wyniki finansowe to zasługa odpowiedzialnego zarządzania w tym również inwestycjami w rozwój informatyczny organizacji. Firma systematycznie rozbudowuje zaplecze IT, aby docierać z ofertą produktów i usług do szerszej grupy potencjalnych klientów oraz sprawniej obsługiwać przyjmowane zlecenia. Wdrożenie systemu Comarch ERP XL przeprowadziła firma Infortes, autoryzowany partner Comarch z Wrocławia.

W ostatnich miesiącach uruchomiono aplikację do obsługi zamówień – Comarch Mobile Sprzedaż a także platformę do prowadzenia sprzedaży online – Comarch e-Sklep. Oba narzędzie zostały zintegrowane z systemem Comarch ERP XL, który od blisko 20 lat kompleksowo obsługuje wiele obszarów działalności firmy: sprzedaż, księgowość, administrację, kadry i płace. Z czasem uruchamiane były kolejne moduły: zamówienia, kompletacja, CRM, analityka, modelowanie procesów.

– Inwestowanie w nowe technologie jest w naszej firmie procesem ciągłym. Widzimy korzyści z użytkowania narzędzi informatycznych, dlatego stale zastanawiamy się, jakie systemy powinniśmy wdrożyć w następnej kolejności, aby jeszcze bardziej usprawnić zarządzanie firmą i tym samym rozwijać działalność. Taką samą strategię przyjęliśmy w momencie wybuchu pandemii koronawirusa. Pojawiły się ograniczenia w prowadzeniu tradycjnej sprzedaży oraz wykonywania usług na rzecz naszych klientów. Zerwane zostały łańcuchy dostaw, co przełożyło się na problemy z dostępnością towarów i zaopatrzeniem naszych magazynów – wylicza Wojciech Błauciak, dyrektor IT w firmie AGROAS. Zdaliśmy sobie sprawy, że musimy przeorganizować model pracy, aby móc szybko reagować na potrzeby rynku. Postawiliśmy na wdrożenie kolejnych elementów naszego systemu informatycznego

Automaty organizują sprzedaż

Przedstawieciele handlowi z AGROAS, pracując w terenie, przyjmując zamówienia na środki do produkcji rolnej z kilku obszarów działalności firmy: materiał siewny, środki ochrony roślin a także nowozy. Każda z tych branż charakteryzuje się zróżnicowanym procesem obsługi, dostępnością towarów oraz różnymi promocjami czy też modelami sprzedaży.

– Szukaliśmy sposobu na rozwiązanie tego problemu w praktyce, ponieważ chcieliśmy naszym handlowcom mobilnym, którzy pracują bezpośrednio z klientem, ułatwić cały proces obsługi zamówień. Zależało nam, aby pracownicy mogli składać jedno zamówienie, a całą logikę obsługi i weryfikowania przerzucić właśnie na system informatyczny. Odpowiedź na nasze potrzeby znaleźliśmy w funkcjonalnościach systemu Comarch ERP XL, a mianowicie dodatkowemu modułowi tzw. mobilnej sprzedaży – mówi Wojciech Błauciak. Wspólnie z naszym partnerem technologicznym, firmą Infortes, rozbudowaliśmy standardowe funkcje i przygotowaliśmy zautomatyzowany proces tworzenia oraz obsługi zamówień.

W aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż przy użyciu funkcji modelowania procesów zostało odwzorowanych kilka scenariuszy najbardziej powszechnych i powtarzalnych ścieżek zamówień, dostępności towarów i innych czynników, które pojawiają się w trakcie realizacji zamówień. Standardowy scenariusz zakłada sytuację, w której handlowiec zamawia towar, który jest dostępny na magazynie, a wszystkie warunki brzegowe, np. rabaty, limity kupieckie, są spełnione. Takie zamówienie trafia z automatu od razu do działu logistycznego i jest pratycznie od razu realizowane. Pojawiają się jednak sytuacje problematyczne związane z dostępnością towaru, możliwością wystawienia faktury z odroczonym terminem płatności czy też potrzebą udzielenia wyższego rabatu na dany produkt, którego akceptacja wymaga ingerencji dodatkowych osób.

– Wszystkie takie przypadki spisaliśmy w algorytm informatyczny i zaangażowaliśmy do tego moduł modelowania procesów, który jest jednym z dodatkowych modułów dostępnych w systemie Comarch ERP XL. Automat procesuje zamówienie, dzieli ja na kilka tak, aby na każdym z nich znalazły się produty z danej branży: materiał siewny, środki ochrony roślin lub nowozy. Następnie zamówienia są przesyłane do działu logistycznego właściwego dla danej branży. Podgląd całego procesu jest dostępny w aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż, więc handlowcy mają wgląd na jakim etapie jest ich zamówienie. Jeżeli wymaga ono ręcznej akceptacji konkretnego pracownika, jest on informowany powiadomieniem w aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż oraz mailowo – tłumaczy Wojciech Błauciak.

Handlowcy bardzo szybko, maksymalnie do 5 min., otrzymują informację zwrotną, czy ich zamówienie zostanie zrealizowane według standardowego scenariusza czy też wymagane są dodatkowe działania. Automat wysyła maila ze szczegółami, np. zabrakło 10 sztuk danego towaru. Dzięki takiej informacji handlowiec może skontaktować się zarówno z klientem i ustalić, czy chce zmniejszyć ilość na zamówieniu czy rozbić je na dwa. Dodatkowo może ustalić z opiekunem danego produktu, kiedy będzie najbliższa dostawa. Z taką wiedzą pracownik wraca do klienta, żeby potwierdzić kolejne kroki. Niektóre z nich wymagają ręcznej akceptacji konkretnego pracownika, o czym ten jest informowany powiadomieniem w aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż oraz mailowo lub SMS.

Dodatkowo handlowcy każdego dnia otrzymują dwa raporty: z podsumowaniem niezrealizowanych zamówień z podanymi powodami oczekiwania oraz zestawienie zamówień zrealizowanych, czyli takich które w ostatnich 24 godzinach zostały dostarczone do klienta.

Internetowa lada

Bezpośrednia sprzedaż detaliczna i kontakt przedstawiciela handowego to nie jedyne formy składania zamówień na produkty z oferty AGROAS. Firma prowadzi również własny sklep internetowy, w którym klienci mogą kupić m.in. nawozy, części do maszyn rolniczych, środki ochrony roślin czy preparaty bio oraz materiał siewny.

– Kilka lat temu postanowiliśmy, że chcemy wyjść naprzeciw potrzebom naszych klientów i rozbudować model sprzedaży o kolejny kanał, jakim jest sklep internetowy. Z tyłu głowy mieliśmy również zamysł poszerzania rynków zbytu o tereny spoza naszego makroregionu. Zdecydowaliśmy się na Comarch e-Sklep – mówi Wojciech Błauciak.

Pierwsza wersja e-sklepu AGROAS została uruchomiona w 2018 roku. W zeszłym roku został wdrożony nowy layout sklepu związany z podziałem obsługi klientów wg. zidentyfikowanych potrzeb i sposobów dokonywania zakupów. Jest on podzielony na dwa główne sektory: rolnicy i profesjonaliści oraz hobbyści korzystający z innych produktów, które są w ofercie AGROAS.

– Dla nas głownymi korzyściami, jakie daje Comarch e-Sklep jest właśnie szybkość wdrożenia i uruchomienia sprzedaży internetowej, prostota we wdrożeniu integracji z systemami płatności online, integracja z rozwiązaniami wsparcia obsługi firm kurierskich a także połączenie z popularnymi marketplace’ami: Allegro czy też wszystko.pl – wymienia Wojciech Błauciak.

Aplikacja Comarch e-Sklep jest bezpośrednio zintegrowana z systemem Comarch ERP XL, co znacznie usprawnia prowadzenie platformy sprzedażowej. Integracja pozwala na korzystanie z opisów produktów, które znajdują się w systemie ERP przy ofertach w sklepie internetowym. Jeśli dodane jest też zdjęcie, to produkt jest widoczny w ciągu kilku minut dla klienta docelowego. Dodatkowo dostępność towarów w e-sklepie jest zgodna ze stanami w magazynach firmy.

– Zanim podejmiemy decyzję o uruchomieniu systemu IT, warto pamiętać, że wybór producenta rozwiązania informatycznego oraz firmy wdrożeniowej to 50 proc. sukcesu, a drugie 50 proc. sukcesu to własne zaangażowanie. Mam na myśli udział pracowników naszej organizacji, którzy na co dzień mają korzystać z systemów w przygotowaniu firmy do projektu oraz ułożeniu procedur. Połączenie sił obu stron daje 100 proc. sukcesu we wdrożeniu rozwiązań informatycznych wspierających biznes.” – podkreśla Wojciech Błauciak podsumowując projekt wdrożenia i rozbudowy środowiska IT w firmie.